Стандартизация и автоматизация процессов – две равнозначно приоритетные, необходимые каждой организации задачи. Наши эксперты более 20 лет выполняют такие проекты, поделимся методологией и практикой на примерах подпроцессов.
Для начала, напомним или разберем, в чем смысл стандартизации процессов. Стандартизация создает правила для повторения деятельности. Соответственно правила должны быть такими, которые обеспечивают:
- лучший результат (качество, сроки, затраты, скорость, объемы, понимание персоналом, исключение ошибок и пр.);
- выполнение процессом всех требований внешних нормативно-правовых актов, в том числе, создание сопроводительной документации;
- сохранение опыта, знаний по процессу (накопление базы поставщиков, опыта работы с клиентами, отработанных рецептур и пр.);
- коммуникацию с другими участниками организации и процессами. Результаты, отклонения от процесса должны оперативно доводиться до сведения лиц, принимающих решения.
Все было бы просто, если было бы всё так идеально и не менялось очень часто. В настоящее время от стандартизации процессов требуется вариативность.
Пример 1:
Хорошая практика менеджмента - внедрить согласования условий сотрудничества с поставщиками, двукратный запрос о снижении стоимости услуг; внедрить показатель для закупщиков - % сэкономленного бюджета закупок в текущем периоде. Фактические ситуации могут сильно отличаться. Например, ключевые поставщики, «проиграв» историю с закупками и обязательным двухкратным запросом о снижении стоимости, заранее для следующей закупки будут ее поднимать.
Другой вариант, при рынке поставщика в данной закупке сотрудничество с организацией при низкой маржинальности и больших затратах на переписывание предложений может быть неинтересным. Поставщик может отказаться от сотрудничества, не иметь его в приоритете, это повлечет проблемы, увеличение внутренних затрат, например, на создание страхового запаса материалов (склады и их обслуживание, «замораживание» денежных средств и др.). Здесь требуется вариативность в реализации стандарта на процесс.
Другое обязательное условие стандартизации процессов – это индивидуальный подход к их стандартизации. Несмотря на то, что все лучшие практики менеджмента известны, они могут для вашей организации оказаться совсем не лучшими, а даже наносящими вред. Часто эксперты применяют такие шаблонные решения, пытаются подогнать процесс под шаблон. Фактически работа по стандартизации должна быть «двухсторонняя»: процесс необходимо изменять под лучшие практики менеджмента, чтобы он обеспечивал вышеуказанные результаты, но и шаблонные решения необходимо менять под индивидуальные особенности процесса и организации, чтобы можно было сделать работающий стандарт на процесс, а не просто красиво оформленный регламент.
Пример 2 по плановому обслуживанию производственного оборудования. Стандартизация процесса предполагает вывод оборудования из эксплуатации для осуществления работ по текущему осмотру, уходу, ремонту. Фактически оборудование может быть загружено производственными заказами, реализация которых для компании будет иметь равнозначно высокую значимость. Для такой ситуации потребуется внедрение оценки рисков продолжения работы на оборудовании без плановых профилактических работ, изменение графика работы инженерной службы для работ в выходные, стандартизацию взаимосвязей с процессом продаж, чтобы обещаемые сроки выполнения заказов не ключевым клиентом учитывали необходимые остановы оборудования для проведения регламентных работ и пр.
Все описанные решения отражают правильный баланс в стандартизации процессов:
- есть шаблонный подход и реализация лучших практик по проведению профилактических работ;
- есть собственные решения, где вывод оборудования в ремонт происходит индивидуально. При этом ключевые клиенты получают производственные заказы вовремя и оперативно, а для других клиентов сроки выполнения заказов согласованно увеличиваются.
Итог получается следующий:
стандартизация процессов- важнейшая составляющая менеджмента, но и сам стандарт на процесс должен соответствовать организации, быть вариативным, индивидуальным и гибким. Задача стандартизации процессов- не рисование красивых картинок, схем, а в создании работающих, подходящих организации процессов
ОРЕКС
Стандартизация процессов, разработка систем управления
expert@orexpro.com