Операционные расходы: как оптимизировать текущие издержки

Не потратил деньги впустую — значит, заработал. Это работает и с личным кошельком, и с коммерческими счетами. Чтобы прибыль компании стала выше, нужно увеличить выручку или снизить расходы. Один из самых быстрых способов, о котором мы будем говорить дальше, — это оптимизация операционных, то есть текущих издержек. Однако экономить стоит не на всем. Некоторые расходы необходимы — они приумножают капитал в будущем. Поэтому в статье мы будем разбираться, на какие задачи компании стоит тратить деньги, а на каких можно сэкономить. Мы расскажем, что такое операционные издержки и как их сократить.

Операционные расходы: это что за издержки

Все затраты компании можно поделить на две категории: капитальные и операционные.

CapEx, или Capital Expenditure — вложения средств в активы: недвижимость, транспорт, оборудование. Капитальные затраты финансируются за счет чистой прибыли организации, инвестиционных вливаний, целевых кредитов.

OpEx, или Operating Expenditure — операционные расходы компании. Это постоянные затраты на сырье, товары, зарплаты, административную работу, доставку. OpEx обеспечивают бесперебойную работу организации. Расходы финансируются за счет выручки или кредита на пополнение оборотных средств.

Операционные расходы также называют текущими. Некоторые из них регулярные, например, закупка материалов. Другие — разовые. К примеру,  затраты на зарубежную командировку. Но все они необходимы для поддержания текущей работы компании.

Конкретный состав операционных издержек отличается у каждой компании, он сильно зависит от сферы деятельности. Термин OpEx не зафиксирован в налоговом законодательстве, поэтому каждый предприниматель может сам корректировать список издержек.

Покажем распределение затрат на примере логистического центра. Компания занимается хранением, комплектацией и отгрузкой товаров. Организация решила построить новый склад. Деньги на проектирование и строительство недвижимости — это капитальные издержки. Потому что склад нужен не прямо сейчас, он заработает в будущем. Это материальный актив, который в перспективе принесет прибыль. А вот зарплата грузчиков и обслуживание машин для погрузки и разгрузки — это операционные расходы. Так как они обеспечивают основную деятельность логистического центра.

Мы рассматриваем понятие операционных расходов в широком смысле, как это делают в бизнес-среде. Но в статье не можем не упомянуть про бухгалтерскую трактовку этого понятия. До 2006 года в бухгалтерии операционными издержками называли проценты по кредитам, расходы на благотворительность и некоторые другие затраты на административную деятельность. То есть без включения затрат на сырье, зарплаты. Сейчас такое деление упразднил Минфин, и только некоторые бухгалтеры старой школы по привычке называют прочие расходы компании операционными.

А мы возвращаемся к более широкой трактовке понятия. И в статье будем рассматривать операционные расходы как все затраты предприятия на поддержание его текущей деятельности.

Чтобы отличить их от капитальных издержек, составим сравнительную таблицу:

*При прямом методе учета все поступления и списания денег со счетов компании вносят в отчет ДДС в момент проведения операции. При косвенном методе ОДДС составляется на основе баланса и ОПиУ. Поэтому отображаются только те поступления и списания, которые влияют на итоговую прибыль. Например, если поддон кирпича был куплен и перепродан, то в ОДДС в доходы пойдет только разница от реализации.

Что входит в операционные затраты

В состав OpEx могут быть включены все издержки, которые обеспечивают работу предприятия. При этом они должны относиться к основной сфере деятельности компании.

Их список может быть у каждой компании разный, это зависит от направления деятельности — производство, торговля, оказание услуг.

Операционные расходы включают:

• затраты на производство: сырье, полуфабрикаты, товары;
• проведение маркетинговых кампаний;
• оплату коммунальных услуг производственных площадей и административных зданий;
• содержание материальных активов: амортизацию, страхование, техническое обслуживание;
• зарплату сотрудников, премии, командировки, отчисления в фонды;
• оплату единичных услуг, в том числе работу сотрудников на аутсорсе;
• арендную плату за недвижимость, транспорт, оборудование;
• затраты на работу административного звена компании: оплату всех расходов офиса;
• издержки на логистику: обеспечение работы склада, транспортного отдела, закупка упаковки;
• прочие расходы: курсовые разницы, штрафы и пени, безнадежная дебиторская задолженность, расходы на благотворительность и так далее.

Операционные расходы не включают:

• покупку материальных активов: помещений, транспорта, оборудования, земельных участков;
• налоги;
• проценты по кредитам;
• проведение научных исследований;
• приобретение нематериальных активов: ПО, товарных знаков, лицензий;
• капитальный ремонт или реконструкцию, модернизацию зданий;
• вложения в инвестиции.

Случается ли такое, что все расходы компании — операционные? Да, такое может быть, если на балансе организации не числится недвижимость, транспортные средства, оборудование, нематериальные активы, так как все это находится в аренде. Остаются оборотные средства, административные издержки, то есть только OpEx.

Посмотрим на примере. У компании «Друзья» есть операционные расходы — что входит в OpEx, если за год у фирмы изменился состав активов? Фирма производит детские спортивные комплексы для площадок. Изначально компания не имела собственного помещения и арендовала цех. В стоимость аренды входили услуги уборщицы, а также коммунальные платежи за воду, вывоз мусора. Компания «Друзья» платила только за электричество по счетчику. Но со временем ситуация изменилась, появилась возможность купить свою недвижимость. Посмотрим, как с покупкой изменилась структура OpEx.

Оперативные расходы включают в себя:

Общая сумма текущих расходов компании снизилась. Со временем владелец хочет еще снизить операционные расходы. Если он купит машину, то сможет сам транспортировать купленные материала в цех, а также готовые детские комплексы заказчикам. По предварительным расчетам это будет дешевле, чем оплата услуг транспортной компании.

Пример показывает, что величина операционных расходов компании не фиксированная. Более того, она может меняться даже при сохранении других показателей: выручки, количества сделок или выпускаемых товаров и так далее.

Зачем следить за операционными расходами

Все расходы компании должны быть на виду у руководителя и бухгалтерии. Это предусматривает налоговое законодательство. Но кроме прозрачности перед ФНС, есть другие причины контролировать операционные расходы. Цели расчета OpEx:

1. Определение эффективности организации. Если OpEx снижается при сохранении или росте чистой прибыли, компания становится более рентабельной. Можно учитывать количество издержек по разным направлениям деятельности и узнать, какое из них более выгодное. Регулярный контроль позволяет быстро отреагировать на уменьшение доходов.
2. Снижение налога на прибыль. Чем больше операционных расходов будет указано в бухгалтерской отчетности, тем меньшая сумма от выручки будет облагаться налогами.
3. Определение ценовой политики компании. Операционные расходы и себестоимость напрямую не связаны. Вернее, не все OpEx учитывают при расчете себестоимости. В нее обычно не входят административные и коммерческие издержки. Но текущие издержки влияют на ценообразование. Например, если у товара дорогая маркетинговая кампания, то можно увеличить на него наценку.
4. Сокращение издержек и увеличение чистой прибыли. На каждые 3 рубля выручки компания вкладывала по 2 рубля на текущие затраты. Руководитель смог найти способы экономии, выбрав другого поставщика сырья с низкими ценами. После снижения операционных расходов для той же прибыли в 3 рубля нужно вложить только один рубль.
5. Финансовое планирование. Если руководитель знает точные размеры издержек за предыдущие месяцы и годы, он сможет провести бюджетирование.
6. Формирование резервного фонда. У компании должен быть запас свободных денег, которых хватит на функционирование в течение 3-6 месяцев. Представим, что случилась непредвиденная ситуация, из-за которой резко сократилась выручка. Компания работает в убыток. Доходов не хватает не покрытие текущих издержек. В этой ситуации нужен резервный фонд. Его минимальный размер — величина операционных расходов, умноженная на 3 месяца.
7. Привлечение финансирования. Чтобы получить банковский кредит или найти инвестора, компания должна определить операционную прибыль — EBITDA. А этот показатель напрямую связан с текущими расходами.

В целом, контроль операционных расходов дает возможность руководителю принимать рациональные управленческие решения.

Как рассчитать операционные расходы

Есть несколько способов, как узнать OpEx. Первый вариант самый удобный: посмотреть отчет о прибылях и убытках. В нем отражаются все операционные расходы за прошедший период. ОПиУ можно самостоятельно собирать в таблицах. Но этот способ долгий, в расчеты может вкрасться ошибка. Другой вариант — формировать отчетность в специализированных сервисах для финансового учета. Например, с Аспро.Финансы руководитель может легко распределять затраты компании по направлениям деятельности. Все данные отображаются в удобных виджетах или в полноценных отчетах. Это помогает выделять самые прибыльные направления работы и находить причины убытков.

Отчет ПиУ в сервисе Аспро.Финансы

Второй вариант — определить расходы по бухгалтерским таблицам. Для этого нужно из всех издержек вычесть капитальные затраты, проценты по кредитам и деньги, вложенные в инвестиции.

Можно идти путем сложения, а не вычитания. Операционные расходы — это себестоимость, к которой прибавили коммерческие и управленческие издержки.  Поэтому если вы делите все затраты на категории, то можно суммировать их.

Посмотрим на примере цветочного магазина «Гортензия». Ежемесячные расходы компании, которые руководитель суммировал, чтобы получить OpEx:

• закупка цветов — 300 000 ₽;
• аренда торговой площади — 70 000 ₽;
• зарплата 3 сотрудников — 135 000 ₽;
• затраты на упаковку, доставку, маркетинг и прочие расходы — 45 000 ₽.

Когда руководитель сложил эти издержки, он получил показатель OpEx равный 550 000 ₽.

Какой должна быть величина OpEx? Нет универсальных показателей. Уровень издержек сильно зависит от сферы деятельности. Сравним две компании.

ИП занимается предоставлением услуг. Он работает без сотрудников, помещение и оборудование в его собственности. OpEx его компании небольшой. У продуктового магазина ситуация обратная. Текущие издержки высокие, потому что нужно закупать товар, платить за аренду площадей и труд продавцов. При этом прибыль у ИП и магазина может быть одинаковой. Поэтому не стоит сравнивать операционные затраты в разных отраслях.

Но даже если организации работают в одной сфере деятельности, показатели могут сильно отличаться. Ведь размер оборотного капитала и, соответственно, издержек бывает разным. Поэтому наиболее корректно сравнивать показатели фирмы с собственными расходами в предыдущем периоде. Это поможет контролировать издержки в динамике — растут они или падают.

Для анализа используют не чистое значение затрат, а коэффициент операционных расходов — OER. Его определяют по формуле:

OER = OpEx / Выручка * 100%.

Коэффициент показывает, какую долю от доходов компания тратит на поддержание текущей работы. Чем выше это значение, тем хуже. Если показатель достигает 100%, значит, организация вкладывает всю выручку в текущие потребности. Работает в ноль.

Сделаем расчет коэффициента операционных расходов: пример сети цветочных магазинов «Гортензия». Руководитель был доволен прибылью. Магазины стабильно делали общую выручку в 750 000 ₽. А операционные расходы за все предыдущие месяцы не превышали 550 000 ₽. Но последовала череда изменений.

Сначала владелец здания поднял арендную плату. С июня нужно было платить на 30 000 ₽ больше. Потом сотрудники попросили прибавку к зарплате. И с августа издержки возросли на 15 000 ₽ в месяц. Соответственно, прибыль упала. Руководитель посчитал коэффициент операционных издержек за три прошедших месяца:

OER за май = 550 000 / 750 000 * 100% = 73%

OER за июнь = (550 000 + 30 000) / 750 000 * 100% = 77%

OER за июль = (550 000 + 30 000 + 15 000) / 750 000 * 100% = 79%

За два месяца коэффициент операционных издержек вырос на 6%. Быстрый скачок предупредил руководителя: пора искать методы снижения издержек. Посмотрим, как поступил владелец «Гортензии» — возможно, эти способы сокращения расходов будут актуальны и для вас?

Оптимизация операционных расходов: как снизить издержки компании

Если текущие затраты бизнеса растут, то со временем фирма может начать работать в убыток. Чтобы это предотвратить, нужно контролировать финансовые показатели и в случае их ухудшения принимать меры. Рассмотрим несколько способов снижения операционных расходов.

Поиск поставщиков

На рынке регулярно появляются новые фирмы. Возможно, есть компания, которая предлагает сырье по более низкой цене. Или можно заключить сделку на оптовую покупку со скидкой. Нужно регулярно просматривать предложения от поставщиков, чтобы снизить расходы на материалы.

Что может сделать магазин «Гортензия»:

• переехать в новое помещение с более низкой арендной платой;
• закупать цветы без посредников напрямую в теплицах;
• найти упаковочные материалы по оптовым ценам.

Автоматизация бизнес-процессов

Работа с клиентскими данными, выставление и отправка счетов, расчет финансовых показателей и другие управленческие задачи занимают много времени. Это труд руководителя, бухгалтера, рядовых сотрудников. Их время оплачивается. Можно намного эффективнее использовать человеческие ресурсы, если поручить часть задач сервису Аспро.Финансы. Система автоматически заполняет отчеты, отправляет счета и акты. С сервисом руководителю легче следить за показателями, в том числе за операционной прибылью. Поэтому можно контролировать затраты и искать проблемные места.

Чем поможет автоматизация магазину «Гортензия»:

• контроль выручки, расходов, рентабельности с помощью удобных дашбордов;
• выставление счетов оптовым покупателям — помогает сократить время, затраченное на рутинную работу.

Передача на аутсорс некоторых задач

Иногда содержание сотрудника в штате получается дороже, чем периодический найм работников на аутсорс или по договору оказания услуг. Можно пересмотреть трудовые договоры с сотрудниками, найти более выгодные способы получить такой же результат. Например, работа с самозанятыми снизит налоговую нагрузку на компанию.

Как может поступить руководитель «Гортензии»:

• сократить штатного бухгалтера и пользоваться услугами аутсорсинговой компании раз в квартал;
• нанять сотрудника на неполный рабочий день, он будет выходить только по вечерам в дополнение к основному продавцу, когда раньше сразу двое работали с открытия до закрытия.

Изменение технологий производства

Если на выполнение одной задачи требуется несколько действий, стоит найти альтернативный путь решения проблемы. Если удастся сократить технологическую цепочку, то затраты на одну задачу снизятся и, соответственно, расходы тоже. Например, нужно согнуть завиток из металлического профиля. Эту задачу вручную можно выполнить в 3 действия:

• отрезать от металлопрофиля фрагмент;
• завальцевать концы, чтобы они стали плоскими;
• вставить заготовку в гибочный станок.

Но если усовершенствовать технологию и поставить производство завитков на конвейер, то резка, вальцовка и гибка будут производиться на одном станке вместо трех. Это в три раза сократит время на производство одной детали. Соответственно, повысится производительность. И при более высокой выручке затраты будут прежними.

Покупка капитальных активов

Если компания арендует имущество, стоит рассмотреть приобретение недвижимости, транспорта или станков в собственность. При нехватке финансов можно взять машину в лизинг или воспользоваться целевым кредитованием.

Компания «Гортензия» тратит на аренду 100 000 ₽. Если купить помещение в кредит, то ежемесячный взнос будет составлять 80 000 ₽, но при этом недвижимость останется в собственности организации.

У каждой компании есть оперативные затраты. Это неизбежные расходы. Но они могут стать как источником будущей прибыли, так и причиной убытков. Если регулярно рассчитывать и оптимизировать текущие расходы, показатель станет инструментом для повышения эффективности бизнеса.