Заключительная формула вежливости
Текст заканчивается заключительной формулой вежливости. Это — стандартные формулы, которые пишутся на отдельной строке после текста, в английских письмах чаще с правой стороны листа, в немецких письмах — слева.
Существует несколько стандартных формул, которые должны соответствовать обращению. Разные варианты зависят от характера отношений, существующих между корреспондентами.
Наиболее распространенные формулы в английском языке:
Yours faithfully, – при обращении Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen
Yours truly, – при обращении Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen Эта формула употребляется несколько реже.
Yours sincerely, – при обращении Dear Mr. Collins, Dear Mrs Collins Эта формула употребляется в деловой корреспонденции между людьми, хорошо знающими друг друга или если хотят подчеркнуть более теплый и личный тон письма.
В немецком языке наиболее распространенной является формула:
Mit freundlichen Grüßen – при обращении Sehr geehrter Herr Müller, Sehr geehrte Frau Mayer,
И, наконец, в переписке между деловыми людьми, которые хорошо знают друг друга, или если письмо имеет несколько личный характер, употребляется формула:
Mit herzlichen Grüßen —при обращении Lieber Herr Schneider, Liebe Frau Schneider,
Формула вежливости начинается с заглавной буквы и в английских письмах заканчивается запятой (в немецких письмах, как и в русских, запятая не ставится).
Подпись
Под заключительной формулой вежливости ставится подпись на письме. В английских письмах подпись, как правило, проставляется в правой стороне листа; в немецких, как и в русских, слева (в соответствии с расположением заключительной формулы вежливости).
Обычно подпись имеет несколько элементов, каждый из этих элементов пишут на отдельной строке и не отделяют запятой.
Наиболее распространенным является следующий порядок:
1) название организации или фирмы, от имени которой написано письмо. Это название должно полностью совпадать с названием, напечатанным на бланке в шапке письма;
2) подпись написавшего письмо — от руки чернилами;
3) расшифровка подписи;
4) указание должности лица, подписавшего письмо.
Если письмо подписывается от имени организации прокуристом (лицом, имеющим право полномочий представлять фирму), то перед фамилией подписавшего указывается pr pro (от лат. pro procurationem по доверенности) или сокращенно: p.p. (нем. также ppa). Если письмо подписывается лицом, уполномоченным вести переговоры, то перед фамилией в немецком письме ставится i. V. (нем. In Vollmacht или Vertretung-Handlungs-bevollmöchtigte).
Если письмо подписывает по поручению простой сотрудник, то перед его фамилией ставится i. A. (нем. im Auftrag).
англ. p.p. Collins, Smith and Co.
нем. ppa. A. Kaufmann
Указание о наличии приложения
К письму могут прилагаться какие-либо материалы (чек, контракт или другие документы), тогда в письме дается указание на наличие приложений с их названием и количеством экземпляров. В английских письмах указание на приложение обозначается словом Enclosure или сокращенно Encl., Enc.; в немецких письмах — словом Anlage.
англ.
Encl
Technical literature
Offer
нем.
Anlagen
Prospektmaterial
3 Bayer-Muster
Указание о наличии копий
Если письмо посылается более чем в один адрес, то отметку о наличии копий делают в самом конце письма и указывают, куда и кому их направляют.
англ.
cc. Mr. Smithers,
Legal Department
нем.
cc. Herr Schneider