Знавал я отчаянных ребят, которые для своих стандартов организации устанавливали свои собственные правила оформления. Через пару лет работы вернулись к классике – ибо собственных правил не хватило на все случаи жизни.
Это я к тому, что несмотря на отсутствие жёстких правил оформления СТО, все же не стоит опускаться до колхозного уровня, а ориентироваться на общепринятые правила, установленные ГОСТ 1.5–2001 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению». Никому же не приходит в голову устанавливаться свои единицы измерения, когда существует ГОСТ 8.417–2024 «Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин»...
Итак, с первоисточником определились. Не забудем ещё один базовый стандарт для СТО: ГОСТ Р 1.4–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения». При этом понимаем, что ссылки ГОСТ Р 1.4 всё равно приведут нас к ГОСТ 1.5.
Согласно 3.1.2 ГОСТ 1.5 в стандарт в общем случае включают следующие элементы:
- - титульный лист;
- - предисловие;
- - содержание;
- - введение;
- - наименование;
- - область применения;
- - нормативные ссылки;
- - термины и определения;
- - обозначения и сокращения;
- - основные нормативные положения;
- - приложения;
- - библиография;
- - библиографические данные.
При этом (3.1.3 ГОСТ 1.5) элементы: «Содержание», «Введение», «Нормативные ссылки», «Термины и определения», «Обозначения и сокращения», «Приложения», «Библиография» приводят в стандарте при необходимости, исходя из особенностей его содержания и изложения.
Мы не будем отказываться от элементов, указанных в 3.1.2 ГОСТ 1.5, за исключением элемента «библиографические данные», поскольку в библиографические данные стандарта (3.14.2) включают:
- - индекс Универсальной десятичной классификации (УДК), который проставляют при подготовке стандарта к изданию в порядке, установленном национальным органом по стандартизации государства
- -разработчика стандарта;
- - код группы или подгруппы Межгосударственного классификатора стандартов (МКС), к которой относится стандарт по МК (ИСО/ИНФКО МКС) 001;
- - ключевые слова.
Ничего из вышеперечисленного в распоряжении нашего условного ООО «ООО» нет, да и ключевые слова нам для практической деятельности совершенно без надобности.
Элементы «Введение» и «Наименование» также считаю излишними (дублирующими) для стандартов организации: «Введение» вполне заменяет «Область применения», а «Наименование» изложено на титульном листе, чего вполне достаточно.
Дополнительно, исходя из целей и задач нашей СМК в разрабатываемые СТО вводим следующие разделы или подразделы:
- - обязанности, ответственность и полномочия;
- - действия в отношении рисков, возникающих при реализации процессов (процедур);
- - порядок оценки функционирования действий, процедур или процессов.
Также не будут лишними разделы (подразделы), касающиеся обращения СТО в организации:
- - учет, хранение и обращение;
- - актуализация;
- - распределение;
- - формы, сроки и места хранения документированной информации, создаваемой (получаемой) при реализации требований стандарта.
Ну что, начнем ваять наш шедевр и, начнем мы это делать с титульного листа. Согласно 3.2.1 на титульном листе стандарта приводят следующие данные: эмблему организации и ее полное наименование на русском и английском (не забываем – ГОСТ 1.5 межгосударственный!) языках, обозначение стандарта, его статус и наименование, слова «Издание официальное» и выходные сведения об издательстве. Из всего этого великолепия отбрасываем ненужное, вводим нужное и получаем шикарный титульный лист.
Располагать на титульном листе СТО эмблему организации лично я считаю ненужной роскошью, к тому занимающей на листе бумаги неоправданно много места. Кроме того, не забываем, что не все организации могут себе позволить услуги даже мини-типографии. Поэтому, не жируем и вписываем полное наименование организации (поз.1 рис.1). Кстати, «большие» стандарты типа межгосударственных или национальных также избегают эмблем на своем титульном листе.
Ещё один элемент оформления титульного листа, не предусмотренный ГОСТ 1.5: согласующая подпись ВП (поз.2 рис.1) располагается слева от подписи руководителя организации (поз.3 рис.1). Почему подобные подписи отсутствуют на титульном листе межнационального стандарта – понятно: они имеются на проекте стандарта. Нам, в организации, подобные ступени прохождения нецелесообразны, поэтому подписи располагаем на окончательной версии стандарта.
Спросите, почему такой длинный титул у начальника ВП и можно ли подсократить до МО РФ? Отвечаю – сократить можно максимум только до «Минобороны России», и то – по согласованию. Остальные элементы титула прописаны в Инструкции по делопроизводству Минобороны России и, естественно, военные ею руководствуются. Зачем им какие-то приключения на комиссиях? Некоторые бравые стандартизаторы начинают упираться (мол, мы не подчиняемся Министерству обороны!) и – зря: не нужно по подобным мелочам ссориться с ВП. Тем более, что в официальных документах нет такой страны как РФ, есть – Россия или Российская Федерация.
Понятно, что для организаций, где нет ВП или ВП не посчитало необходимым согласование какого-то СТО, согласующая подпись ВП на титульном листе СТО исключается.
Поз.4 рис.1 – это статус стандарта, пишем по-взрослому, прописными буквами. Ниже, поз.5 рис.1 – обозначение стандарта. В нашем случае обозначение стандарта состоит из индекса «СТО», отделенного от него пробелом восьмизначного кода ОКПО ООО «ООО», отделенного от него дефисом трехзначного порядкового номера и отделенных от него дефисом четырех цифр года утверждения стандарта.
Много разговоров о том, что допустимо применение наименования «стандарт предприятия» вместо СТО. Считаю такие разговоры не имеющими под собой никакого основания – ни ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», ни соответствующий ГОСТ Р 1.4–2004 не предусматривают старое доброе наименование - СТП. Как мне представляется, источник разговоров – крупные, но неповоротливые организации, которым недосуг (отсутствие воли высшего руководства тоже имеет место) разобраться со своей документацией СМК – вот и наслаивается...
Почему использован код ОКПО? На основании 4.16 ГОСТ Р 1.4–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения». Идентификация, панимашь…
Берегите доброе отношение Вашего персонала к Вашим стандартам! Если обозначение стандарта будет примерно таким: ДЫИЩ.4.1-01.02-2024, ненависть персонала к Вашему СТО, к Вашей СМК, к Вашей барже - гарантирована. Будьте проще, не грузите жесткие диски работников организации недружелюбной информацией... Я, например, до сих пор помню номер самого толстого СТП (тогда – ещё СТП) по проверке оборудования на технологическую точность – 380. А прошло без малого 44 года. Это я к тому, что трехзначные номера запоминать гораздо удобнее, особенно если первая цифра не ноль.
Не нужно гнаться за «взрослыми» стандартами в части простановки тире между порядковым номером и годом утверждения. В ГОСТ Р 1.4 таких требований нет, ссылка в нем на ГОСТ 1.5 рекомендательная, а печатать дефис гораздо удобнее, чем выбирать в параметрах вставки тире между «em dash» и «figure (en) dash».
Наименование стандарта включает в себя:
- - поз.6 рис.1 – групповой подзаголовок, обозначающий наименование системы стандартов (система менеджмента качества – для нашего случая), который печатают строчными буквами;
- - поз.7 рис.1 – заголовок, обозначающий объект стандартизации, который печатают прописными буквами;
- - поз.8 рис.1 – подзаголовок, обозначающий аспект стандартизации, который печатают строчными буквами.
объект стандартизации: Продукция, процесс или услуга, подлежащие или подвергшиеся стандартизации. [ГОСТ 1.1‒2002, статья 2.2]
П р и м е ч а н и я
1 Под объектом стандартизации в широком смысле понимают продукцию, процесс или услугу, которые в равной степени относятся к любому материалу, компоненту, оборудованию, системе, их совместимости, правилу, процедуре, функции, методу или деятельности.
2 Стандартизация может ограничиваться определенными аспектами любого объекта. Например, применительно к обуви размеры и критерии прочности могут быть стандартизованы отдельно.
3 Услуга как объект стандартизации охватывает услуги для населения, включая условия обслуживания, а также производственные услуги для предприятий и организаций.
аспект стандартизации: Краткое выражение обобщенного содержания устанавливаемых стандартом положений. [ГОСТ 1.1‒2002, статья 2.3]
П р и м е ч а н и е – Аспект стандартизации указывают в наименовании стандарта в виде подзаголовка.
В СМК не всегда удается включать в наименование СТО и объект и аспект. Типичный пример – СТО «Система менеджмента качества. Управление знаниями организации»: аспект есть, объекта нет.
Номер экземпляра (или наименование экземпляра – контрольный) стандарта (поз.9 рис.1) проставляют вручную после постановки его на учет.
Выходные сведения об издательстве трансформируем в удобную для нас редакцию (поз.10 рис.1): место выпуска, краткое наименование издателя (т.е. – ООО «ООО»), год выпуска. Ранее выходные сведения об издательстве ГОСТ 1.5 регламентировал ссылкой на ГОСТ 7.4‒95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Выходные сведения». Сейчас (изм.2 к ГОСТ 1.5) эта ссылка исключена, но я считаю целесообразным оставить выходные сведения на титульном листе СТО: лишний идентификатор, да и – симпатично, по-взрослому...
Для исключения вопросов персонала по оформлению титульного листа вышеуказанной информации недостаточно. Нужно ввести в СТО приложение – форма титульного листа стандарта организации (рис.2).
Для полного единообразия последующих стандартов можно ввести и количество интервалов между надписями, но, это – на любителя.
На титульном листе не указывают колонтитул и номер страницы.
Переходим к предисловию, требования к которому изложены в 3.3 ГОСТ 1.5.
Элемент «Предисловие» размещают на следующей странице после титульного листа и начинают с соответствующего заголовка, который помещают в верхней части страницы, посередине, записывают с прописной буквы и выделяют полужирным шрифтом.
В предисловии стандарта приводят общие сведения о данном стандарте.
Общие сведения о стандарте, приводимые в его предисловии, размещают после заголовка «Сведения о стандарте», нумеруют арабскими цифрами (1, 2, 3 и т. д.) и располагают в следующей последовательности:
- - сведения о разработке стандарта;
- - сведения об утверждении стандарта и введении его в действие;
- - сведения о дате введения стандарта в действие;
- - сведения о стандарте (стандартах), взамен которого (которых) разработан утвержденный стандарт или сведения о том, что стандарт вводится впервые.
При необходимости в предисловие могут быть включены дополнительные сведения, в частности такая экзотика для СМК, как информация об использованных при разработке стандарта документах, если они относятся к объектам патентного права.
Сведения об утверждении стандарта мы с Вами уже привели на титульном листе стандарта в графе «Утверждаю» (кто и когда).
После предисловия располагают элемент «Содержание» (3.4 ГОСТ 1.5).
В этом элементе приводят порядковые номера и заголовки разделов (при необходимости – подразделов) и приложений стандарта, а также номера страниц сквозной нумерации. При этом после заголовка каждого из указанных структурных элементов ставят отточие, а затем приводят номер страницы стандарта, на которой начинается данный структурный элемент.
Хотя ГОСТ 1.5 рекомендует применять элемент «Содержание» для стандартов объемом более 24 страниц, для нашей СМК мы с Вами установим обязательное наличие этого элемента.
В элементе «Содержание» при необходимости продолжения записи заголовка раздела на второй (последующей) строке его начинают на уровне начала этого заголовка на первой строке, а при продолжении записи заголовка приложения ‒ на уровне записи обозначения этого приложения.
Элемент «Содержание» размещают после предисловия стандарта, начиная с новой полосы страницы. При этом слово «Содержание» записывают в верхней части этой страницы, посередине, с прописной буквы и выделяют полужирным шрифтом.
После обозначений приложений (3.4.4 ГОСТ 1.5) в скобках указывают их статус (обязательные, рекомендуемые, справочные).
Страницы стандарта, на которых размещают элементы: «Предисловие», «Содержание» и «Введение», нумеруют римскими цифрами, начиная с номера «II». На лицевой стороне титульного листа стандарта номер страницы не проставляют. Эти требования изложены в 6.2.4 ГОСТ 1.5.
После элемента «Содержание» располагают элемент «Область применения» (3.7 ГОСТ 1.5). В этом элементе указывают назначение стандарта и область его распространения (объект стандартизации), а при необходимости конкретизируют область применения стандарта. Для СТО по управлению всеми СТО этот элемент рекомендуется изложить так.
Распространенной ошибкой является указание обязательности только для подразделений. Не забывайте про должностных лиц, которые могут и не входить в состав подразделений организации.
Допустима формулировка «Требования стандарта являются обязательными для всего персонала организации», но, она почему-то вызывает у внешнего аудита фантазии о неконкретности установленных требований. В таких случаях уместна формулировка «Требования стандарта обязательны для всех подразделений и должностных лиц организации, задействованных в реализации процедуры».
После элемента «Область применения» располагаем элемент «Нормативные ссылки» (3.8 ГОСТ 1.5).
Обращаю внимание на, казалось бы, корявенькую фразу: «В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты…». Эта фраза взята из 3.8.3 ГОСТ 1.5 «В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие межгосударственные стандарты и/или классификаторы» и модифицирована применительно к СТО. Если в Вашем СТО используются ссылки на стандарты и классификаторы, то вместо слова «стандарты» употребляют слово «документы».
Есть важное требование (3.8.4 ГОСТ 1.5): «В перечне ссылочных нормативных документов указывают полные обозначения и наименования этих документов, размещая их в порядке возрастания регистрационных номеров обозначений. При этом аббревиатуры, которые применены в указателе для групповых заголовков наименований стандартов, входящих в системы общетехнических и организационно-технических стандартов, должны быть расшифрованы». Я считаю это правильным и для СТО. То есть в наименованиях ГОСТ не должно быть аббревиатур типа ЕСКД, ЕСТД, а должна быть полная расшифровка «Единая система конструкторской документации» и т.д. Аналогично – для СТО: не «СМК РК», а «Система менеджмента качества. Руководство по качеству». Требование действительно только для раздела «Нормативные ссылки», далее по тексту стандарта сокращения допустимы при условии их включения в раздел «Сокращения».
Обращаю внимание на рис. 6: есть документы по стандартизации (ДС) обозначения, которых приведены с годом выпуска (например, ГОСТ 1.5–2001) и без него. Это и есть, так называемые, датированные и недатированные ссылки.
Из этих определений вытекают требования ГОСТ 1.5:
3.8.4.1 При применении в перечне ссылочных нормативных документов обозначения документа, на который в стандарте даны только недатированные ссылки, не приводят год принятия (утверждения) данного ссылочного документа.
3.8.4.2 При применении в перечне ссылочных нормативных документов обозначения документа, на который в стандарте даны только датированные ссылки, приводят год принятия (утверждения) данного ссылочного документа.
В переводе с языка стандартизаторов, сие означает, что если в тексте Вашего СТО есть ссылка на конкретный раздел (подраздел, пункт) или приложение какого-либо ГОСТ, то Вас можно поздравить – ссылка датированная и в разделе «Нормативные ссылки» обозначение ГОСТ приводят с годом принятия (утверждения).
Например: «Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы, как показано на рисунках 16–18 ГОСТ 1.5–2001».
А если в тексте Вашего СТО нет ссылки на конкретный раздел (подраздел, пункт) или приложение какого-либо ГОСТ, то Вас тоже можно поздравить – ссылка недатированная и в разделе «Нормативные ссылки» обозначение ГОСТ приводят без года принятия (утверждения).
Например: «Остальные требования по оформлению ссылок по ГОСТ Р 1.5». Это значит, что при любой редакции ГОСТ Р 1.5, требования по оформлению ссылок в этом ГОСТ будут и – нет нужды привязываться к году принятия стандарта.
При указании года принятия (утверждения) стандарта используют то количество цифр, которое приведено в его обозначении (в обозначениях стандартов, принятых до 2000 года, год указывался двумя последними цифрами).
После элемента «Нормативные ссылки» располагаем элемент «Термины и определения» (3.9 ГОСТ 1.5).
Элемент «Термины и определения» включают в СТО для определения терминов, не стандартизованных в Российской Федерации на национальном уровне. Термином, стандартизованным на национальном уровне, считается термин, установленный в национальном стандарте Российской Федерации на термины и определения или в действующем в этом качестве межгосударственном стандарте на термины и определения. Допускается, в целях повышения информативности СТО, включать в стандарт и стандартизованные термины.
Термин и его определение, приведенные вместе, составляют терминологическую статью.
Определение должно быть оптимально кратким и состоять из одного предложения. При этом дополнительные пояснения приводят в примечаниях.
Каждой терминологической статье присваивают номер, состоящий, из номера раздела «Термины и определения» (например, раздел 3) и отделенного от него точкой порядкового номера статьи в этом разделе. После каждой терминологической статьи ставят точку.
Термин записывают со строчной буквы, а определение - с прописной буквы. Термин отделяют от определения двоеточием.
При оформлении терминологической статьи термин выделяют полужирным шрифтом, иноязычные эквиваленты набирают светлым шрифтом.
Элемент «Термины и определения» оформляют в виде одноименного раздела и начинают со слов:
а) «В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями» или
б) «В настоящем стандарте применены термины по ________________ ,
а также следующие термины с соответствующими определениями:».
С целью повышения информативности стандарта, допускается (на усмотрение разработчика СТО) размещать в разделе «Термины и определения» термины, упомянутые во фразе «применены термины по ________________ ,»,
при этом фразу по перечислению б) следует изложить следующим образом:
- «В настоящем стандарте применены термины по _________________ ,
а также (в том числе) следующие термины с соответствующими определениями:».
При необходимости (определяет разработчик СТО) в СТО допускается повторять определение термина, которое установлено в стандарте на термины и определения, действующем в Российской Федерации на национальном уровне.
Это необходимо для экономии времени пользователя. Согласитесь, начальнику БТК в споре с представителем ВП особо некогда выискивать ГОСТы с нужными терминами. А нужный термин в споре – это из разряда ситуаций: есть ли у Вас в нужное время кольт или нет…
В этом случае, терминологическую статью заключают в рамки из тонких линий, а после статьи приводят в квадратных скобках ссылку на стандарт (вкладка «Границы» в Word), из которого приведена ссылка, с указанием года его принятия и отделенных от обозначения стандарта запятой наименования и номера структурного элемента, в котором приведена эта статья. Номер такой терминологической статьи приводят вне рамки вверху слева (см. рис.10). Подобные ссылки не считаются нормативными и информацию о таких стандартах в разделе «Нормативные ссылки» не приводят.
При оформлении элемента «Термины и определения» важно соблюсти золотую середину. Согласитесь, будет комично, если раздел «Термины и определения» будет составлять половину объема СТО. Но и не привести нужные термины – тоже нехорошо…
После элемента «Термины и определения» располагаем элемент «Обозначения и сокращения» (3.10 ГОСТ 1.5 ).
Если в стандарте необходимо использовать значительное количество (более пяти) обозначений и/или сокращений, то для их установления используют один из следующих элементов стандарта: «Обозначения и сокращения», «Обозначения», «Сокращения», который приводят в виде отдельного одноименного раздела данного стандарта. В этом разделе стандарта устанавливают обозначения и сокращения, применяемые в данном стандарте, и приводят их расшифровку и/или необходимые пояснения. При этом перечень обозначений и/или сокращений составляют в алфавитном порядке или в порядке их первого упоминания в тексте стандарта, исходя из удобства поиска обозначений и/или сокращений в данном перечне.
А если меньше пяти? Тогда расшифровываем сокращения или приводим необходимые объяснения по тексту СТО.
В стандарте допускается объединять элементы «Термины и определения» и «Обозначения и сокращения» («Обозначения», «Сокращения») в один раздел «Термины, определения, обозначения и сокращения» («Термины, определения и обозначения», «Термины, определения и сокращения»).
Если все обозначения и/или сокращения, используемые в данном стандарте, относятся к установленным в нем терминам, то соответствующий раздел стандарта называют «Термины и определения».
При этом в терминологические статьи включают:
- - сокращения в виде аббревиатур, которые приводят после термина, отделяя от него точкой с запятой;
- - сокращения в виде краткой формы термина, которые приводят после термина в скобках и выделяют полужирным шрифтом;
- - условные обозначения, которые приводят непосредственно после термина и выделяют полужирным шрифтом.
После условных обозначений величин могут быть также приведены обозначения единиц величин, которые отделяют запятой и выделяют полужирным шрифтом.
Приводить в СТО обозначения с пояснениями – достаточно хлопотное занятие. Учитывая, что в СТО системы менеджмента качества обозначения, как правило, используются при оформлении функциональных схем и алгоритмов (т.е. набор обозначений известен), рекомендую в элементе «Обозначения» приводить фразу «В настоящем стандарте применены обозначения по ГОСТ 19.701». Напомню, ГОСТ 19.701‒90 «Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения». Почему этот ГОСТ? Действующий, распространенный и – по нужной ситуации.
На этом, первую часть написания СТО по управлению стандартами организации закончим. Время публикации второй и третьей части (ничего не поделаешь – стандарт велик!) смотрите ЗДЕСЬ.
Часть 2
Часть 3
Сам стандарт Вы можете скачать с Яндекс.Диск.
До встречи в новом, 2025 году! Обязательно подписывайтесь на мастер-класс от «СМК-консультант», не позволяйте полезнейшим знаниям проплывать мимо Вас!
25.12.2024