Компания GREEN HOUSE LIMITED занимает одну из лидирующих позиций среди дистрибьюторских компаний в Республике Казахстан с 1995 года. Представляют полный спектр дистрибуционных логистических услуг высокого качества, основанных на международных стандартах и потребностях заказчика. Общая площадь складских помещений составляет 100 000 м². Штат компании насчитывает 4009 сотрудников. Операционная сеть включает 25 филиалов, а количество активных торговых точек составляет 30 350. Для доставки компания использует автопарк из 350 автомобилей.
Партнеры: Barilla, Ehrmann, Hochland, Kinder, Эмиль, Makfa, Nestle, Tabasco, Ahmad Tea, Perfetti и др.
Клиенты: Magnum cash&carry, Carefood, Metro, Korzinka, Interfood, Helios, Small and skiff, A store, My Mart, Ideal, Беккер и К, Фиркан, Дина, Детский мир, Анвар
Боль (с чем обратились к нам):
- Неэффективное планирование маршрутов: Маршруты создавались вручную, после чего приходилось использовать больше машин, чем нужно, что привело к большим затратам.
- Отсутствовала прозрачность в логистике: компания не знала полной картины продаж, обязанностей сотрудников и состояния логистической сети. Невозможно было оценить эффективность доставки и работы экспедиторов.
Задачи:
1. Оптимизация процессов
2. Равномерное распределение заявок по водителям
3. Устранить проблемы с отсутствием данных о товарах, включая их весогабаритные характеристики (ВГХ).
4. KPI для водителей: Обеспечить прозрачность в логистических процессах.
Решения:
1. Оптимизация маршрутов. Relog внедрил систему динамичного планирования маршрутов, что позволило уйти от фиксированного деления города на зоны. Логисты начали использовать программу для гибкого распределения точек доставки, вместо ручного метода с Excel-таблицами.
2. Сбор и обновление данных. Специалисты Relog провели серию выездов на склад компании, где вручную измеряли параметры товаров. Эти данные были внесены в 1С и теперь используются для точного планирования.
4. Обучение и консультации. Компания предоставила не только программное обеспечение, но и консалтинг. Сотрудники Relog не только обучали экспедиторов, логистов Greenhouse, но и объясняли преимущества нового подхода к планированию маршрутов, указывали на слабые стороны старой системы и давали рекомендации по оптимизации процессов, делились советами о том, как лучше организовать логистику, эффективно распределить ресурсы и сократить расходы, сохранив высокое качество доставки.
5. Усиление контроля. Внедрение системы позволило отслеживать всех водителей, их маршруты и точки доставки, что повысило прозрачность логистики.
Результат:
1. Сокращение затрат. Количество автомобилей на маршрутах сократилось, и теперь используются только те машины, которые действительно необходимы для выполнения задач.
2. Прозрачность процессов. Теперь компания имеет полную картину логистической сети: данные о товарах, продажах и тд.
3. Эффективность склада. Процессы на складе стали более структурированными: сбор заказов начинается только после выгрузки маршрутов в систему.
5. Повышение доверия. Контроль за работой водителей и четкая система планирования улучшили общую надежность логистики.
Как работала логистика до Relog:
На складе висела большая карта города, по которой логисты вручную делили территорию на зоны и присваивали им номера, например, зона-1, зона-2 и так далее. Каждой зоне прикрепляли одного экспедитора. Затем все адреса, зоны и ответственных водителей заносили в таблицы Excel. Не велся учет весогабаритных характеристик (ВГХ). В базе данных 1С были только названия товаров, но не указывалось количество единиц в упаковке, размеры или вес.
Процесс внедрения:
1. Ознакомление с бизнес-процессами и складом Greenhouse
На первом этапе специалисты Relog провели анализ текущих бизнес-процессов компании, чтобы понять, как устроена логистика, как работают складские операции и как планируются маршруты. Важно было разобраться в каждой детали, чтобы предложить оптимальные решения для улучшения процессов. Вместе с этим, команда осмотрела сам склад, изучила его организацию и процессы работы с товарами. Это включало изучение особенностей хранения и комплектования заказов, а также выявление слабых мест, которые требовали изменений. В процессе этого этапа приняли решение о корректировке весогабаритных характеристик товаров.
2. Обучение сотрудников
После того как была проведена диагностика текущих процессов, приступили к обучению сотрудников. Однако в процессе внедрения столкнулись с проблемой — водители выразили недовольство, и начали возникать «бунты» на складе. Экспедиторы не были готовы к изменениям и не понимали, как новая система повлияет на их привычный режим работы. Это вызвало протесты и сопротивление, поскольку они были не уверены, что система облегчит их труд, и опасались ошибок. Из-за этого запуск системы пришлось отложить. Время на внедрение растянулось на несколько месяцев — с мая по август. Для того чтобы решить эту задачу, Магжан, руководитель отдела внедрения Relog, приезжал на склад и лично объяснял водителям, как будет работать новая система, какие ее преимущества и как она сделает их работу более понятной и эффективной.
3. Запуск системы
Во время обучения сотрудников, по решению руководства компании Greenhouse, было принято решение не откладывать запуск системы и начать тестирование сразу, не разделяя процесс на этапы. Система запускалась одновременно с обучением, и сотрудники начали работать с ней в реальном времени.
Работа склада
Ранее на складе процесс начинался с дневной сборки: как только заказ поступал в 1С, его сразу начинали собирать. Сейчас процесс изменился. Теперь сборка не начинается, пока заказы не будут выгружены в Relog и не будут спланированы. Сначала они ждут выгрузки данных в систему, только после этого начинается планирование. После выгрузки заказов в Relog логисты планируют маршруты, сначала для холодных товаров, а затем для БЦ.
“Планирование выполняется с помощью Relog, а корректировки вносятся через Лассо. Все эти данные передаются обратно в 1С, где создаются фактические маршруты и погрузочные листы. Как только данные возвращаются в систему, на складе начинают сборку.”
– Мағжан Сулейменов, руководитель отдела внедрения Релог
Доработки:
Одной из ключевых доработок было введение уникальных точек на маршруте. Ранее, каждый экспедитор мог получать множество накладных, но не всегда их было удобно распределить по маршруту. Теперь уникальная точка маршрута — это конкретный торговый объект, который должен быть посещен экспедитором.
“Если у вас есть 60 накладных, но уникальных точек на маршруте только 35, это означает, что в каждую точку может быть доставлено несколько видов товаров. Водитель должен объехать все 35 точек, но при этом количество товаров, которые он должен доставить в каждую точку, может варьироваться”
В течение первых трех месяцев после внедрения система активно тестировалась и дорабатывалась. В декабре и январе команда продолжала работать с клиентом, постоянно настраивая и улучшая сервис. Было проведено множество доработок, среди которых важной стала оптимизация маршрутов с учетом уникальных точек. Кроме того, была улучшена кучность маршрутов, то есть система стала лучше группировать заказы и оптимизировать пути.
Масштабирование и расширение системы Relog
Greenhouse активно планирует расширение с помощью использования системы Relog, включая новые территории и категории. На данный момент идет подготовка к запуску системы для области, где находится 13-14 машин.