Эффективная коммуникация — ключ к построению лучших отношений.
Ваши профессиональные и личные отношения с другими зависят от вашей способности выражать себя так, чтобы вас понимали. Развитие навыка активного слушания позволяет вам также понимать других.
Ясная коммуникация поможет вам избежать недоразумений, углубить существующие связи и привлечь больше возможностей. Понимание основных принципов эффективной коммуникации может улучшить ваши навыки межличностного общения в различных ситуациях.
Сегодня я хочу поделиться с вами тем, что такое эффективное общение, его преимуществами и ценными советами о том, как эффективно общаться в любой ситуации.
Что такое эффективная коммуникация?
Эффективная коммуникация происходит тогда, когда и отправитель, и получатель сообщения чувствуют себя удовлетворенными, а само сообщение передано и получено так, как предполагалось.
В общении всегда участвуют отправитель и получатель, и часто обе стороны играют обе роли, как в разговоре.
Когда вы общаетесь с другим человеком, вот что происходит:
- Вы посылаете сообщение в форме слов, языка тела, мимики, изображений или звуков.
- Затем сообщение получает другой человек, который интерпретирует его в своем сознании, основываясь на своих собственных мыслях, чувствах и т. д.
- В большинстве случаев, чтобы продолжить общение, другой человек формулирует ответ и отправляет его обратно. Если ваше сообщение в форме написанной вами книги или созданного вами произведения искусства, человек, скорее всего, не ответит. Но обычно общение — это улица с двусторонним движением, в которой происходит обмен языком и невербальной коммуникацией.
- Затем вы получаете их ответ и переводите его в смысл и значение.
- Чтобы продолжить общение, вы отправляете свой ответ обратно.
- Такая картина продолжается до тех пор, пока разговор не подойдет к концу.
Эффективная коммуникация начинается с ясности в вашем собственном сознании относительно того, что вы хотите передать. Использование инструментов коммуникации может повысить ясность и эффективность вашего сообщения.
Затем будьте ясны, когда вы передаете сообщение, и убедитесь, что другой человек слышит и понимает посланное вами сообщение. Практикуйте активное слушание и эффективные навыки общения, продолжая разговор.
Как эффективно выразить себя
Эффективные коммуникаторы ясно и кратко излагают то, что они хотят сказать, написать или передать.
Они заботятся о человеке, с которым общаются, поскольку они не только хотят быть понятыми, но и хотят понимать другого человека. Хорошие коммуникаторы уверены в себе , вежливы и дают правильную информацию.
Мое любимое слово в общении — ясность .
Многие проблемы в жизни возникают из-за отсутствия ясности. Мы слышим вещи, но можем не получить всю информацию или не обратить внимания, поэтому мы не полностью понимаем тему. Мы также говорим вещи, но они могут звучать нечетко.
Чтобы быть ясным, остановитесь и подумайте, а затем продолжайте медленно. Использование позитивного языка тела может усилить ваши вербальные сообщения и создать благоприятное впечатление.
Еще один отличный способ улучшить общение — перефразировать или повторить что-то, когда становится ясно, что собеседник не понял вашего сообщения.
Я говорю по-французски, по-немецки и по-испански, а также я занят изучением русского и китайского. Одна из вещей, которую я усвоил, это то, что если вы говорите что-то на своем ограниченном языке, а кто-то, похоже, не понимает, перефразируйте и повторите.
Если они все еще не понимают, перефразируйте, повторите и используйте невербальную коммуникацию, пока человек не скажет: «Ха! Теперь я понял».
Способы общения людей
Коммуникация принимает множество форм. Вы общаетесь неформально, когда общаетесь с друзьями или близкими членами семьи, но вы общаетесь более официально, когда находитесь на собеседовании при приеме на работу, выступаете перед большой аудиторией или пишете для международного академического журнала.
Вы общаетесь онлайн и лично. Запись в блоге — это форма общения, как и книга, стихотворение, картина, скульптура и пост в социальных сетях. Разговор между двумя людьми — это общение, как и групповая встреча на работе.
Когда вы обмениваетесь мыслями, знаниями, мнениями или чувствами с другими, вы общаетесь. Эффективные навыки общения имеют решающее значение для улучшения межличностных отношений и выгодного взаимодействия с романтическими партнерами, детьми, начальниками и коллегами.
Вербальное общение
Вербальное общение подразумевает разговор вслух с другим человеком или несколькими людьми. Вы можете общаться устно лицом к лицу или даже когда вы не видите человека, например, по телефону или через дом.
Разговор лицом к лицу может происходить даже тогда, когда вы находитесь на разных концах планеты, чем ваш собеседник, например, во время звонка по FaceTime или встречи в Zoom. Пока вы используете устное слово , вы общаетесь вербально.
Хорошие навыки вербального общения зависят от выбранного вами языка и от того, насколько хорошо вы произносите и произносите слова.
Конечно, вам захочется общаться на языке, который слушатель понимает и на котором он говорит ясно, чтобы снизить вероятность недопонимания.
Когда вы говорите, на ясную коммуникацию также влияет тон вашего голоса, то, как быстро или медленно вы говорите, и высота вашего голоса. Хорошие коммуникаторы варьируют эти качества во время разговора, чтобы придать акцент, создать атмосферу или побудить к ответу.
Например, когда вы задаете вопрос, тон вашего голоса повышается в конце предложения. Ваш голос может стать громче, когда вы выражаете удивление или волнение, но тише, когда вы говорите о деликатной теме.
Ваш слушатель будет знать разницу между сердитым тоном и спокойным или поддерживающим. И вы можете говорить быстро и лаконично в чрезвычайной ситуации, но медленнее, когда обучаете кого-то пошаговым инструкциям.
Невербальное общение
Вместо использования слов невербальное общение предполагает использование языка тела, мимики, невербальных сигналов, жестов рук и других сигналов для передачи сообщения без использования устной или письменной речи.
Невербальное общение почти всегда сопровождает вербальное общение.
Например, было бы трудно говорить о вашем новом повышении без улыбки на лице, которая подчеркивает ваше счастье. Когда вы даете кому-то указания, эффективная коммуникация включает в себя указание и использование других жестов рук.
Зрительный контакт — важный элемент эффективного общения. Когда вы поддерживаете зрительный контакт с собеседником, вы даете ему понять, что вам интересно то, что он говорит. Вы вовлечены и присутствуете, а не отвлекаетесь.
Избегание зрительного контакта часто воспринимается как желание что-то скрыть, нечестность или отсутствие интереса к разговору или к собеседнику.
Другие формы невербальной коммуникации включают вашу позу и то, как вы держите голову, сидите, стоите и ходите. Вы также общаетесь через то, насколько вам комфортно в личном пространстве, и вы общаетесь с другими через нежное прикосновение к руке или плечу, а не толчок, постукивание или рывок.
Письменное общение
Письменное общение включает в себя все, что записано словами, цифрами или другими символами, имеющими значение.
Сюда входит написание письма, электронного письма, текстового сообщения, краткой заметки, комментариев в социальных сетях, вашего первого романа, рекламного щита, отчета по работе, сообщений в блоге и других статей, а также многих других форм письменной речи.
Правильное правописание, грамматика и структура предложений — важные навыки, необходимые для эффективного письменного общения.
При письме эффективный коммуникатор не полагается на тон, поскольку он может быть неверно истолкован. Например, то, что может показаться смешным одному человеку, может показаться саркастическим, запутанным или неуместным другим людям.
Использование кратких и точных слов и фраз улучшит общение, а также приведение подробных примеров, подтверждающих сказанное вами, позволит избежать недопонимания.
Хотя эмодзи и чрезмерное количество восклицательных знаков могут помочь донести вашу мысль в неформальном текстовом сообщении, в других типах письменного общения старайтесь, чтобы слова говорили сами за себя, и избегайте этих вспомогательных средств.
Визуальная коммуникация
Этот тип коммуникации включает изображения, такие как упомянутые мной эмодзи, которые мы используем в текстах или сообщениях в социальных сетях. Мемы, фотографии, видео, рисунки и иллюстрации — это другие типы визуальной коммуникации.
Слайд-презентация — это хороший инструмент коммуникации для семинара или встречи. Диаграммы, графики и диаграммы могут помочь упростить данные, организовав их в виде изображений.
Физическая модель нового проекта здания, разработанного архитектором, или чертеж того, как вы хотели бы перепланировать офисное пространство, могут значительно улучшить коммуникацию по концепции, о которой сложнее говорить или писать.
Массовая коммуникация
Хотя мы часто думаем, что эффективная коммуникация подразумевает общение двух человек или группы людей, массовая коммуникация идет на шаг дальше.
Это подразумевает общение с большой группой людей и, возможно, даже с аудиторией, которую вы никогда не видите.
Например, когда вы пишете книгу, вы создаете ее для большой аудитории, которая, как вы надеетесь, будет расти и расти. Проведение вебинара или публичное выступление на арене — еще два типа массовой коммуникации. Дополнительные каналы включают телевидение, радио и социальные сети.
Хорошая коммуникация в таких условиях требует определения вашей целевой аудитории (или людей, которых вы хотите охватить), а также понимания того, что для них важно и будет наиболее полезно.
Групповое общение
Распространенные типы групповой коммуникации включают встречи и дискуссионные группы. В групповой коммуникации разговор происходит в группе коллег, членов семьи, друзей или незнакомцев на улице, например.
Зрительный контакт и другие невербальные сигналы могут быть очень важны в ситуациях, когда одновременно разговаривают несколько человек или разговор быстро переходит от одного человека к другому.
Групповое общение может происходить и с помощью цифровых средств, таких как конференц-связь, обсуждения в Slack, групповые электронные письма и общекорпоративные меморандумы. Четкое общение подразумевает предоставление каждому возможности высказаться, слушание других, стремление быть полезным и четкое выражение своих мыслей.
Слушание
Слушание — это важный компонент эффективной коммуникации. Быть хорошим слушателем так же важно, как и уметь выражать себя, и может иметь большое значение в построении как личных, так и профессиональных отношений.
Слушая человека, с которым вы разговариваете, или читая его ответ на ваше электронное письмо, текстовое сообщение или комментарий, вы начинаете понимать, что для него важно.
Это имеет важное значение в ходе переговоров, решения проблем, урегулирования разногласий или в любом другом случае, когда затрагиваются чувства и идеи обеих сторон.
Слушая, вы также можете оценить, понимают ли вас или вам необходимо дополнительно пояснить свою точку зрения.
Как быть хорошим слушателем
Быть хорошим слушателем — это больше, чем просто слышать, что говорит другой человек. Это активное слушание его слов, а также внимание к его чувствам и эмоциям, наблюдение за его языком тела и терпеливое ожидание, пока не наступит ваша очередь говорить.
Когда вы искренне заботитесь о другом человеке и результате общения, активное слушание происходит более естественно. Понимание собственных чувств также имеет решающее значение, поскольку оно повышает эмоциональный интеллект и помогает управлять эмоциями во время взаимодействия. Вот несколько дополнительных советов по улучшению навыков слушания и практики активного слушания.
Обращать внимание
Будьте в присутствии и сосредоточьтесь на том, что говорит другой человек, и на невербальных сигналах, которыми он делится. Минимизируйте внешние отвлекающие факторы, найдя обстановку, способствующую позитивному разговору.
Спокойные внутренние отвлечения, такие как размышления о других вещах или о том, что вы собираетесь сказать дальше. Иногда самым важным аспектом хорошей коммуникации является умение слушать и позволять говорящему быть услышанным.
Не перебивай
Ваша способность воздерживаться от прерывания собеседника поможет ему почувствовать, что вас волнует то, что он говорит, и что его мысли и чувства обоснованы. Это позволяет говорящему закончить свою точку зрения, прежде чем вы сможете высказать или высказать суждения.
Когда они почувствуют, что их услышали, они с меньшей вероятностью будут перебивать вас, что позволит сбалансировать процесс общения и прийти к решению.
Также следите за своими невербальными сигналами. Если ваши мысли блуждают или говорящий думает, что вы становитесь нетерпеливым, вы прервете его мысли, и он может отключиться.
Поддерживайте зрительный контакт
Поддержание зрительного контакта является ключом к активному слушанию. Это показывает, что вы заинтересованы и вовлечены. Не смотрите на часы или телефон, так как это посылает четкий сигнал, что вы не полностью вовлечены в разговор.
Дать отзыв
Подавайте невербальные сигналы, показывающие, что вы слушаете, например, кивайте головой или говорите «да», «угу» или «расскажите мне больше». Чтобы убедиться, что вы правильно поняли, время от времени перескажите сказанное своими словами и спросите, правы ли вы.
Имейте открытый язык тела
Пусть ваш язык тела выразит вашу заинтересованность в разговоре. Открытый язык тела включает в себя прямую постановку лица к человеку, поворот туловища и ног к нему и поддержание зрительного контакта.
Держите руки по бокам, а не скрещивайте их на груди. Постарайтесь сохранять спокойное и расслабленное поведение, что поможет сохранить спокойствие говорящего. Использование языка тела для передачи позитивных чувств и согласование невербальных сигналов с вербальной коммуникацией может создать благоприятное впечатление и избежать путаницы или недоверия. Контролируйте свои эмоции, чтобы вы могли минимизировать свои реакции, если начнете расстраиваться, злиться, нетерпеливо относиться к другим отвлекающим эмоциям.
Задавайте уточняющие вопросы
Если вы не понимаете, спросите. Вы можете сказать: «Я хочу убедиться, что правильно понял, что вы имели в виду, когда сказали...» Или вы можете попросить привести пример или более подробную информацию. Когда вы задаете вопросы, вы облегчаете понимание, а также показываете, что слушаете.
Препятствия к общению
Процесс эффективного общения может страдать от множества препятствий, которые могут помешать вашим личным и профессиональным отношениям с другими людьми.
Плохая коммуникация на рабочем месте может привести к провалу проектов и потере дохода, в то время как плохая коммуникация в личной жизни может привести к неудачным или нестабильным отношениям.
Избегайте этих ненужных потерь, распознавая и преодолевая барьеры в общении, такие как культурные и языковые различия, а также шум.
Шум может быть физическим, например, шум грузовиков, телевизора, разговоров людей, работы механиков и т. д., но это также может быть внутренний шум.
Один из вас или оба могут быть голодны или отвлечены. Это может быть эмоциональный шум. Человек может быть несчастен или взволнован. На одного из вас может влиять шум, который заставляет вас интерпретировать то, что говорит другой, по-другому. Проблемы с психическим здоровьем могут препятствовать способности слушать и развивать здоровые отношения.
Закрытый язык тела может указывать на то, что вы не слушаете, и останавливать общение. Нездоровые привычки общения, такие как споры, обвинения, попытки избежать конфликта вместо его разрешения и негативные мысли, препятствуют эффективному общению.
Коммуникация требует отправки сообщения и его получения. Оно проверяется и отправляется обратно. Затем оно также принимается и проверяется. Лучше быть уверенным на каждом этапе транзакции, что люди отправляют и получают с ясностью и без барьеров.
Эффективные навыки онлайн-общения
Общение онлайн является нормой в бизнесе и в каждом аспекте нашей жизни. Мы совершаем деловые сделки с помощью видеозвонков, налаживаем контакты по электронной почте, продвигаем наши услуги и продукты на веб-сайтах, в подкастах и социальных сетях и отправляем более 18 миллиардов текстовых сообщений по всему миру каждый день.
Онлайн-общение имеет аспект анонимности во многих случаях и возможность «спрятаться» за экраном во многих ситуациях. Важно осознавать, что по ту сторону клавиатуры находится другой человек, и сосредоточиться на построении отношений и эффективном общении.
Помните, что большая часть информации, которую вы предоставляете в Интернете, является постоянной, поэтому вам следует сделать ее дополнительным представлением о вас и избежать неловких или неприятных ситуаций.
Следуйте этим советам, чтобы развить навыки, которые приведут к эффективному общению с другими людьми в Интернете.
Будьте вежливы
Золотое правило взаимоотношений применимо к онлайн-общению в той же степени, что и к личному контакту. Относитесь к другим с уважением, когда пишете ответ по электронной почте расстроенному клиенту или конфликтному коллеге. Следите за тем, как ваши ответы, выражение лица и язык тела воспринимаются во время видеоконференций.
Действительно слушайте других
Обращайте внимание на невербальные сигналы, которые подают другие во время онлайн-встречи. Если они выглядят скучающими, смущенными или неловкими, задавайте им вопросы или вовлекайте их в разговор, чтобы успокоить их.
Слушайте письменные ответы по выбору слов, по тому, насколько длинным или коротким является их ответ, и по тону, который передается. Сосредоточьтесь на ответах, которые будут строить отношения, разрешать конфликты и предотвращать недоразумения.
Корректируемое письменное сообщение
Опечатки создают непрофессиональное и неотшлифованное впечатление и могут привести к путанице. Развивайте навык тратить время на прочтение написанного перед нажатием «отправить», чтобы произвести правильное впечатление. Прочитайте написанное так, как будто вы — получатель, и убедитесь, что оно передает то, что вы имели в виду.
Предоставьте полную информацию
Если кто-то задал несколько вопросов, ответьте на все из них, а не избегайте тех, на которые вы не хотите отвечать. Предоставьте достаточно информации, чтобы дать получателю то, что ему нужно для принятия решения или удовлетворения потребности.
Будьте кратки
Используйте ясный и прямой язык. Если вам нужно написать длинное электронное письмо, текст или комментарий, организуйте его в короткие абзацы, чтобы он не был визуально подавляющим. Длительная онлайн-встреча может быть утомительной, поэтому сделайте свои презентации максимально краткими, по возможности дополняя их письменной коммуникацией.
Развивайте эмоциональную осознанность
Эффективное общение требует настроя на свои чувства и чувства других. Это называется эмоциональной осведомленностью или эмоциональным интеллектом. Это ключевой компонент способности понимать других и себя, чтобы вы могли строить здоровые, значимые и продуктивные отношения.
Общаясь с кем-то, подумайте о чувствах, которые он может испытывать в данный момент. Часто эмоции человека влияют на то, насколько хорошо он может сосредоточиться на том, что вы говорите, и на то, как он реагирует.
Например, если кто-то борется с личной проблемой, он может быть с вами резок, независимо от того, насколько хорошо вы выражаете свои мысли.
Используйте эмпатию, чтобы построить доверие и исправить недопонимание. Когда вы эмпатичны, вы способны понять эмоции человека и соотнестись с тем, что он чувствует или переживает.
Это приводит к состраданию, что снижает уровень стресса и дает вам возможность оказать поддержку, помочь решить проблему или укрепить доверие.
Оставайтесь в контакте со своими собственными эмоциями. Получите более глубокое понимание того, что вызывает ваши эмоции, чтобы вы могли лучше контролировать свои реакции. Хотя нормально чувствовать себя оборонительным или напряженным, когда руководитель сталкивается с проблемой, то, как вы реагируете на свои чувства, находится под вашим контролем.
Практикуйте осознанность и спокойствие. Развивайте навык думать, прежде чем говорить или реагировать, чтобы дать себе время на размышления.
Избегайте принятия решений, когда вы эмоционально заряжены. Даже положительные эмоции, такие как волнение и чрезмерное счастье, могут заставить вас согласиться на вещи, на которые вы в противном случае не согласились бы.
Распознавайте недоразумения и старайтесь решать их с помощью открытого и честного диалога. Обращайте внимание на выражения лица, такие как хмурый взгляд, улыбка, нахмуренные брови или закатывание глаз, которые могут указывать на то, что чувствует человек. Задавайте ему вопросы, которые могут помочь ему выразить свои чувства, чтобы прояснить ситуацию.
Как общаться в сложных ситуациях
Иногда вам приходится сообщать неприятные новости или иметь дело со сложной ситуацией с кем-то или группой людей. То, как вы используете свою речь, язык тела и невербальные сигналы, может помочь разрядить напряженные ситуации и сильные эмоции.
Когда эмоции накалены, не забывайте слушать, наблюдать и ждать, чтобы заговорить. Поддерживайте зрительный контакт, чтобы показать, что вы вовлечены в разговор, и используйте спокойный голос, чтобы снять напряжение. Чтобы успокоить свои собственные нервы, сделайте несколько глубоких вдохов и соберитесь с мыслями.
В опасных для жизни ситуациях или чрезвычайных ситуациях будьте прямолинейны и спокойны. Возьмите на себя ответственность, давая четкие, краткие указания уверенным, сдержанным голосом. Демонстрация того, что вы надежны и успокаиваете, поможет другим сохранять спокойствие и принимать правильные решения.
В ситуациях горя ваши действия и молчание могут быть более эффективными, чем то, что вы говорите. Иногда просто сидеть рядом с кем-то, касаться его руки, держать его за руку или обнимать его, пока вы слушаете, — это именно то, что ему нужно.
Если вы оказались втянуты в жаркую дискуссию, согласитесь отложить ее и вернуться к ней, когда эмоции улягутся. Хорошие решения редко принимаются в пылу момента. Если кому-то нужно уйти, позвольте ему это сделать. Он будет спокойнее, когда вернется, и вы оба сможете общаться более эффективно.
Не стоит недооценивать значение юмора в разрядке сложной ситуации. Когда это уместно, легкомыслие может снять напряжение момента, помочь вам наладить связь и сосредоточиться на решениях, а не на проблеме.
Развивайте эффективные навыки общения
Будучи эффективным коммуникатором, вы сможете построить выдающиеся профессиональные и личные отношения и привлечь больше возможностей, которые изменят вашу жизнь, для вас и вашей организации.
Продолжение следует . . .