Факт: срывы поставок и некачественные продукты — одна из главных причин закрытия предприятий общественного питания в первый год работы.
Рассказываем, как заключить договор с партнером, который удовлетворит все потребности твоего заведения и не подставит в ответственный момент.
Ключевые требования к поставщикам сегмента HoReCa
1. Качество и свежесть продуктов. Для хорошего поставщика — это способ проявить свой профессионализм, поэтому он не будет этим пренебрегать.
Абсолютно на все товары поставщик должен предоставить декларации соответствия (или сертификаты качества), а на товары животного происхождения еще и ветеринарные сертификаты.
Для проверки поднадзорных товаров (животного происхождения) работает государственная система «Меркурий», с ее помощью Россельхознадзор видит подтверждение о ветеринарной проверке животных и отслеживает весь путь товара (от производителя до блюда в ресторане).
*Перечень поднадзорных товаров можно посмотреть на сайте Минсельхоза (Приказ №648). Есть и товары-исключения (неподнадзорные), на которые не нужны ветеринарные документы, например, яйца, фрукты, овощи.
Также существует госсистема «Ветис», в которой должны быть зарегистрированы все предприятия, работающие с продуктами животного происхождения. Система отслеживает партию, сроки годности и количество товара, который едет к поставщику. На этапе приемки поставщик проверяет соответствие всех этих документов. Система «Ветис» проверяется искусственным интеллектом: любые нестыковки сразу обнаруживаются.
Также Россельхознадзор сам отслеживает поднадзорные товары, может попросить поставщика предоставить пробы товаров, потребовать убрать какой-то товар с продажи или утилизировать его, а поставщик должен оперативно на это реагировать.
Подытожим: чтобы убедиться в свежести и качестве продуктов необходимо запросить декларации соответствия и ветеринарные документы от системы Меркурий. А чтобы убедиться в соблюдении норм хранения, можно проверить наличие у поставщика документов, подтверждающих соответствие складов нормам ХАССП: сертификаты на проверку и обработку оборудования, соблюдение товарного соседства.
2. Опыт на рынке поставок. Чем дольше компания работает в этой сфере, тем лучше у нее продумано материально-техническое обеспечение: большие оборудованные склады, мультитемпературный автопарк и служба доставки, call-центр, круглосуточное обслуживание т.д. Серьезные производители именно поэтому предпочитают сотрудничать с опытными и проверенными крупными поставщиками.
3. Надежность. Приятно работать с таким партнером, который соблюдает сроки, всегда готов к изменениям в заказе и быстро реагирует на форс-мажорные обстоятельства. Проверить контрагента на надежность можно в сервисах налоговой, по судебной истории, реестрах недобросовестных поставщиков.
4. Стабильное качество. Можно посмотреть портфель брендов поставщика, с которыми он сотрудничает. Если там присутствуют мировые бренды с хорошей репутацией — это знак, что поставщик стабилен. Также можно проанализировать бухгалтерскую отчетность поставщика, уточнить, не находится ли он в процедуре банкротства на сайте Федресурса.
5. Легальность. Самая большая проблема — найти того, кто работает НЕ вчерную. Это можно сделать на специализированных сайтах по проверке контрагентов или получить выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП по ОГРН или ИНН и убедиться в достоверности адреса, данных учредителей и руководителей, уточнить систему налогообложения и понять, работает ли поставщик с НДС.
6. Бесперебойные поставки. В современных реалиях проблемы с транспортировкой — это нормально. И ни один поставщик не может гарантировать стабильность поставок. Однако можно провести конкурентный анализ: посмотреть наличие блюд в меню у конкурентов, которые работают с проверяемым тобой поставщиком. Также можно напрямую спросить поставщика как он справлялся с поставками в условиях кризиса, таких как пандемия COVID-19? Обсудить с ним возможные сценарии решения потенциальных проблем. Это покажет, насколько гибко компания реагирует на изменения внешней среды.
7. Соответствие санитарным нормам. Чтобы проверить склад поставщика, можно попросить экскурсию туда и оценить общее состояние помещений, температурный режим, чистоту и порядок, хранение, вентиляцию, места сбора отходов. Также можно запросить санитарный паспорт склада, договоры с компаниями-дезинсекторами, медосмотры сотрудников. Либо привлечь независимого эксперта для проверки помещений.
СОВЕТ: Можешь оценить несколько поставщиков по этим требованиям по методу весов.
Метод весов — это способ учитывать важность разных факторов при принятии решения. Каждый критерий ты наделяешь определенным «весом», который отражает его значимость именно для тебя. Затем значения всех критериев нужно умножить на их вес, и полученные результаты суммировать. Это позволит более важным факторам оказывать большее влияние на итоговый результат.
Например, возьмем эти 7 требований к поставщику и придадим им свой вес (вес всех критериев должен быть в сумме 100%):
- Качество и свежесть продуктов — 20%;
- Опыт на рынке поставок — 15%;
- Надежность — 10%;
- Стабильное качество — 10%;
- Легальность — 20%;
- Бесперебойность поставок — 15%;
- Соответствие санитарным нормам — 10%.
Затем оценим трех поставщиков по этим критериям по 10-балльной шкале:
И теперь перемножим оценки поставщиков на вес критериев и вычислим общий балл для каждого поставщика:
Поставщик А: (8*0,2)+(7*0,15)+(9*0,1)+(6*0,1)+(2*0,2)+(4*0,15)+(3*0,1) = 5,45.
Поставщик В: (7*0,2)+(9*0,15)+(6*0,1)+(6*0,1)+(8*0,2)+(4*0,15)+(5*0,1) = 6,65.
Поставщик С: (9*0,2)+(8*0,15)+(5*0,1)+(7*0,1)+(7*0,2)+(6*0,15)+(8*0,1) = 7,3.
Таким образом, поставщик С набрал максимальное количество баллов — значит, сотрудничество с ним будет выгоднее всего для тебя. Так можно оценить варианты, учитывая при этом важность каждого критерия именно для тебя.
Критерии выбора поставщика
На что в первую очередь обратить внимание и как выбрать того самого поставщика?
Репутация, отзывы и сарафанное радио. Положительные отзывы — значит, поставщик надежный. Проверяй рейтинги на профессиональных платформах, например, можно смотреть их даже в «Яндексе» и «2ГИСе». Спрашивай у коллег-шефов напрямую или на профессиональных форумах, в их телеграм-каналах. Также можно связаться с интересным тебе брендом напрямую и спросить, кто их дистрибьюторы в твоем регионе.
Ассортимент. Разнообразие товаров поставщика должно закрывать потребности твоего меню — тогда не придется сотрудничать с несколькими компаниями и контролировать перевозки. Такие поставщики сэкономят тебе время и избавят от лишних хлопот с документацией.
Условия сотрудничества. Оценить условия можно, во-первых, по удобству оплаты: есть ли предоплата, рассрочка, отсрочка платежей и на какие сроки, предлагаются ли персональные условия по оплате, насколько гибкое ценообразование. Во-вторых, по тому, предлагает ли поставщик разные варианты оплаты: по расчетному счету, по карте, СБП, переводом через мобильное приложение. В-третьих, по наличию процедуры возврата: можно ли вернуть товар сразу при получении и получить корректировочную накладную, принимает ли поставщик возвраты после получения товаров в случае обнаружения брака.
Территориальная близость. Малый и средний бизнес особенно выигрывают от сотрудничества с локальными поставщиками. Это повышает скорость доставки (можно закупать товары день в день и не мешать кухне работать в нормальном режиме, даже если чего-то не хватает) и обеспечивает более низкие затраты на логистику (это влияет и на общую стоимость заказа).
Обучение и дегустации. Топовые поставщики обучают своих партнеров и предлагают разные варианты обучения:
- организовывают мастер-классы и семинары;
- привозят постащиков;
- выступают сами в качестве спикера;
- выезжают на отработки продукта;
- проводят дегустации и пр.
На мастер-классах и семинарах для сотрудников общепита поставщик может подробно рассказывать о своей продукции и обучать твоих работников новому. Это выгодно и поставщику, и тебе.
Цена. Здесь важно не гнаться за низкой ценой: выгодные оптовые цены всегда привлекают внимание, но главное — не переборщить с экономией. Ведь неприятно, когда половина помидоров в ящике оказывается испорченной и ты уже в запаре понимаешь, почему продукт стоил так дешево.
Статус. Лучше заказывать напрямую у производителя или официального дистрибьютора. Это упрощает контроль качества продукции (снижает вероятность пересортицы или повреждения) и гарантирует наличие товара (дистрибьютор, в отличие от мелких поставщиков, контролирует остатки продукции на складах, и у него всегда можно купить то, что нужно).
Вот сравнительная таблица трех видов поставщиков:
Где найти поставщика
Есть несколько методов поиска поставщика, не будем рассказывать вам про поисковые системы типа Яндекса и Гугла — об этом вы и так знаете. Пройдемся по не самым очевидным пунктам.
Выставки и форумы. Напрямую познакомиться с поставщиками, обсудить условия, провести дегустацию продуктов и заключить выгодные контракты можно, например, на «ПИР Expo» или HoReCa Expo. Также обращай внимание на региональные мероприятия: как правило лидеры региона всегда участвуют в мероприятиях, а некоторые организовывают и собственные.
Конкуренты. Знать, кто снабжает конкурентов всегда полезно. Иногда заведения общественного питания сами рассказывают об этом, а иногда можно прибегнуть к хитрости: с кем-то подружиться, например, с барменом, который обычно в курсе всего.
Социальные сети. Если соцсети твоего заведения достаточно развиты, чтобы не заморачиваться, ты можешь дать в них объявление о поиске поставщика. Менеджеры в таких компаниях обычно работают на проценте от продаж, поэтому заинтересованы в поиске новых клиентов. Они могут предлагать свои товары даже в личных сообщениях.
Рекомендации коллег и «сарафанное радио». Лучше учиться на чужих ошибках — опыт других рестораторов поможет тебе не напороться на неудачное сотрудничество.
СОВЕТ: После того как выберешь несколько подходящих поставщиков, собери о них максимум информации: найди отзывы, рекламу, расспроси коллег. При первой встрече запроси у них все документы, подтверждающие легальность работы и качество продукции, о которых мы говорили выше.
Как начать работать с поставщиком
Для начала определи для себя список обязательных требований, где о компромиссах не может идти и речи, и выбери поставщика, который готов их выполнить. Одним, скажем, нужна доставка на точное время, другим — подъем на высокий этаж. Также подумайте о тех моментах, в которых ты можешь уступить поставщику.
После того, как найдешь того самого, рекомендуем следовать такому алгоритму:
Определи ассортимент. Подготовь список необходимых тебе продуктов с вопросами о их характеристиках и ценах для обсуждения с поставщиком.
Закажи образцы. Пробные партии позволят оценить качество продукции и то, насколько она тебе подходит.
Заключи договор. Если на этом этапе тебе все понравилось — смело начинай сотрудничество. Пропиши в договоре все условия по поставке, штрафам, приемке товара, спроси про минимальный заказ, гарантии, условия оплаты и возврата.
Проконтролируй первые поставки. Бывает такое, что пробная партия товара идеальна, а следующие партии не такие качественные. Здесь важно понимать, что любое сотрудничество — это двусторонний процесс, и если стороны хотят сотрудничать, они найдут баланс.
Как еще упростить себе жизнь? Лайфхаки по поставкам
Вот как можно избежать любых проблем в общении с поставщиком:
Вести электронную документацию. Тут даже говорить ничего не надо, в нынешнее время это база базовая. Просто нужно понимать, что потеря бумажной накладной вызовет сложности с проверками и задержки в оплате, а это все негативно скажется на отношениях с поставщиками.
Платить вовремя. Своевременные платежи помогут твоему ресторану стать приоритетным клиентом для поставщика, что обеспечит лучшие условия сотрудничества. Проблемы с оплатой часто возникают из-за забывчивости сотрудников. Установи строгие сроки и штрафы сотрудникам за просрочку, чтобы избежать повторения ситуации.
Автоматически формировать заказы. Всегда проверяй накладные до или при получении заказа, ведь вместо 7 кусков мяса может прийти 7 коробок мяса — это естественно негативно скажется на бюджете ресторана, если не будет замечено вовремя. Чтобы такого не было, нужно назначить отдельного человека, который будет за этим следить, либо автоматизировать этот процесс, чтобы заказ формировался на основе прайс-листов и предыдущих поставок. Еще можно оформить доверенность на того, кто будет получать товар, так как это важный юридический аспект, и в дальнейшем обе стороны смогут избежать разногласий, если что-то окажется не так. Ведь всегда есть ответственное лицо, которое принимает товар и контролирует отгрузку.
Разберем все вышесказанное на примере Элит Трейда, крупного поставщика продуктов питания на территории Восточной Сибири. География продаж компании — Иркутская область, Бурятия, Забайкальский и Красноярский края.
Чем привлекателен Элит Трейд как поставщик?
Гарантия качества: компания обеспечивает прозрачность происхождения продукции, что особенно важно для таких категорий, как мясо, рыба и молочные продукты. Качество продуктов подтверждается лицензиями и сертификатами, которые компания охотно предоставляет. В программе 1С у компании есть учет всех деклараций, которые автоматически связываются с сайтом Росаккредитации — система позволяет онлайн отслеживать актуальность всех документов.
Широкий ассортимент: у компании есть разнообразные товары, включая замороженные овощи, фрукты, морепродукты, мясо и бакалею. Плюсы для ресторана: закупка всего необходимого оптом в одном месте упрощает логистику и минимизирует риски. О поступлении новинок и изменении цен поставщик оповещает заранее.
Своевременные поставки: гарантия стабильных поставок критически важна для работы заведений в сфере HoReCa. Когда поставщик оперативно реагирует на изменения в заказах и предлагает альтернативу в случае нехватки ингредиентов — это помогает ресторатору сохранить ментальное здоровье и свой бизнес.
Современные стандарты хранения: соблюдение санитарных норм ХАССП и условий хранения на всех этапах поставок всегда можно проверить. У компании есть договоры с лабораториями, которые регулярно проверяют ее склады. Также компания по требованию Роспотребнадзора сама приглашает ветеринаров на склады для отбора проб и проверки продуктов.
Индивидуальный подход: компания предоставляет гибкие условия сотрудничества, учитывает потребности твоего бизнеса и предлагает желанные всеми сезонные продукты. Это позволяет заведениям быстро адаптироваться к постоянно меняющимся запросам и трендам.
Обучение: компания активно организует мастер-классы, лекции по бизнесу, дегустации и приглашает на них своих клиентов. Реальный кейс: известная кондитерская Cake Home применила в своем производстве советы по созданию идеального эклера Александра Бронникова, шефа-кондитера «Этики», которые он давал на мероприятии в Элит Трейде.
Поддержка и консультации: хорошо, когда твой заказ принимают менеджеры, которые знают свою продукцию вдоль и поперек и ценят твои время и деньги. Сотрудники Элит Трейда помогают развиваться твоему бизнесу.
Итого: как выбрать идеального поставщика
Помни, что качество продуктов — это качество твоего бизнеса, а правильный выбор партнера — основа твоего успеха. Следуя нашим рекомендациям, ты сможешь наладить бесперебойные поставки и избежать большинства распространенных ошибок.