Тихий шорох бумаги, шелест страниц и нервный стук пальцев по клавиатуре — так много лет звучал будний день в офисе производителя упаковочных материалов в Урюпинске. Завод с полувековой историей, выросший из небольшого производства ламинированной бумаги в современного лидера в своей отрасли, столкнулся с непростой дилеммой: как сохранить производительность и не потерять в эффективности? Ответ оказался простым и сложным одновременно — автоматизация.
История перемен
Компания, выпускающая широкий спектр комбинированных материалов — от бумаги и картона до алюминиевой фольги и полиэтилена, — пришла к необходимости пересмотреть устаревшие подходы к управлению документооборотом. Бумажные носители, казавшиеся привычными и удобными, постепенно превращались в тормоз для работы. Огромные затраты времени на согласование документов, ошибки и потери информации — всё это мешало развитию.
До 2022 года предприятие уже сделало шаг в сторону автоматизации, внедрив систему «1С:ERP Управление предприятием». Это стало основой для нового масштабного проекта: внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП». Старт был запланирован с тщательной подготовки: команда специалистов провела обследование текущих процессов, выявила слабые места и составила план внедрения. Такое внимание к деталям позволило минимизировать риски и исключить непредвиденные доработки.
Документы в новом формате
Один из ключевых вызовов — поток заявок, поступающих по электронной почте, в бумажном варианте и через сайт. Раньше их обрабатывал секретарь: регистрировал вручную, присваивал номер и передавал в сбытовой отдел. Процесс занимал до двух недель, а иногда заявки терялись вовсе. Новый подход изменил всё. Теперь заявки регистрируются в «1С:Документооборот», проходят настроенные маршруты, а их обработка стала прозрачной и быстрой. Благодаря интеграции электронной почты с системой весь цикл — от получения письма до подписания договора — стал автоматизированным.
Для сотрудников это означало освобождение от рутинной работы. Секретарь больше не теряет время на раздачу бумаг, менеджеры не ищут документы в архиве, а руководители оперативно подписывают их с помощью электронной подписи. Ручные операции сократились на 20%, а сроки обработки заявок уменьшились на 30%. Внедрение шаблонов документов и маршрутов согласования позволило стандартизировать работу и избежать ошибок.
Преимущества для сотрудников
Система «1С:Документооборот» упростила не только работу с клиентскими заявками, но и внутренние процессы компании. В отделах контроля качества и планово-экономическом отделе теперь используются автоматизированные маршруты для согласования актов и премий. Ранее для этого требовалось посещение кабинетов сотрудников и руководителей, что занимало драгоценное время. Теперь согласование происходит в системе, а трудозатраты сократились на 10%.
Ещё одним важным результатом стало улучшение контроля. Руководство может в любой момент отследить статус документов, проверить их содержание и оперативно принять решение. Это не только экономит время, но и позволяет избежать конфликтов и недоразумений.
Новый этап развития
Успешное завершение проекта стало важной вехой для компании. Автоматизация документооборота не только повысила эффективность работы, но и показала, как технологии могут стать инструментом развития. Теперь предприятие готово к новым вызовам: большему объёму заявок, расширению ассортимента и росту клиентской базы.
История этого проекта — напоминание о том, что даже самая надёжная система со временем нуждается в изменениях. А перемены, если они продуманы и реализованы с вниманием к деталям, могут стать началом нового пути. Урюпинск, некогда тихий уголок для производства, сегодня — пример того, как технологии трансформируют привычное, делая его лучше и эффективнее.
Больше полезного и интересного ищите в нашем Telegam-канале. Подписывайтесь! По вопросам сотрудничества, по внедрению 1С:ERP и не только пишите по этому адресу : erp.lab@1cbit.ru
Лаборатория внедрения 1С:ERP | @erplab