Обращение
Слова-обращения в англо-американских и немецких письмах, в отличие от русских, размещаются не по центру, а слева под внутренним адресом. В деловых письмах используются следующие формулы обращения:
а) При обращении к фирме или организации
англ. Dear Sirs,
амер. Gentlemen:
нем. Sehr geehrte Herren, Sehr geehrte Damen und Herren,
Обращение «Sehr geehrte Herren» уместно лишь в том случае, когда точно известно, что в данной организации (фирме, отделе и т. п.) работают только мужчины.
б) При обращении к отдельным лицам
англ. Dear Sir, Dear Madam,
амер. Dear Sir: Dear Madam:
нем. Sehr geehrter Herr Müller, Sehr geehrte Frau Mayer,
Если обращение не носит строго официального характера и адресовано знакомому лицу, то в английских письмах вместо Sir и Madam используется фамилия лица. В немецком языке традиционное обращение сохраняется:
англ. Dear Mr. Robinson, Dear Mrs. (Missis) Robinson,
нем. Lieber Herr Schneider, Liebe Frau Schneider,
Заголовок к тексту
В отдельную строку выносится указание на основное содержание письма. Оно обычно занимает одну-две строки. Заголовок к тексту служит для облегчения работы при разборке почты, т. к. помогает сразу же определить, кому и куда направить письмо. В английских письмах этот заголовок размещается между обращением и текстом письма, тогда как в немецких письмах соответствующая строка (или строки) помещается перед обращением. Если заголовок небольшой, то он обычно располагается в центре строки. Перед заголовком могут стоять слова: англ. Re: нем. Betreff, Betrifft или Betr., соответствующие рус. Кас. (касательно).
англ.
Dear Sirs,
Your Offer of…
We thank you for your offer…
нем.
Ihr Angebot vom…
Sehr geehrter Herr Müller, besten Dank für ihr Angebot…
Однако в настоящее время во всех этих языках данные пометы выходят из употребления и в большинстве писем не встречаются. Заголовок может быть подчеркнут, хотя в немецкой корреспонденции подчеркивание считается излишним.
Текст письма
Текст является основным реквизитом делового письма. Он не должен быть очень длинным и должен занимать не более одной страницы. В нем с предельной ясностью, кратко и четко излагается существо вопроса (просьба, предложение, согласие, претензия, отказ и т.д.). Текст должен содержать лишь основные данные, а необходимые дополнительные сведения включаются в приложение.
Каждое новое положение должно начинаться с нового абзаца, при этом каждый абзац письма отделяется от другого пробелом в одну-две строки.
В отличие от русских писем, где каждый новый абзац начинается с красной строки (с отступом), в немецких письмах каждый новый абзац начинается с новой строки и дается в край. В английских письмах встречаются оба варианта: абзацы печатаются с отступом (британский вариант) или в край (американский вариант). В последнее время американский вариант все чаще встречается и в письмах английских корреспондентов.