85% американцев говорят, что не умеют расставлять приоритеты так, как им бы хотелось. Вы когда-нибудь пропускали сроки, забывали что-то важное или не делали то, что хотели бы сделать? Если да, то научиться расставлять приоритеты может стать ответом.
Расстановка приоритетов — один из самых важных навыков, которым нужно овладеть, чтобы добиться успеха в жизни. Может быть сложно определить, что действительно важно и на что направить свое время и энергию. Вот почему так важно расставлять приоритеты в задачах. Сев и критически обдумав, какие дела наиболее важны — какие из них «двигают стрелку» к вашим целям, — вы сможете быстрее осуществить свои мечты и планы.
В этой статье я поделюсь практическим руководством с моими лучшими советами о том, как расставить приоритеты в жизни, чтобы добиться успеха. Вы узнаете, как оценивать задачи, определять главные приоритеты и лучшие методы выполнения конкретных задач, которые необходимы.
Важность расстановки приоритетов в жизни
Расстановка приоритетов необходима для личного и профессионального успеха. Без четких приоритетов легко увязнуть в огромном объеме задач и обязанностей, с которыми мы сталкиваемся ежедневно. Расстановка приоритетов имеет решающее значение для эффективного управления временем, сосредоточенности, достижения целей, снижения стресса и принятия решений.
Прежде чем начать расставлять личные приоритеты, найдите минутку, чтобы заглянуть в будущее. Где вы хотите оказаться через пять лет? Создайте мысленную картину своего идеального, лучшего будущего, а затем подумайте о шагах, которые вам нужно будет предпринять, чтобы сделать его реальностью.
Помните, неважно, откуда вы идете. Важно только то, куда вы направляетесь. И составление списка приоритетов, включая ежедневные приоритеты и даже неприятные задачи, которые помогут вам достичь ваших жизненных целей, — это самый быстрый способ добраться туда.
Основные шаги по расстановке приоритетов в вашей жизни
Расстановка приоритетов в задачах поможет вам сузить круг мельчайших ежедневных дел, которые вам нужно выполнить, чтобы осознать общую картину. Вот основные шаги, которым вам нужно следовать, чтобы расставить приоритеты и приступить к выполнению всех необходимых задач.
Шаг №1: проясните свои ценности и видение
Прежде чем углубляться в приоритеты и задачи, вам нужно сначала определить свои основные ценности и убеждения. Это то, что для вас важнее всего в жизни. Примерами могут служить честность, надежда, сострадание, семья, честность, справедливость, веселье, инновации или здоровье. Важно знать, что это такое, потому что они определяют ваш образ жизни.
Далее определите свое долгосрочное видение и цель. Думайте о своем видении как о своем «зачем». Видение помогает вам уменьшить масштаб и посмотреть на общую картину, понимая самые важные вещи, которые вы хотели бы достичь в жизни. Цель похожа. Ваша цель дает вашей жизни направление. Часто цель связана с вашими уникальными дарами или талантами.
Вам следует расставить приоритеты в своих целях на основе ваших ценностей и видения. Например, возможно, одной из ваших основных ценностей является справедливость, и у вас есть видение, чтобы основать некоммерческую организацию. В этом случае ваши цели могут заключаться в том, чтобы выяснить, какая социальная проблема имеет для вас наибольшее значение и как вы можете удовлетворить эту потребность; выбрать название и миссию, стать корпорацией, подать заявку на освобождение от налогов; и создать бизнес-план.
Это всего лишь один пример. У всех разные ценности и убеждения. Однако важно понимать, что вам нужно знать, что для вас важно, прежде чем вы сможете начать расставлять приоритеты в своей жизни.
Если вам нужна помощь в постановке правильных целей, начните с моей памятки по целям SMART . Этот бесплатный ресурс проведет вас через то, как прояснить свои цели и сосредоточить усилия. Это хорошая отправная точка для тех, кто надеется научиться расставлять приоритеты. И оттуда вы будете на пути к успеху.
Шаг №2: Оцените важность и срочность
Сядьте и напишите список всех ваших задач и обязанностей. Включите задачи, которые связаны с вашей работой или профессиональной жизнью; вашей личной жизнью; и любыми другими вещами, которые вы хотели бы выполнить. Отсюда вы упорядочите свой список в соответствии с тем, какие задачи наиболее важны для достижения ваших целей, а какие — наименее важны.
Как только вы определили, как ранжируются ваши задачи, начните с самых важных. Никогда не поддавайтесь искушению сначала разобраться с мелочами. Не начинайте с конца списка и не продвигайтесь к важным задачам в верхней части. Хотя это естественная человеческая тенденция, она неэффективна и непродуктивна.
Когда вы начинаете убирать свои мелкие задачи, вы, кажется, притягиваете все больше и больше мелких задач для работы. Это не увеличивает производительность. Чем дольше и усерднее вы работаете, тем больше мелких задач появляется. К концу дня вы будете истощены, и вы не сделаете ничего ценного. Вот почему я рекомендую всегда начинать с самой важной работы.
Шаг №3: Определите свои главные приоритеты
Разделите задачи в вашем списке на «высокий приоритет», «средний приоритет» и «низкий приоритет». Вот подсказка: те пункты, которые лучше всего соответствуют вашим ценностям и видению, окажут наибольшее влияние на ваш успех.
Если вы не можете решить, с какой задачи начать, попробуйте использовать тактику, которую я называю Метод ABCDE . Вот как это работает:
- Пункты «А» являются наиболее важными и должны быть выполнены.
- Пункты «B» имеют лишь незначительные последствия, если они не выполнены.
- Задачи «С» не имеют последствий
- Задачи «D» следует делегировать кому-то другому, чтобы вы могли сосредоточить свою энергию на задачах «A».
- Элементы «Е» на самом деле не являются необходимыми и должны быть исключены.
Как только вы запишете список, начните с задач «А». При необходимости, можно иметь несколько задач «А». Запишите их как А-1, А-2, А-3 и т. д.
Шаг №4: Оцените потенциальные препятствия
Когда дело доходит до постановки целей, как и во многих других вещах в жизни, лучше всего быть проактивным. Проведите мозговой штурм любых препятствий или завалов, с которыми вы можете столкнуться, пытаясь выполнить самую важную задачу в своем списке. Затем подумайте, как вы будете решать эти проблемы, чтобы избежать отвлекающих факторов и поддерживать свою производительность на высоком уровне.
Этот менталитет решения проблем — хорошая перспектива. К сожалению, жизнь не всегда идет гладко, поэтому вы сэкономите время и избавитесь от головной боли позже, если возьметесь за свои цели и другие задачи, имея готовые решения в заднем кармане.
Вы также можете подумать о возможных последствиях выполнения или невыполнения каждой задачи. Если задача имеет серьезные последствия, сделайте ее высокоприоритетной. Примером задачи с последствиями может быть отчет, который нужен вашему боссу для важной встречи. Если вы не выполните эту важную задачу, это плохо отразится на компании и на вас. Задачи с последствиями должны быть приоритетными. Более легкие или мелкие задачи могут подождать.
Шаг №5: Можно сказать «нет»
Расстановка приоритетов также означает умение говорить «нет» задачам, которые не важны или не соответствуют вашим целям. Это поможет вам сосредоточиться на самых важных задачах и не позволит вам отвлекаться на менее важные.
Если вы похожи на многих людей, вам может быть трудно говорить «нет». Это может быть потому, что вы хотите нравиться людям, боитесь конфликтов или вам нравится быть занятым и помогать другим. Хотя все это естественные причины, вы не можете делать все. И если вы чувствуете, что у вас слишком много приоритетов, это может быть признаком того, что вам нужно научиться говорить «нет».
Не чувствуйте себя виноватым, если отклонили просьбу. Вот несколько фраз, которые можно использовать:
- «К сожалению, сейчас у меня нет для этого пропускной способности».
- «Боюсь, я не могу. Может, лучше спросить X?»
- «Я польщен, что вы меня пригласили, но сейчас я не могу этого сделать».
Шаг №6: Составьте план
Определив приоритеты, составьте план выполнения каждой задачи. Разбейте более крупные задачи на более мелкие, более управляемые шаги и установите сроки для каждого этапа. Это поможет вам не сбиться с пути и добиться прогресса в достижении своих целей.
Помните, что первые 20% любой задачи обычно составляют 80% ее ценности. Как только вы начинаете работать над этой задачей, первые 20% времени, которое вы тратите на планирование и организацию ресурсов, необходимых для ее выполнения, обычно составляют 80% вашего успеха. При расстановке приоритетов всегда фокусируйтесь на первых 20% задачи. Принимайтесь за нее и сделайте ее. Следующие 80% будут протекать гладко, как только будут выполнены первые 20%.
Например, если вы занимаетесь продажами, то получение первой встречи, на которой вы встречаетесь лицом к лицу с лицом, принимающим решения, составляет первые 20% сделки. Но на нее приходится 80% ценности всего процесса продаж. Презентация, закрытие продажи, последующие действия и поставка продукта или услуги представляют собой вторые 80%, которые составляют только 20% ценности. Вот почему вам нужно определить, с чего начать каждую задачу, а затем сразу же погрузиться в нее.
Шаг №7: Регулярно проводите повторную оценку
Наши жизненные приоритеты могут меняться со временем. Это естественно и нормально. Но это значит, что вам нужно регулярно переоценивать свои возможности. Это поможет вам оставаться сосредоточенными на своих целях и гарантировать, что вы вкладываете свое время и энергию в те задачи, которые сейчас наиболее важны.
Регулярно планируйте время в своем календаре, чтобы пересматривать свои цели, устанавливать приоритеты и планировать наперед. Вы можете делать это раз в квартал. Подумайте о своих текущих целях и подумайте, соответствуют ли они вашему видению и предназначению. Если да, продолжайте работу над списком задач на полной скорости. Если нет, вам, возможно, придется подкорректировать эти цели или, в некоторых случаях, вернуться к чертежной доске, чтобы придумать новые.
Дополнительные советы, которые помогут вам определить приоритеты
Будьте реалистами
Да, существует такая вещь, как слишком много приоритетов. И если вы переусердствуете с постановкой целей, вы будете уязвимы для отвлекающих факторов, выгорания и негативных чувств. Длинный список дел не всегда лучше! Сколько приоритетов слишком много? Оставайтесь реалистичными в отношении своих способностей, ресурсов и энергии: я рекомендую сосредоточиться не более чем на 3-5 приоритетах в любой момент времени.
Определите, что срочно
Срочная задача — это то, что требует немедленного внимания. Это может быть телефонный звонок, на который нужно ответить, или просьба кого-то отредактировать проект. Помните, что «срочная» задача — это не обязательно то же самое, что «важная». Важные задачи помогают двигаться вперед с вашими долгосрочными целями и планами. Вот почему важные задачи обычно должны иметь приоритет над срочными.
Составьте список дел
Задействуйте свои организационные навыки и расставьте приоритеты задач, всегда работая по списку. Когда появляется что-то новое, добавьте это в список, прежде чем что-то делать. Я рекомендую выделить несколько минут в конце каждого рабочего дня, чтобы написать список дел на следующий день.
Сосредоточьтесь на том, что важно
Не все пункты вашего списка дел должны быть выполнены немедленно. Определите, что является самым важным, и начните с этого. Помните, что одна задача, которая, скорее всего, является самой важной в любой момент времени, — это та, которая будет способствовать вашим долгосрочным целям. Если задача и важная , и срочная, ее нужно выполнить немедленно. Но если пункты в вашем списке либо важные , либо срочные, выполните важные сейчас, а для срочных запланируйте время на более позднее время.
Разбей это
Безболезненно расставьте приоритеты , используя метод ABCDE, описанный ранее в этой статье. Затем установите себе четкие сроки для каждой задачи. Работа над серией небольших, крохотных задач кажется гораздо менее пугающей, чем очертя голову нырять в большие.
Будьте гибкими
Хотел бы я сказать вам, что ваши планы будут осуществляться без сучка и задоринки, и вы легко достигнете своих целей в кратчайшие сроки. Но мы с вами оба знаем, что это, скорее всего, неправда. Жизнь идет. Графики меняются. Возникают проблемы. Вот почему вам нужно быть гибкими — способными и готовыми к повороту в любой момент. Облегчите адаптацию, заранее придумывая решения потенциальных проблем.
Делегат
Вам не обязательно всегда делать все самостоятельно, особенно определенные задачи, которые могут не соответствовать вашим навыкам. Изучите искусство делегирования, чтобы успевать делать больше за меньшее время. Чтобы делегировать эффективно, найдите человека, который обладает навыками и знаниями, необходимыми для этой задачи. Затем, если он доступен, четко обозначьте сроки, результат и другие ожидания, которые вы ищете. Будьте готовы ответить на любые вопросы в ходе процесса.
Делайте перерывы
Перерывы могут показаться нелогичными, если вы усердно работаете над достижением своих приоритетов и целей. Но на самом деле отдых и игра являются важными частями процесса. Выделите хотя бы один день в неделю, когда вы ничего не делаете, кроме отдыха, — проведите время с семьей или друзьями, подвигайтесь, займитесь хобби, которое вам нравится, чем бы это ни казалось вам. Вы обнаружите, что чувствуете себя отдохнувшим и готовым снова окунуться в работу.
Празднуйте прогресс
Вся работа и никакого празднования — это быстрый путь к выгоранию. Не забывайте время от времени останавливаться, оглядываться на все, чего вы достигли, и хвалить себя. Независимо от того, отправляетесь ли вы в отпуск, балуете себя ужином в ресторане или просто признаете, что отлично справляетесь, важно отмечать прогресс, которого вы добиваетесь на пути к достижению своих целей. Поздравляем с хорошо выполненной работой!
Научитесь расставлять приоритеты для достижения успеха
Расстановка приоритетов — ключевой ингредиент для достижения успеха в жизни. Проясняя свои ценности и видение, определяя главные приоритеты, создавая план и график, а также проявляя гибкость и адаптивность, вы сможете достичь своих целей и жить полноценной жизнью.
Не забывайте регулярно переоценивать свои приоритеты, корректировать свой план и расписание при необходимости и учиться говорить «нет», когда что-то не соответствует вашим ценностям и видению. С помощью этих практических советов вы сможете расставить приоритеты в жизни для достижения успеха.
Если вам нужна помощь в постановке правильных целей, начните с моей памятки по целям SMART . Этот бесплатный ресурс проведет вас через то, как прояснить свои цели и сосредоточить усилия. Это хорошая отправная точка для тех, кто надеется научиться расставлять приоритеты. И оттуда вы будете на пути к успеху.
Продолжение следует . . .