Самый частый запрос, с которым приходят в Фогсофт — как быстро разработать электронную торговую площадку. Рассказываем, как подготовиться к старту собственной ЭТП, как избежать сложностей и побыстрее запустить первые торги.
В большинстве случаев от разработки ЭТП ожидают ну очень размытых показателей:
- Быстрое внедрение и запуск первых торгов (закупок) как можно быстрее.
- Простота интерфейса и удобство для использования не только сотрудниками компании-владельца, но и поставщиками.
- Минимальные расходы на запуск — желательно и вовсе пробный период, в течение которого пользоваться ЭТП можно бесплатно, чтобы оценить все преимущества собственной площадки.
Эти ожидания вполне могут оправдаться — нужно лишь подготовиться к разработке и внедрению собственной ЭТП. О том, как этого добиться, мы и расскажем.
«Мы были не готовы»: 4 ошибки, которые совершают компании, когда готовятся к внедрению ЭТП
Если проект внедрения не задался — это значит, что вы, скорее всего, допустили одну или несколько ошибок:
- Проблема 1. «Хотим все и сразу» — не подготовили план внедрения электронной площадки.
Компания не приоритизирует этапы внедрения — из-за этого ни внутри компании, ни разработчикам непонятно, с внедрения каких возможностей нужно начинать работу. Попытки внедрить весь функционал сразу не приводит ни к чему хорошему — старт промышленной эксплуатации отодвигается до момента, пока все «фишки» будут готовы. Иногда это месяцы, иногда — год и больше. Словом, если «важно всё», то «неважно ничего».
- Проблема 2. «ЭТП сделает всем нам хорошо» или завышенные ожидания.
Это частая проблема, связанная с тем, что компания ожидает моментального решения всех проблем в закупках, и совсем не готова к тому, что ЭТП понадобится дорабатывать. Например, площадка не полностью соответствует закупочному регламенту или в ней просто не готовых торговых процедур, которые нужны заказчику. Разочарование от того, что площадка готова, но не совсем, что требуется доработка, а многие возможности недоступны, может привести к остановке проекта. Площадку просто забрасывают — а инвестиции в нее оказываются пустой тратой денег.
- Проблема 3. «Бухгалтерия нас не видит» — забыли про интеграцию.
Электронная торговая площадка не работает «в вакууме». Бухгалтерский софт, система электронного документооборота, ERP или, например, TMS — все они образуют «экосистему», которая либо отдает что-то закупкам, либо что-то у них забирает. Это могут быть заявка с производства на поставку, финансовые документы, акты и сметы, результаты торгов и контракты. Ручной обмен информацией между корпоративными программами просто «съест» финансовую и организационную выгоду от организации собственной ЭТП. Без интеграционных механизмов, благодаря которым площадка взаимодействует с другим ПО, работать закупщикам и их коллегам будет сложнее.
- Проблема 4. Неготовность команды и минимальное количество вовлеченных в проект сотрудников.
Если команда закупщиков не взаимодействует с другими сотрудниками или инициатором разработки собственной ЭТП для закупок является один человек — у проекта будут проблемы. Причем, проблемы двух типов: в проекте внедрения не учитываются интересы других отделов, в результате чего площадка не учитывает потребностей компании (например, нет интеграции с системой бухучета), а сотрудники посчитают ее слишком сложной и будут саботировать проект. Это касается и поставщиков: привычку работать «по старинке», с телефоном в руках и почтовым клиентом на мониторе, дополняет непонимание, как теперь сотрудничать с покупателем. Как результат — либо отказ от сотрудничества, либо саботирование работы в ЭТП.
Решаем проблему 1
Определяем цели и задачи системы
Чтобы открыть свою электронную площадку для торгов быстро и не наделать типовых ошибок, нужно подготовиться. Для начала — определить основные цели, ради достижения которых разрабатывается ЭТП. По опыту Фогсофт, чаще всего ставятся такие цели:
- Ускорение закупок — то есть сокращение времени от момента появления потребности в товаре или услуге до заключения договора с поставщиком.
- Сокращение расходов на закупки — экономия закупочного бюджета за счет ускорения процесса, конкуренции между поставщиками и отсева ненадежных поставщиков.
- Оптимизация закупочных процессов — например, перевод обработки заявок на закупку в электронную форму, с их категоризацией и маршрутизацией. Или создание регламента конкурентных закупок вместо разрозненных тендеров на разных площадках, сайтах объявлений и просто в Telegram.
Мы в Фогсофт помогаем заказчикам сделать цели, ради которых создается платформа, измеримыми. Если степень «повышения прозрачности закупок» измерить сложно, то скорость обработки каждой заявки — уже вполне измеримая величина. После совместного уточнения целей оказывается, что большинство заказчиков на разработку ЭТП в компании «Фогсофт» интересуют такие измеряемые показатели как уже упомянутая скорость обработки заявок на закупки (например, ускорение с 4-5 до 2-3 дней), экономия закупочного бюджета (5-10% в год) и рост автоматизации операций в закупках (например, с 0 до 80-90%).
Решаем проблему 2
Готовимся к внедрению: выбираем решение, формализуем бизнес-логику закупок и документооборот
Пришла очередь выбирать решение, на основе которого будет разработана корпоративная ЭТП. Вариантов тут, на первый взгляд, всего два:
- Готовая электронная торговая площадка или «коробка» — информационная система, которая уже настроена, ее нужно только установить на сервера компании или у хостинг-провайдера.
- Разработка торговой площадки с нуля, силами собственной команды или команды вендора — разработчика.
Коробка подойдет практически всем компаниям. Исключение — если у вас есть сложные цепочки согласований закупок, уникальные закупочные проедуры, которые могут просто отсутствовать в коробочном решении.
В Фогсофт, разрабатывая решение для автоматизации закупок, мы выбрали третий вариант — он выглядит самым предпочтительным, особенно если вы хотите быстро открыть ЭТП и начать торги буквально в течение нескольких дней. Это покупка «коробки» и ее постепенная доработка: в соответствии с планом внедрения, в котором учтены приоритеты появления на площадке различных возможностей.
Вариант с покупкой и поэтапной достройкой коробки совмещает в себе преимущества готового и разработанного с нуля решений:
- Быстрое внедрение — Фогсофт разворачивает MVP (минимально жизнеспособный продукт) электронной торговой площадки меньше чем за месяц.
- Возможность настройки системы под особенности ваших закупочных процессов и регламентов.
- Неограниченная возможность развития собственной ЭТП — причем тогда, когда вам это нужно.
- Невысокая стоимость.
Именно так, покупая коробку и постепенно, без крупных вложений, дорабатывая ее, предпочли решить вопрос с автоматизацией закупок застройщик компания «Талан» и крупнейший автодилер Казахстана «Астана Моторс».
На этапе выбора решения важно обратить внимание на такие особенности будущей площадки как масштабируемость и возможность быстрой интеграции с корпоративными и внешними информационными системами.
В коробочном решении для создания корпоративной электронной торговой площадки, разработанном Фогсофт, предусмотрен и рост количества пользователей, и возможность быстрой бесшовной интеграции ЭТП с другими корпоративными системами: ERP, бухгалтерскими приложениями и системами электронного документооборота. Такие решения как iTender ЭТП и система управления закупками и поставщиками iTender SRM рассчитаны на одновременную работу сотен пользователей: администраторов, экспертов, организаторов торгов и участников закупок. Возможности интеграции также заложены в системе. Причем, быстрая интеграция возможна не только с корпоративными программами на базе 1С (ERP, СЭД), но и внешними сервисами. Например, для некоторых заказчиков команда «Фогсофт» интегрирует ЭТП с DaData (это сервис для автоматической проверки и исправления контактных данных и реквизитов), РНП (реестром недобросовестных поставщиков).
Систематизируем бизнес-логику электронной торговой площадки
Этот этап подготовки — самый объемный. Вам нужно формализовать закупочные процессы — описать, как обрабатываются заявки на поставку, как они согласовываются, кто отвечает за закупки и как проводятся тендеры. Чем подробней — тем лучше. Формализация бизнес-логики помогает перенести процессы компании на ЭТП без ошибок. Нужно описать:
- Закупочные процессы — как обрабатываются заявки на закупку, какие шаги включены в проведение тендера, проводятся ли тендеры вообще, как ищутся поставщики для участия в закупках.
- Цепочки и правила согласований — например, правило об автоматическом отклонении заявок поставщиков, которые не предоставили все документы, или согласовании заявок на тендер у руководителя отдела.
- Перечни товаров и услуг, которые закупает компания, то есть составить справочник товаров и услуг, а также справочники контрагентов, документов, которые используются в закупочной работе.
Одна из ключевых составляющих любой электронной торговой площадки — система справочных материалов. Справочники товаров и услуг, контрагентов и проектов — это источники данных для создания заказов, организации рассылок, проведения тендеров и закупок напрямую у поставщиков. Ключевой справочник в перечне НСИ — справочник товаров и услуг. В решение компании «Фогсофт» включены универсальные справочники ОКВЭД: в большинстве случаев их достаточно, чтобы формировать заказы и списки товаров и услуг в лотах на конкурентные закупки, а также рассылать приглашения на участие в тендерах тем контрагентам, которые специализируются на поставках нужных товаров.
С описанными формализованными процессами, маршрутами согласований и справочниками уже можно обращаться к разработчику или вендору «коробочной» ЭТП. Этих данных будет вполне достаточно, чтобы разработчик смог сказать, подходит ли его решение, оценить стоимость и сроки внедрения, а также уточнить, понадобятся ли доработки ЭТП после запуска.
В Фогсофт практикуется и другой подход — в рамках аудита закупок специалисты компании изучают особенности закупочного процесса заказчика, проводят интервьюирование заинтересованных в проекте сотрудников, создают прототип системы. В результате значительная часть подготовительной работы для внедрения выполняется уже силами разработчиков.
Решаем проблему 3
Продумываем интеграцию
На этапе выбора решения важно обратить внимание на такие особенности будущей площадки как масштабируемость и возможность быстрой интеграции с корпоративными и внешними информационными системами.
В коробочном решении для создания корпоративной электронной торговой площадки, разработанном Фогсофт, предусмотрен и рост количества пользователей, и возможность быстрой бесшовной интеграции ЭТП с другими корпоративными системами: ERP, бухгалтерскими приложениями и системами электронного документооборота. Такие решения как iTender ЭТП и система управления закупками и поставщиками iTender SRM рассчитаны на одновременную работу сотен пользователей: администраторов, экспертов, организаторов торгов и участников закупок. Возможности интеграции также заложены в системе. Причем, быстрая интеграция возможна не только с корпоративными программами на базе 1С (ERP, СЭД), но и внешними сервисами. Например, для некоторых заказчиков команда «Фогсофт» интегрирует ЭТП с DaData (это сервис для автоматической проверки и исправления контактных данных и реквизитов), РНП (реестром недобросовестных поставщиков).
Решаем проблему 4
Как привлечь на собственную ЭТП поставщиков и приучить сотрудников пользоваться системой
Мы уже говорили о том, что одна из ошибок при подготовке к внедрению корпоративной электронной площадки — игнорирование человеческого фактора. Чтобы исключить саботирование работы в ЭТП со стороны сотрудников и поставщиков, нужно приложить немало усилий. Фогсофт рекомендует позаботиться об этом заранее:
- Провести презентацию проекта внедрения не только для руководства, но и для закупщиков, сотрудников отделов, которые взаимодействуют с закупщиками. Фогсофт всегда помогает
- В процессе внедрения позаботиться об обучении пользователей работе в новой для них программе — в компании «Фогсофт» обучение пользователей включено в перечень обязательных работ.
- Снабдить систему руководствами и инструкциями — как для сотрудников, так и для поставщиков. По опыту Фогсофт особенно много проблем умпоставщиков возникает с регистрацией на электронной торговой площадке — поэтому руководства по регистрации включены в список документации для любой площадки по умолчанию.
Сделать работу на ЭТП более удобной помогает и система подсказок — в коробочной iTender ЭТП, разработанной Фогсофт, они тоже есть.
Привлечь поставщиков на площадку можно из двух источников:
- Сообщества поставщиков, с которыми вы работаете сейчас — для таких можно создать упрощенную регистрацию, провести обучающий семинар по работе в системе, разработать систему мотивации для перехода на взаимодействие в ЭТП.
- Из различных баз данных — в iTender ЭТП приглашения для регистрации на площадке можно рассылать автоматически, достаточно просто загрузить базу данных (даже в формате «Компания-Контактные лица-Телефоны») на площадку.
Собственная ЭТП позволяет ускорить процессы закупок, сократить расходы и повысить эффективность работы с поставщиками. Чтобы внедрение прошло без проблем, важно подготовиться заранее и избегать типичных ошибок. Подробнее о наших решениях вы можете узнать на сайте компании «Фогсофт».