Иногда случаются ситуации, о которых спустя время можно рассказывать, улыбаясь, или даже смеясь. А в тот момент, когда они случаются - кажется, что это плохой сон, и нужно непременно проснуться.
Сегодня об одной такой ситуации (спустя 1,5 года).
Готовлю корпоративную сессию для компании на 100+ человек в городе Х: участники съезжаются туда из разных регионов. Программа насыщенная на несколько дней: один день моя сессия, до и после этого рабочие совещания.
Я собираю команду со-фасилитаторов из разных городов: летим из Москвы с одной коллегой, 2 человека из города проведения, еще один из соседнего с местом проведения города.
Заранее бронируем отели рядом с местом проведения, чтобы утром было удобно добраться - город крупный.
Вечером, накануне сессии договариваемся с администратором конференц-зала, в котором будет проходить сессия о встрече: важно заранее увидеть зал, понять как выглядит помещение, как стоят столы, флипчарты. Я всегда проверяю канцелярию, если ее покупает заказчик: все ли привезли, того ли размера стикеры, те ли маркеры и тд.
Приезжаем мы впятером в назначенное место: это крупный сетевой отель в центре города.
Я подхожу на ресепшн, прошу отвести нас в зал.
И тут я чувствую, что что-то идет не по плану: администратор слишком долго ищет информацию о нашей сессии в компьютере, пауза затягивается.
- Что случилось? Вы не можете найти какой зал?
- Да я просто не могу найти на завтра ваше мероприятие у нас.
- Компания Х у вас видна?
- Да. Но зал под сессию забронирован не на завтра, а на послезавтра.
Чувствую, что из-под ног уходит земля. В голову появляется календарь с датами, номерами обратного рейса своего, своей коллеги.
Начинаю прикидывать варианты решений: я точно останусь еще на сутки, если кто-то из коллег сможет сместить работу на день - отлично, если нет - проведу одна.
Сессия на 130 человек и я одна. Понимаю, что справлюсь, механика вся продумана, программа согласована и просчитана до запятой.
Возвращаюсь к команде, рассказываю им о ситуации.
К счастью, не сможет только одна из 4-х коллег, остальные готовы отработать на день позже.
Звоню заказчику, чтобы понять ситуацию: как случилась поломка информации, на каком этапе и почему его не смутило, что мы сегодня прилетели в город.
Через минуту понимаю, что случилось, напряжение отпускает и я начинаю смеяться. Уфффф...
Оказалось, что наша сессия и правда состоится завтра, но только в другом отеле.
А здесь, куда мы приехали, у нашего заказчика будет своя рабочая сессия послезавтра.
Представитель заказчика, отвечающий за коммуникации со мной, отправил некорректную информацию о месте проведения.
Через 30 минут мы были в нужном месте, и хорошо, что приехали заранее. Потому, что вместо маркеров на 130 человек былы закуплены текстовыделители, но это уже другая история.