Парадоксально, что анализ СМБПП проводит руководитель, а данные для этого готовят владельцы процессов или руководители подразделений.
Качество этих данных напрямую влияет на итоговый результат. Чем внимательнее мы отнесемся к этой работе, тем лучше будет результат.
Время руководителя — это ценнейший ресурс, и пренебрегать им нельзя.
Поэтому мы настоятельно рекомендуем избегать длинных текстов и ненужной "воды". Вместо этого используйте наглядные инструменты: графики, таблицы, выделение шрифтом и цифры.
Согласно пункту 9.3.1 ИСО 22000, анализ со стороны руководства должен включать следующее:
1. Статус действий по результатам предыдущих анализов.
2. Изменения во внешних и внутренних факторах**, касающихся СМБПП.
3. Информация о результатах деятельности и результативности СМБПП, включая:
- Результаты деятельности по актуализации системы.
- Результаты мониторинга и измерения.
- Анализ результатов верификационной деятельности.
- Несоответствия и корректирующие действия.
- Результаты аудитов (внутренних и внешних).
- Инспекции со стороны контролирующих органов и покупателей.
- Деятельность внешних поставщиков.
- Анализ рисков и возможностей.
- Степень достижения целей СМБПП.
4. Достаточность ресурсов.
5. Чрезвычайные ситуации, аварии или изъятия/отзывы продукции.
6. Релевантная информация от заинтересованных сторон.
7. Возможности для постоянного улучшения.
Подготовка такого объема информации может показаться устрашающей, но есть несколько лайфхаков, которые помогут вам справиться с задачей:
- Подключите к сбору данных всю группу безопасности: это поможет распределить нагрузку и ускорить процесс сбора информации.
- Собирайте данные в течение года: например, статистику по рекламациям легче собирать в течение года, особенно если у вас большой ассортимент продукции.
- Создайте шаблоны документов: это упростит внесение данных и позволит использовать формулы для автоматического расчета.
Ваши выходные данные должны включать решения и действия, относящиеся к возможностям для постоянного улучшения. Необходимо также указать потребности в ресурсах и пересмотре политики и целей СМБПП.
Наша цель — очень понятно и кратко донести до руководителя информацию о том, что было, как стало и что будет, если мы сделаем определенные шаги для улучшения системы.
Подготовка отчета по анализу СМБПП — это важный процесс, который требует внимания к деталям и структурированного подхода. Опытному аудитору достаточно посмотреть в этот отчет, чтобы понять ваши сильные и слабые стороны, чтобы точечно проверить сомнительные элементы системы.
Поэтому мы предлагаем свою помощь: проект документированной процедуры по анализу со стороны руководства и бота-помощника, который шаг за шагом будет вести вас за руку в сборе данных, подскажет, чтобы ничего не упустить, и поможет сформировать ваш отчет легко, системно и результативно.