Салют! С Вами Ананьев Сергей - консультант и предприниматель, и мы начинаем серию статей про то, как грамотно построить систему в малом и среднем бизнесе. И начнем с того, как же подготовиться к найму новых людей, чтобы все прошло без боли и крика в будущем.
Важно понимать: без базы и фундамента сотрудничества найм сотрудников может обернуться множеством проблем. Например, нарушение договоренностей, не знание что делать и постоянные тупые вопросы работодателю, вообще не те люди приходят или не приходят вовсе. Разберем все по порядку.
С чего начать?
Организующая схема компании
Первое (или даже нулевое), что нужно сделать перед наймом сотрудников, — создать организующую схему компании.
- Определите состояние вашей компании as is (как она выглядит сейчас).
- Опишите состояние to be (какой вы хотите видеть компанию через год или три года или 3 месяца).
- Установите стратегические цели.
Поняв финансовые возможности компании, вы сможете определить, чьи роли принесут наибольший эффект. Например:
- Найм кого-то может высвободить время и ресурсы линейных или топ-руководителей.
- Новая роль может значительно повысить эффективность работы.
Ценный конечный продукт (ЦКП)
После того как структура компании определена, а ключевые роли выделены, переходите к следующему этапу:
- Рассчитайте бюджеты и фонд оплаты труда (ФОТ) для каждой позиции.
- Оцифруйте каждую должность: прикрепите к ней метрики эффективности.
- Сформулируйте ценный конечный продукт (ЦКП) для каждой роли - что дает этот сотрудник компании в качестве продукта?
Пример:
- Для менеджера по продажам: «Увеличение объема продаж на 20% за квартал и исполнение плана продаж».
- Для специалиста по обслуживанию клиентов: «Удержание уровня удовлетворенности клиентов на уровне 90% и выше».
Таким образом вы создадите систему, в которой результат работы каждого сотрудника будет измеримым и понятным.
Бизнес-процессы
Подготовьте:
- Описание бизнес-процессов (сначала на данной позиции происходит 1, потом 2, потом 3 и каждый шаг надо максимально подробно расписать, чтобы потом это все упаковать в инструкции и правила работы);
- Поговорите с персоналом, как и чего у них происходит, что нравится, что не нравится, что не удобно, что необходимо улучшить, из чего состоит их рабочий день. Лучше привлечь бизнес-аналитиков (обращайтесь), который посидят с Вашим персоналом и прохронометрируют их.
- Регламенты работы для новых сотрудников.
Система мотивации и ответственности
- Разработайте систему мотивации и форму наказания за невыполнение обязанностей. Важно как мотивировать, так и иметь демотивационную часть, в которой человек НЕДОЗАРАБАТЫВАЕТ, в случае невыполнения какого-либо шага бизнес-процессов. Есть идеальная модель, о которой расскажу в следующих статьях!
- Убедитесь, что все договоренности зафиксированы в договоре и в регламентах.
Контроль и адаптация
- Далее необходимо внедрить систему контроля за процессами на какждом этапе, чтобы зафиксированный Вами механизм работал как часы, иначе персонал рано или поздно поймет, что можно филонить и расслабится (к гадалке не ходи).
- Создайте механизм фиксации нарушений, чтобы можно было работать с фактами и иметь доказательную базу.
Обучение и карьерный рост
- Организуйте процесс обучения и проверки знаний (например, мы для компаний переносим все наработки, знания, бизнес-процессы и экзамены в LMS - Learning Management System).
- Подготовьте план адаптации и систему роста внутри компании, включая карьерную лестницу и выполнение личных целей сотрудника.
Менторство и сопровождение
Руководителю лучше подготовить человека, который будет выступать как ментор, проводник и контролер, помогая сотрудникам интегрироваться и расти в рамках системы.
Почему это важно?
Любое успешное сотрудничество строится на четкой и качественной системе договоренностей. Чем глубже вы проработаете ключевые вопросы и чем раньше заметите признаки недоговороспособности у кандидатов, тем быстрее достигнете результатов и будете уверены в будущем.
На нашем канале мы делимся инструментами управления проектами, найма и построения эффективной команды. Данный цикл статей будет о том, как построить яркую, масштабируемую, красивую и мощную бизнес-систему. Уже почти 8 лет команда El Sistema помогает предпринимателям становиться счастливее, богаче и свободнее, выстраивая бизнес-системы и внедряя инструменты регулярного менеджмента. Наш контент рождается из самых актуальных вопросов, которые задают нам клиенты. Надеемся, вам будет интересно и, главное, продуктивно! Подписывайтесь - и погнали! 🚀
Если вам нужна помощь в систематизации бизнеса и внедрении инструментов управления, пишите 💬Написать нам: t.me/el_sistema