Рассмотрим отличия в применении документов "Приобретение товаров и услуг" (далее ПТиУ) и "Приобретение услуг и прочих активов" (далее ПУиПА).
Для анализа использую конфигурацию 1С:ERP (2.5.20.55).
Названия документов очень похожи по смыслу и при определённом контексте могут восприниматься пользователями одинаково. Это приводит к возникновению вопросов относительно применения и отличий в обозначенных документах.
До того как начать описывать отличия, стоит ответить на фундаментальный вопрос, т.е. зачем два похожих по названию документа доступны для пользователей?
С функциональной точки зрения документы предназначены для использования в разных бизнес-процессах.
Документ "Приобретение услуг и прочих активов" в основном используется для оформления приобретения различных услуг, а также нематериальных и внеоборотных активов. ПУиПА в основном применяется в следующих процессах:
- Капитализация расходов на оборудование;
- Отражение расходов на доставку оборудования;
- Капитализация расходов на нематериальный актив;
- Формирование затрат на сумму модернизации (улучшения) нематериального актива;
- Комиссионные продажи (позиция комитента);
- и др.
Документ "Приобретение товаров и услуг" имеет более широкий спектр применения. К примеру ПТиУ используется в следующих процессах:
- Поставка импортных товаров с возможностью их отслеживания до момента поставки на склад (товары в пути);
- Поставка импортных товаров, которые требуют таможенного оформления;
- Поставка товаров из стран ЕАЭС;
- Передача товаров, подлежащих прослеживаемости, в составе выполненных работ;
- Комиссионные продажи (позиция комиссионера);
- Закупка товаров в розничную торговую точку;
- Учет серийных номеров материалов (узлов) и готовой продукции;
- Работа с комплектами, которые требуют предварительной сборки;
- Учет товаров по сериям;
- Начисление резервов под обесценение запасов;
- и др.
При этом, в части отдельных процессов допустимо использовать оба документа на выбор, если реквизитного состава для пользователя будет достаточно. К таким процессам можно отнести следующие:
- Отражение комиссии и сборов при работе с агентом;
- Оплата самозанятому;
- Учет НДС в космической деятельности;
- Учет НДС при длительном цикле производства.
С технической точки зрения такое предназначение документов более чем оправдано, т.к. позволяет декомпозировать архитектуру на отдельные объекты конфигурации, что в последующем менее трудозатратно для развития конфигурации и доработки в рамках внедрения или поддержки.
Перейдём непосредственно к документам и зафиксируем ряд особенностей, которые необходимо учитывать при работе с документами:
1. В документе "ПУиПА" нет необходимости (и возможности) выбирать элементы справочник "Номенклатура". Т.е. содержание приобретаемого актива или услуги указывается пользователем произвольно. Из очевидного, это удобно для отражения разовых услуг (т.е. не расширяется справочник "Номенклатура"), с другой стороны из-за отсутствия ссылки на элементы справочника "Номенклатура" пропадает возможность использовать всё многообразие возможностей номенклатуры, к примеру учёт по сериям, характеристикам и т.д.
2. Нет возможности ввести документ "ПУиПА" на основании документа "Заказ поставщику". Это важно учитывать при использовании заказов, т.к. отражая приобретения без связки с заказом не изменяется состояние выполнения заказов.
3. Документом ПТиУ можно сделать распределение расходов на несколько документов-приобретений. Для этого используется рабочее место “Распределить на документы приобретения ”, и распределить сумму либо по количеству, либо по сумме, либо по весу, либо по объему. Подробнее данный функционал рассматривали в статьях про отражение ТЗР.
4. В документе ПУиПа нет реквизита "Склад", соответственно все активы приобретённые по средствам документа ПУиПА нет возможности размещать на складе. Приобретение отражается в подразделение.
5. Документ ПТиУ имеет реквизит "Назначение". Это позволяет поддерживать обособление товаров при приобретении. В ПУиПА аналогичного инструмента не предусмотрено.
6. Одним документом ПУиПА возможно отразить приобретение разных услуг по разным направлениям деятельности, т.к. этот реквизит доступен для каждой строки табличной части. В ПТиУ направление деятельности задаётся в целом для документа на закладке "Дополнительно".
Это основной набор отличий, с которыми приходилось сталкиваться в проектах. Есть и другие особенности, но не стоит их рассматривать как дефицит или преимущество конкретного документа, рекомендую опираться в первую очередь на процессы, для которых изначально разрабатывались документы.
