Согласитесь: самый тихий и спокойный рабочий день года – первый день после новогодних каникул, когда еще не навалилась лавина дел. Самое время – наточить карандаши, наметить контуры планов и настроить свои рабочие приложения.
Надеемся, вы уже успели закрыть в 1С:Документообороте все задачи прошлого года или перенести их на нынешний? Предлагаем чек-лист от 1С-КПД: что следует настроить в системе, чтобы в ближайшие 12 месяцев работа была максимально продуктивной.
1. Обновляем производственный календарь
Производственный календарь – один из ключевых элементов управления временем в 1С:Документообороте. Он определяет, какие дни в течение года будут считаться рабочими, а какие – выходными и праздничными. Правильное заполнение календаря гарантирует, что система будет корректно рассчитывать планы проектов, сроки выполнения задач и процессов, трудозатраты сотрудников.
Команда «Заполнить календарь» в карточке производственного календаря автоматически заполняет его, исходя из пятидневной недели: рабочие дни отмечаются черным цветом, выходные – красным. Остается указать праздничные, предпраздничные дни и переносы выходных.
В карточке графика работы можно уточнить начало и окончание времени работы в предпраздничные и некоторые другие дни (например, когда проходят корпоративные мероприятия).
Также для отдельных подразделений и сотрудников в системе можно установить особый график работы, который отличается от основного, действующего для всего предприятия.
2. Настраиваем номенклатуру дел
В 1С:Документообороте каждое дело символизирует бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Соответственно, номенклатура дел – систематизированные папки, в которых документы хранятся в течение определенного срока.
Поэтому важно проводить ежегодный аудит номенклатуры дел. Проверять ее актуальность, закрывать завершившиеся дела, передавать в архив закрытые документы, распечатывать описи для бумажных томов. Отметим, что дела, переходящие из года в год, закрывать не нужно. Это могут быть дела длительного формирования, личные, включающие устав организации, регистрационно-учетные журналы и т.д.
Следующий шаг после аудита – настройка номенклатуры дел на новый год. Важно проверить права доступа к документам и настроить их хранение в соответствующих делах номенклатуры. При необходимости можно изменять состав дела: добавлять или удалять типы документов, изменять информацию о деле, включая описание, категории ответственных лиц и сроки выполнения дел.
Если в компании уже ведется номенклатура дел, на следующий год ее можно скопировать полностью или частично. Для этого надо нажать кнопку «Еще» в окне справочника «Номенклатура дел» и выбрать команду «Скопировать номенклатуру дел».
3. Выстраиваем логичную нумерацию
По умолчанию в 1С:Документообороте нумерация документов с Нового года начинается заново. И это хороший повод выстроить на очередной год логичный порядок присвоения документам регистрационных номеров в зависимости от их реквизитов.
Например, можно настроить независимую нумерацию для дополнительных соглашений, чтобы их нумерация к каждому договору начиналась с единицы и продолжалась по возрастающей.
Понятная и логичная нумерация, прописанная в системе, избавляет сотрудников от соблазна вводить номера вручную. Снижается риск появления некорректных форматов, пробелов и дублей в нумерации документов. А независимая нумерация по видам, тематикам документа, подразделениям, проектам, связанным документам и т.д. вносит еще больше порядка в документооборот и упрощает поиск в системе.
4. Корректируем шаблоны
Шаблоны документов в разы ускоряют их подготовку, помогают избегать ошибок в данных и обеспечивают единые корпоративные стандарты в оформлении и содержании документов компании.
Но время идет, бизнес-среда и задачи компании меняются. Поэтому важно периодически обновлять шаблоны. А прямо сейчас можно скорректировать данные (например, даты), которые потеряли актуальность в новом году.
5. Проверяем оригиналы
До сих пор компании, внедрившие СЭД, с частью контрагентов вынуждены обмениваться документами на бумаге. А контрагенты – иногда забывают прислать подписанные оригиналы договоров, актов выполненных работ и т.д. Либо эти документы теряются в пути.
Если в карточке вида документа включить флажок «Контролировать наличие оригинала», система поможет найти зарегистрированные документы (со скан-копиями или без), которые не имеют бумажных оригиналов.
6. Актуализируем данные
1C:Документооборот позволяет отследить неактуальные данные – задачи уволившихся сотрудников и давно просроченные приглашения. Проверьте, поставлены ли соответствующие флажки в общих настройках системы. Если это сделано, будут прерываться все приглашения, просроченные более чем на 30 дней. А руководители получат задачи недействительных сотрудников и смогут отменить задачу или назначить другого исполнителя. Если руководителя определить не удалось, задачу получит администратор системы.
7. Планируем отпуска
Многие компании делают это в начале года. А чтобы процесс прошел максимально быстро и продуктивно – рекомендуем использовать, разработанный нашей командой модуль-расширение для 1С:Документооборота: «1С-КПД: График отпусков».
С помощью модуля сотрудник может самостоятельно спланировать дни своего отпуска. Руководитель их утвердит, HR-специалист – проверит пересечения, утвердит график и отправит в 1С:ЗУП, где бухгалтер подготовит приказ на отпуск.
За несколько дней до начала отпуска модуль запустит необходимые процессы в кадровой службе и бухгалтерии.