В условиях современного бизнеса гибридные совещания становятся неотъемлемой частью рабочего процесса. Они позволяют объединить сотрудников, работающих как в офисе, так и удаленно, создавая условия для продуктивного взаимодействия. В то время как гибридный формат работы создает трудности для директоров и сотрудников высшего звена, гибридные совещания позволяют справляться с будущими рисками.
Особенно это важно для Совета директоров. Совещания директоров требуют реструктуризации для повышения ценности и вовлеченности. Рост популярности гибридных практик способствует появлению нового формата, который компании могут использовать, и некоторые из них прилагают большие усилия, чтобы получить максимальную выгоду. Компания Microsoft была отмечена за свое последнее ежегодное общее собрание, предоставив акционерам возможность подавать предложения в виде видео, чтобы эффективно отстаивать свою точку зрения. Руководители откровенно отвечали на вопросы акционеров, улучшая впечатления участников и делая собрание запоминающимся благодаря гибридным процессам.
Успех гибридной встречи зависит от эффективного управления, предлагаю систему, которая помогает директорам и руководителям высшего звена устранять потенциальные проблемы.
Шаги перед встречей
- Составление повестки дня: создайте повестку дня для совещания, чтобы подготовить участников, сосредоточить внимание на мероприятии и стимулировать участие. Повестка дня должна быть четкой и лаконичной, в ней должна быть указана цель совещания и решения, которые необходимо принять.
- Обеспечьте надежную кибербезопасность: цифровая устойчивость имеет первостепенное значение для гибридного формата работы. Убедитесь, что Ваша деятельность соответствует (или даже превосходит) действующим региональным и глобальным нормам, таким как постановление Комиссии по ценным бумагам и биржам о кибербезопасности, чтобы обеспечить безопасность участников и данных.
- Доступ к соответствующим материалам: перед встречей отправьте всем участникам соответствующие материалы для чтения и важную документацию в цифровом формате, чтобы у всех присутствующих был доступ к этой информации и возможность подготовить вопросы.
Во время встречи
- Привлеките специалистов в нужной области: в зависимости от повестки дня не все участники будут иметь отношение к встрече, поэтому убедитесь, что на звонок приглашены нужные специалисты. Например, если на повестке дня стоит вопрос о соблюдении требований кибербезопасности, убедитесь, что есть платформа, на которой ИТ-специалисты и юристы могут внести свой вклад и дать рекомендации. Ключевое преимущество гибридной встречи — доступ к мировым экспертам без перерывов и дорогостоящих командировок, которые отнимают время и увеличивают углеродный след компании.
- Распределите роли: Чтобы сократить время, потраченное впустую, и повысить качество разговора, назначьте фасилитатора или модератора для управления звонком. Модераторы структурируют встречу и следят за тем, чтобы все голоса были услышаны. Для гибридных звонков также требуется секретарь, который будет записывать ключевые моменты и действия, которые необходимо предпринять после встречи.
- Составьте план коммуникации: гибридные совещания подразумевают, что некоторые участники находятся в зале, а другие участвуют в них виртуально. План коммуникации обеспечивает равенство для всех участников независимо от их местонахождения. Все участники должны быть на экране, их голоса должны быть отключены, пока общаются другие, но им должна быть предоставлена равная возможность отвечать на вопросы. Важная информация должна быть доступна всем для повышения вовлеченности и понимания.
- Уделяйте время вопросам и замечаниям по существу:Основная критика гибридных (или удаленных) совещаний заключается в том, что они подавляют голоса тех, кто не находится в комнате или не управляет мероприятием. Чтобы избежать этого, модератор должен уделять время вопросам и ответам на них, поощряя участие и обеспечивая эффективное прослушивание всех голосов в сбалансированной беседе.
- Определите точки соприкосновения: гибридные совещания должны быть местом для ценных и полезных обсуждений. Таким образом, точки соприкосновения и решения должны быть чётко сформулированы. Может быть полезно записать совещание, чтобы участники могли наверстать упущенное и просмотреть запись в удобное время.
Шаги после совещания
- Создайте систему контроля за выполнением пунктов плана: Чтобы обеспечить выполнение действий после совещания, секретарь или тот, кто ведет записи, должен отмечать задачи, которые необходимо выполнить, и назначать ответственных за их выполнение.
- Отчитывайтесь о целях асинхронно: после того, как совещание будет закрыто и ответственность за выполнение задач будет распределена, все последующие задачи должны быть спланированы и отображены в пространстве для совместной работы. Это позволит сформировать культуру прозрачности как для директоров и руководителей высшего звена, так и для соответствующих сотрудников.
- Следите за достижением целей: для обеспечения подотчетности и сотрудничества прогресс, достигнутый на встрече, должен отслеживаться в общем цифровом пространстве, чтобы все были в курсе. Прогресс в достижении цели должен визуализироваться и отчитываться о нем для достижения более масштабных целей организации.
Эффективное проведение гибридных совещаний требует внимания к деталям и понимания потребностей команды. Создание комфортной атмосферы, использование технологий и управление временем помогут вам достичь желаемых результатов.Если вы хотите углубить свои знания в области управления командой или получить индивидуальную консультацию по вопросам организации рабочих процессов, я буду рада помочь вам! Моя миссия — поддерживать профессионалов в их стремлении к самосовершенствованию и эффективному взаимодействию в команде.
Свяжитесь со мной для получения дополнительной информации о консультациях и тренингах!