В качестве предистории: Уже как несколько месяцев у меня появились мои первые личные сотрудники и мне им нужно платить заработную плату. У меня возник вопрос учета движения финансов в бизнесе. Я захотел детально разобраться с тем, что в своем бизнесе оказываю клиенту услугу, клиент мне за услугу платит фикс (предоплатой) + % бонуса после оказания услуги. В течении месяца у меня есть расходы на маркетинг, продажи , фонд оплаты труда, все это я фиксирую. За вычетом расходов из доходов - остается моя чистая прибыль. И возникал вопрос: Клиенты нам платят в месяце 1 и это доход месяца 1 , а з/п сотрудникам за месяц 1 - я выплачиваю в месяце 2. Это расход месяца 2 или месяца 1 ? ... и т.п. вопросы.
Мне хотелось выбрать ту модель учета, анализируя и ориентируясь на которую я добавлю себе как предпринимателю больше точек контроля, для безопасного и успешного ведения дел.
Давайте разбираться в ситуации и изучать варианты по ведению финансового учёта.
Оказывается есть ДВА основных метода учёта: кассовый и метод начисления?
Кассовый метод: доходы и расходы учитываются по факту поступления или списания денег.
Метод начисления: доходы и расходы учитываются в момент их возникновения, независимо от движения денег.
Приступаем к выбору метода учёта для себя
- Если вы хотите видеть реальное движение денег, используйте кассовый метод (это не значит, что другие методы будут показывать фейковые/ложное движение, тут речь про другое, читаем дальше). В этом случае:
Доходы учитываются по факту поступления денег (предоплата + бонус).
Расходы учитываются по факту оплаты (маркетинг, зарплата и т.д.). - Если вы хотите видеть полную картину обязательств (вот это мне показалось более безопасным, можно и нужно спланировать что-то) и доходов, используйте метод начисления. В этом случае:
Доходы учитываются в момент оказания услуг (даже если деньги поступят позже, к примеру мой % бонуса, который я получаю по итогам работы).
Расходы учитываются в момент их возникновения (например, зарплата за месяц 1 учитывается в месяце 1, даже если выплата происходит в месяце 2).
Как и когда учитывать зарплаты в расход?
- Если вы используете кассовый метод, то зарплата за месяц 1 будет учитываться как расход месяца 2 (когда вы её фактически выплачиваете).
- Если вы используете метод начисления, то зарплата за месяц 1 учитывается как расход месяца 1 (даже если выплата происходит в месяце 2).
Пример расчёта чистой прибыли
Допустим, у вас следующие данные за месяц 1:
- Предоплата от клиентов: 500 000 руб.
- Бонусы: 100 000 руб. (поступят в месяце 2).
- Расходы на маркетинг: 50 000 руб.
- Расходы на продажи: 30 000 руб.
- Зарплата сотрудников: 200 000 руб. (выплата в месяце 2).
Кассовый метод:
- Доходы: 500 000 руб. (предоплата).
- Расходы: 50 000 руб. (маркетинг) + 30 000 руб. (продажи) = 80 000 руб.
- Чистая прибыль: 500 000 - 80 000 = 420 000 руб.
- Зарплата (200 000 руб.) будет учтена в месяце 2.
Метод начисления:
- Доходы: 500 000 руб. (предоплата) + 100 000 руб. (бонус) = 600 000 руб.
- Расходы: 50 000 руб. (маркетинг) + 30 000 руб. (продажи) + 200 000 руб. (зарплата) = 280 000 руб.
- Чистая прибыль: 600 000 - 280 000 = 320 000 руб.
Рекомендации к выбору
- Если вы хотите видеть реальное (фактическое) движение денег, используйте кассовый метод.
- Если вы хотите видеть полную картину обязательств и доходов, используйте метод начисления.
Что касается методов учёта, то кассовый метод и метод начисления — это два основных подхода, как я понял, которые используются в финансовом и бухгалтерском учёте. Однако есть ещё несколько смежных подходов и нюансов, которые могут быть полезны в зависимости от специфики вашего бизнеса. Давайте их рассмотрим:
3. Смешанный метод
- Суть: Комбинация кассового метода и метода начисления. Например, доходы учитываются по кассовому методу, а расходы — по методу начисления (или наоборот).
- Пример: Вы учитываете бонус от клиентов как доход (кассовый метод), но при этом начисляете зарплату сотрудникам как расход в момент её возникновения (метод начисления).
- Плюсы:
Гибкость в учёте.
Позволяет адаптировать учёт под специфику бизнеса. - Минусы:
Может усложнить отчётность.
Требует чёткого разделения доходов и расходов по методам.
4. Нормативный метод
- Суть: Используется для учёта затрат на производство. Расходы учитываются по заранее установленным нормам, а отклонения от норм анализируются отдельно.
- Пример: Вы планируете, что затраты на материалы составят 100 000 руб., но фактически они составили 120 000 руб. Разница в 20 000 руб. анализируется отдельно.
- Плюсы:
Позволяет контролировать затраты. - Минусы:
Требует тщательного планирования и анализа.
5. Метод директ-костинг
Суть: Учитываются только прямые затраты (например, материалы, зарплата производственного персонала), а постоянные затраты (аренда, управленческие расходы) списываются сразу на финансовый результат.
Вы учитываете только затраты на материалы и зарплату рабочих, а аренду офиса списываете как расход месяца.
Пример: Пекарня
- Прямые затраты: Мука, сахар, зарплата пекаря.
- Постоянные затраты: Аренда помещения, коммунальные услуги.
- Плюсы:
Упрощает учёт затрат, помогает анализировать рентабельность продукции.
Позволяет лучше анализировать рентабельность продуктов или услуг. - Минусы:
Не даёт полной картины затрат.
6. Метод ABC (Activity-Based Costing)
Суть: Затраты распределяются на продукты или услуги в зависимости от использования ресурсов.
Вы анализируете, сколько времени сотрудники тратят на каждый проект, и распределяете их зарплату пропорционально этому времени.
Пример: Психолог
- Анализ: Вы учитываете, сколько времени тратите на каждого клиента, и распределяете свои затраты (например, аренду кабинета) пропорционально этому времени.
- Плюсы: Точное понимание рентабельности каждой услуги.
- Минусы: Сложность внедрения
Какой метод выбрать?
- Если ваш бизнес небольшой и вам важна простота, используйте кассовый метод.
- Если вам нужна полная картина финансового состояния, выбирайте метод начисления.
- Если у вас есть специфические потребности (например, контроль затрат или распределение расходов), рассмотрите директ-костинг или ABC.
Лично я для себя точно понял, что...
... в моем деле ближайшие пол года, а то и год мы будем вести фин учет по методу начисления, это нам даст точное понимания месяца и более правильно отразит приходы и расходы.
Затем я составлю нормы расходов и мы плавно перейдем в Вариант №4 Номартивный метод. А затем в Метод директ-костинг, разделим расходы на постоянные (фикс з/п, или оплату технических интеграций, аренда хостинга и тд) и переменные (бонусы сотрудникам). Что позволит еще детальнее видеть движение денег и их зависимость от показтелей.
А какой метод показался для вас более подходящим? Каким вы пользуетесь сейчас?