Предприниматель Алексей открыл магазин товаров для дома, который быстро стал популярным. Прибыль росла, но периодически «живых» денег не хватало: то на расчетном 2—3 миллиона рублей, то 50 тысяч. Когда Алексей не смог выплатить сотрудникам зарплату, он обратился в «Финвед». Финансовый директор Марина разобралась в ситуации, и в кассовые разрывы он больше не попадал. Рассказываем все по порядку.
Алексей всегда мечтал стать бизнесменом. Три года назад мечта стала реальностью — он открыл компанию по продаже товаров для дома. В компании почти каждый месяц росла прибыль, но периодически не хватало денег на текущие платежи.
Алексей обратился к финансовому директору Марине. Он был на грани отчаяния:
Если вы тоже хотите видеть в отчетах не только прибыль, но и получать живые деньги — запишитесь на экспресс-диагностику в«Финвед»! Наши эксперты проанализируют финансовое состояние компании, проведут оценку всех данных и подготовят рекомендации.
Записаться можно по ссылке: https://clck.ru/3FkzvS или по телефону 8 800 301-22-89
Что такое кассовый разрыв?
Ситуация, когда у компании не хватает денег, чтобы оплатить свои текущие платежи и есть кассовый разрыв. Проще говоря, это момент, когда бизнес тратит больше, чем получает. Кассовый разрыв может возникнуть, если клиенты не платят вовремя или у бизнеса высокие траты, но низкие доходы в определенные дни. При этом предприятие может быть прибыльным и успешным, но в какой-то момент остаться без денег.
Для малого и среднего бизнеса эта боль очень знакома, но всего этого можно и нужно избегать. Не так страшно если денег не хватает на покупку новой офисной техники или мебели, но когда нечем платить налоги или зарплату ситуация резко ухудшается. Бизнесу нужно срочно искать средства, либо готовиться выплачивать пени и штрафы.
Как понять, что в компании кассовый разрыв
Чтобы увидеть кассовый разрыв, достаточно посмотреть на остаток денежных средств. Он рассчитывается по такой формуле:
остаток > 0 — все хорошо,
остаток < 0 — кассовый разрыв.
Платежный календарь:
Из таблицы видно, что 3 и 5 декабря компания попадает в кассовый разрыв. Но поскольку отрицательной суммы быть не может, Алексей был вынужден вложить свои деньги.
Теперь вместе с Мариной и Алексеем разберемся, можно ли заранее узнать про возможный дефицит.
Почему возникает кассовый разрыв
Причины кассового разрыва могут быть разными. Чаще всего они возникают из-за долгов, затоваренности на складе, сезонности бизнеса, ошибках при планировании бюджета.
Рассмотрим каждую причину.
1. Долги контрагентов
Дебиторская задолженность означает, что товар продан, но деньги за него еще не пришли. Чаще всего возникает из-за отсрочки платежа.
Пример: вы продаете товар ИП Иванову с отсрочкой платежа 15 дней, а ИП Сидорову — 30 дней. За счет поступлений от Иванова планируете оплатить коммунальные расходы, деньги от Сидорова направить на заработную плату. Но Сидоров заплатил не всю сумму, а только часть. В итоге денег на оплату персоналу не хватает.
Дебиторская задолженность может образоваться из-за авансовых платежей. Это когда компания платит поставщику предоплату, а товар получает через определенный период.
Пример: ИП Петров получает предоплату 1 числа, товар он должен отгрузить до 10-го и до 20-го его продает ваша компания. Именно в момент продажи возвращаются потраченные деньги. С этой суммы вы хотите оплатить налоги. Но Петров вам вовремя продукцию не отгрузил, продавать нечего, значит налоги заплатить вы не сможете.
2. Затоваренность на складе
Чем больше денег в товарах, тем меньше на расчетном счете. Через время накопленные остатки могут стать неактуальными, выйти из моды, у них может закончиться срок годности.
Пример: вы купили партию популярных игрушек поп-ит под определенную акцию. Когда пришёл товар, ажиотаж на них уже прошел и спрос упал. В итоге деньги потратили, запасы нарастили, а продать не получается.
3. Сезонность бизнеса означает, что товар продается в какое-то определенное время.
Зимой — коньки, санки и ледянки, летом — водные пистолеты, мячи, плавательные круги.
Пример: владелец бизнеса купил надувные бассейны, но получил их в начале осени, когда их уже перестали покупать. Предприниматель может попробовать продать товар по себестоимости или оставить его до следующего лета, но при этом придется тратить деньги за хранение.
4. Ошибки при планировании
В эту категорию можно отнести все неточности, связанные с оценкой спроса, установлением цены и даже распределением платежей в календаре.
Пример: владелец ожидает, что продаст надувные бассейны на 2 млн рублей, и уже потратил на закупку и продвижение 1 млн рублей. Но по факту он смог продать только на 0,8 млн рублей. Из-за дождливого и холодного лета товар почти не покупали.
***
Марина составила подробный анализ возникновения кассовых разрывов у Алексея. В результате вместе с предпринимателем они увидели, что основная проблема — в неравномерных денежных потоках.
Объясняем понятнее: Большая часть доходов поступала в конце месяца, а наиболее крупные платежи — нужно было платить в середине. К этому времени денег уже не хватало и возникал кассовый разрыв.
В результате Алексей передоговорился с контрагентами и за счет изменения сроков распределил поступления с учетом расходов.
Что делать, если кассовый разрыв уже случился?
Как выйти из кассового разрыва
В первую очередь нужно внимательно изучить весь процесс оборота товаров: закупку, производство, хранение, доставку и продажу. Это поможет понять, на каком этапе возникают проблемы с деньгами. Может есть много товаров, которые плохо продаются, или клиенты берут товары в рассрочку и не спешат возвращать деньги.
Когда поймете, где именно «узкие» места, можно начать исправлять ситуацию. Если на складе накопился товар, посмотрите, как он продается. Возможно, у вас большие запасы сезонного товара — тогда стоит снизить объемы закупок или сделать распродажу.
Дальше вам нужно сделать так, чтобы кассовых разрывов не было. Для этого необходимо разработать план мероприятий.
Если у вас ещё нет платёжного календаря, то скачайте шаблоны от Финвед и возьмите под контроль финансы бизнеса.
Скачать бесплатные шаблоны от Финвед можно по ссылке: https://clck.ru/3Fm2Jn
Ниже рассказываем подробнее о каждом этапе.
Что делать, чтобы кассовый разрыв не повторился
Для предотвращения кассовых разрывов существует несколько способов. Расскажу, про самые распространенные шаги.
Шаг 1. Внедрить платежный календарь. Если в компании бывают кассовые разрывы без контроля платежей не обойтись. Платежный календарь — таблица с поступлениями и платежами по дням. Он показывает сколько вы получите или потратите денег за определенный период.
При этом важно распределять все статьи по приоритетам. Например, самые важные счета — налоги, коммунальные расходы, погашение кредитов и процентов по нему, нужно оплачивать в первую очередь и строго по дням. В противном случае за просрочку могут начислить пени и штрафы, отключить электроэнергию и воду. А вот косметический ремонт и представительские расходы можно оплатить в последнюю очередь.
Теперь расскажу, как пользоваться платежным календарем. Например, вы запланировали поступления от ИП Иванова до 10 числа, через два дня с этих денег хотите оплатить аренду. 11-го числа деньги не поступили. Тогда уточняете у Иванова почему он не заплатил и когда сможет погасить свой долг. Затем смотрите на другие платежи, возможно какие-то можно перенести на следующую неделю и вместо них оплатить аренду, либо договариваетесь с арендодателем об отсрочке.
Чтобы вести платежный календарь понадобится шаблон. Его можно составить самому в Excel или Google Таблице, а можно воспользоваться бесплатными шаблонами от Финвед.
В папке вы найдёте не только сами отчёты, там также будет инструкция и ссылка на чат поддержки.
Скачать шаблоны можно по ссылке: https://clck.ru/3Fm2Jn
Либо свяжитесь с менеджером Дарьей, она ответит на все вопросы - 8 800 301-22-89
Шаг 2. Управлять дебиторской задолженностью.
Для этого необходимо:
- установить лимиты задолженности и следить за ними;
- назначить ответственного сотрудника, который будет контролировать долги и оперативно связываться с контрагентами;
- проверять надежность поставщиков и клиентов и не соглашаться на невыгодные условия. Например, снизить количество дней отсрочки платежа, отказаться от предоплаты.
Шаг 3. Накопить деньги. Это будет вашей финансовой подушкой на случай проблем с поступлениями. При этом нужно определить оптимальный размер резерва. Если регулярно не хватает денег на оплату персонала, тогда нужно держать в запасе примерно такую сумму.
Особенно важно использовать этот инструмент сезонному бизнесу. Когда идут активные продажи денег нужно накопить столько, чтобы их хватило не только на текущие платежи, но и до следующего сезона.
Если накопить не получается, а деньги нужны срочно, можно взять займ или открыть кредитную линию. Но я рекомендую использовать этот инструмент в самую последнюю очередь. В условиях высокой ключевой ставки и «дорогих денег» обслуживать такие займы будет очень большой нагрузкой для бизнеса и может привести к банкротству.
Выводы
1. Кассовый разрыв — это когда у бизнеса не хватает денег, чтобы оплатить счета, даже если в целом он получает прибыль.
2. Кассовый разрыв может возникнуть из-за дебиторской задолженности, высоких расходов, неравномерных денежных потоков и сезонности бизнеса.
3. Чтобы понять, почему возникает кассовый разрыв, необходимо проанализировать все бизнес-процессы: закупку, производство, продажу. Также важно сравнивать плановые и фактические поступления и платежи.
4. Чтобы предотвратить кассовый разрыв необходимо вести платежный календарь, контролировать дебиторскую задолженность, оптимизировать расходы.
Алексей последовал рекомендациям, которые получил от Марины. Он внедрил платежный календарь и систему планирования платежей по дням, начал управлять дебиторской задолженностью, провел оптимизацию расходов.
Запишитесь на экспресс-диагностику бизнеса в Финвед. Наши эксперты найдут слабые места, подготовят рекомендации и помогут устранить кассовые разрывы.
Запись по ссылке: https://clck.ru/3Fm2zF
По всем дополнительным вопросам можно связаться с менеджером Дарьей WhatsApp или звоните по телефону 8 800 301-22-89