В 2025 году работодатели столкнутся с крупными изменениями в кадровом учете — часть новшеств вступила в силу с 1 января. Незнание законов не освобождает от ответственности, поэтому за несоблюдение новых правил компании рискуют получить большие штрафы. Сделали обзор изменений, о которых важно знать.
Вырос размер МРОТ — время пересмотреть уровни зарплат
По закону работодатели должны платить сотрудникам зарплату не ниже федерального уровня МРОТ. Это касается сотрудников на трудовых договорах.
В регионах минималка может быть выше — точный размер утверждают местные власти. В 2025 году общая для всей страны минимальная зарплата установлена на уровне 22 440 рублей, в блоге приводим размеры МРОТ по отдельным субъектам РФ.
Что делать работодателям: узнать размер МРОТ в своем регионе (Федеральный закон № 365-ФЗ, а также местные соглашения). Свериться, что зарплаты сотрудников не ниже этого уровня. Если они ниже, установить доплату до минималки или повысить зарплаты.
Изменения действуют: с 1 января.
Кроме того, в 2025 году вырос размер прожиточного минимума — суммы для покрытия основных расходов одного человека. С 1 января минималка составляет 17 733 рубля на человека, в регионах эта сумма может отличаться.
На оплату больничных компании будут тратить больше средств
В 2025 году работодатели будут больше тратить на больничные из-за индексации МРОТ до 22 440 рублей. Оплатить нужно только первые три дня, остальную сумму выплачивает СФР. Предельная база по взносам выросла до 4 142 000 рублей, это в том числе влияет на выплаты. Еще одно новшество — пособие на погребение теперь платит Соцфонд, а не работодатель.
Минздрав ввел новые ограничения для часто болеющих сотрудников: если взять больничный больше четырех раз за полгода, пятый дадут только на три дня, потом можно продлить по решению врачебной комиссии.
Что делать работодателям: изучить изменения в приказе Минздрава № 1089н, прочитать материал с подробным обзором изменений, учитывать новый МРОТ и предельную базу по взносам при расчете больничных, учесть изменения по пособию на погребение.
Изменения действуют: с 1 января, с 1 сентября (ограничения по длительности больничных).
Неиспользованные отгулы необходимо компенсировать при увольнении
В день увольнения помимо зарплаты работодатель также выплатит компенсацию за неиспользованные отгулы. Напомним, что сотрудник может получить отгул, если до этого работал в выходной или праздник. Этот день можно использовать в качестве дополнительного выходного, либо присоединить к отпуску. Ранее этот нюанс не был закреплен законодательно, поэтому все накопленные за год отгулы при увольнении пропадали.
Что делать работодателям: руководствоваться законом № 339-ФЗ, сообщить работникам про новые правила использования отгулов, делать выплаты тем, кто уволился и при этом не успел использовать отгулы. Бухгалтеру нужно рассчитать и сделать выплату с учетом разницы между увеличенной и фактической выплатой.
Изменения действуют: с 1 марта.
Наставником можно стать только добровольно, также за это положена доплата
В 2025 году вводится регламентация труда наставников:
— нельзя принуждать сотрудников становиться наставниками, это должно быть их добровольным решением и основываться на письменном согласии;
— условия наставничества должны быть прописаны в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
— за наставничество положена доплата, ее закрепляют коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами;
— можно досрочно отказаться от выполнения роли наставника.
Что делать работодателям: изучить Федеральный закон № 381-ФЗ, довести информацию до персонала, следовать новым нормам, заключить соглашения с сотрудниками, которые взяли на себя роль наставников и доплачивать им за дополнительные функции. Если хотите снять с работника эти обязанности — предупредите его за три рабочих дня.
Изменения действуют: с 1 марта.
Ведите кадровый учет в облачной 1С. Арендуйте нужные программы и сервисы 1С для удаленной работы, сэкономьте на сопровождении и обновлениях. Можно попробовать бесплатно 14 дней.
Компании и ИП рискуют попасть в реестр недобросовестных работодателей
На сайте Роструда в свободном доступе появится специальный реестр, в который включат работодателей, пойманных за нелегальной занятостью. В реестр рискуют попасть компании и ИП, которые платят зарплату ниже МРОТ, намеренно избегают заключения договоров или вместо трудовых оформляют гражданско-правовые договоры. Если в течение года у компании не будет повторных нарушений, ее исключат из реестра.
Что делать работодателям: проверить, не нарушают ли они ТК РФ и ГК РФ, корректно ли выплачивается зарплата сотрудникам и не пресекают ли они лимиты по сотрудничеству с самозанятыми. Налоговая заинтересуется компанией, если та работает с самозанятыми дольше трех месяцев, платит им больше 20 000 рублей в месяц и заключает больше десяти договоров.
Изменения действуют: с 1 января.
В разы выросли штрафы за нарушения в сфере персональных данных
Сильно ужесточаются наказания за различные виды нарушений при сборе и обработке персональных данных. Работодателей это также касается, так как все компании и ИП с сотрудниками считаются операторами персональных данных.
Штрафы для компаний вырастут:
— С 5000 до 300 000 рублей, если вовремя не сообщить в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных. В блоге рассказали, как сформировать и направить уведомление.
— С 5000 до 3 000 000 рублей, если не сообщить об утечке данных в течение 24 часов после факта обнаружения.
Что делать работодателям: изучить новые размеры штрафов, недавно созданным компаниям — вовремя подать уведомление перед приемом сотрудников на работу, остальным — своевременно отчитываться в РКН об изменении состава данных, завершении их обработки, утечке.
Изменения действуют: с 30 мая.
Трудовые книжки теперь можно законно отправлять в другие страны
Отменен закон СССР № 2261-1, который ранее вводил запрет на пересылку трудовых книжек, военных билетов и удостоверений сотрудников за границу. Теперь такие документы можно отправить законно по почте — для этого работник должен подать заявление.
Что делать работодателям: ознакомиться с Федеральным законом № 145-ФЗ, по заявлению отправлять сотрудникам личные документы заказным письмом с уведомлением в другие страны.
Изменения действуют: с 1 января.
Про какие еще изменения 2025 года полезно знать
Введена прогрессивная шкала НДФЛ. С 1 января действует пять новых ставок НДФЛ — от 13 до 22%. Изменения касаются в первую очередь сотрудников с высокими зарплатами: если работник получает от 200 000 рублей в месяц, начнет действовать повышенная ставка налога. Для большинства россиян всё останется как прежде — работодатель удержит 13% налога с годового дохода до 2,4 млн рублей.
Утвержден производственный календарь на 2025 год. Стартовал новый рабочий год, в котором россиян ждет 247 рабочих и 118 выходных дней. Отпуск в этом году выгоднее брать в июле и октябре, так как в этих месяцах будет больше всего рабочих дней, соответственно, отпускные получатся больше. Длинные праздничные выходные ждут россиян в мае, июне и ноябре.
Власти вернули индексацию пенсий работающим пенсионерам. С февраля 2025 года пенсионеры, которые работают, начнут получать повышенные выплаты за счет индексации, которая была приостановлена в 2016 году. При увеличении выплат учтут все пропущенные за период работы повышения, то есть прибавка будет не к текущей пенсии, а к той, которую человек получал бы, если бы не работал.
Корпоративные симки можно выдать только сотрудникам на трудовых и гражданско-правовых договорах. В апреле начнут действовать ограничения на выдачу корпоративных SIM-карт — их можно будет оформлять только сотрудникам на трудовом договоре и исполнителям на ГПХ. Одному сотруднику разрешается выдавать не более 20 симок.
Облачная 1С — для кадрового учета
Подключайте облачную «1С:Зарплата и управление персоналом» для автоматизации кадрового учета. Программа автоматически выполняет стандартные операции, где человек может допустить ошибку: расчет зарплаты, налогов и взносов, учет рабочего времени. Обновления программы включены в тариф — вам всегда будет доступна актуальная версия программы.