В мире бизнеса каждый процесс — это шанс оптимизировать работу и сократить ненужные затраты. В 5 УГЛОВ мы не любим бумажную волокиту, поэтому с энтузиазмом приняли идею перехода на КЭДО.
Почему мы выбрали КЭДО?
Традиционные бумажные процессы давно стали синонимом неудобств. Каждый отпускной, трудовой договор или внутренний приказ требовал много времени и усилий. Нам это надоело. Когда мы услышали про КЭДО, то сразу начали искать подходящий сервис.
На начальном этапе выбор пал на NoPaper.ru — доступный и функциональный стартап, который идеально подходил по соотношению цены и возможностей. Но с появлением кадрового документооборота в Битрикс24 все изменилось.
Переход на Битрикс24 и Госключ
Битрикс24 предложил бесшовную интеграцию с госуслугами через приложение Госключ. Эта технология позволяет сотрудникам подписывать юридически значимые документы прямо через корпоративный портал. Внедрение КЭДО упростило наши процессы до предела. Вот как это работает на практике:
1. Подача заявки
Сотрудник отправляет заявку на отпуск через специальный бизнес-процесс в Битрикс24. Удобный интерфейс позволяет указать все необходимые данные: даты, тип отпуска и дополнительные комментарии.
2. Утверждение руководителем
После отправки заявки система автоматически уведомляет руководителя. Он проверяет данные, вносит правки (если требуется) и утверждает заявку буквально за несколько кликов. Все уведомления приходят через интерфейс Битрикс24, что исключает необходимость звонков или писем.
3. Передача данных в бухгалтерию
Мы используем внешнюю бухгалтерию от компании knopka.com. После утверждения заявление на отпуск передается в бухгалтерию и бухгалтер делает приказ на отпуск и высылает его обратно специальному сотруднику, отвечающему за кадровый документооборот (HR). HR-загружает прика в интерфейс КЭДО от Битрикс24, заполняя все необходимые поля и отправляет документ на подпись руководителю и сотруднику.
4. Подписание документа
Руководитель получает уведомление от Битрикс24 о том, что поступил документ на подписание прямо в интерфейсе Битрикс24. Достаточно вставить КЭП (Квалифицированную Электронную Подпись) и за пару секунд подписать документ.
Сотрудник получает уведомление через приложение Госключ и в пару тапов по экрану осуществляет подписание документа.
5. Архивация документа
Подписанный документ автоматически сохраняется в Битрикс24 и в Госключе , а также становится доступным всем участникам процесса, включая руководителя и бухгалтерию.
Преимущества, которые мы ощутили:
- Экономия времени
Теперь согласование, создание и подписание документов занимают считанные минуты. Ранее на эти операции уходили дни, особенно если требовалась личная подпись сотрудников.
- Единое пространство для всех документов
Вся информация хранится в Битрикс24, что упрощает поиск и отслеживание статуса любого документа. Это делает процесс прозрачным для сотрудников, руководителей и бухгалтерии.
- Полное соответствие законодательству
Подпись через Госключ гарантирует юридическую значимость документов. Это исключает риски, связанные с некорректной обработкой данных.
- Снижение затрат
В отличие от других сервисов, использование Битрикс24 и Госключ не требует дополнительных расходов на выпуск электронных подписей для каждого сотрудника. Это делает решение доступным даже для небольших компаний.
Новые возможности в обновлении Битрикс24 «Гравитация»
Недавно Битрикс24 представил интеграцию с 1С для КЭДО. Это значит, что теперь бухгалтерия может автоматически загружать приказы прямо в систему. Для нас это идеальное решение: меньше ручной работы, больше автоматизации.
Рекомендуем к внедрению
Если вы тоже хотите забыть о бумажной волоките, пишите нам! Мы поможем настроить КЭДО в Битрикс24 и сделаем ваш бизнес более современным и удобным.
📞Связаться с нами