В любой момент сотрудник может отказаться от бумажной и перейти на электронную трудовую книжку. Главное в этом деле для работодателя — соблюсти нужную последовательность действий, корректно внести запись в бумажную книжку и выдать ее работнику на руки. Рассказываем, как оформить переход на электронную трудовую в 2025 году.
Что нужно знать про переход на электронную трудовую книжку
Обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался 1 января 2020 года, с этого дня работодатели оформляют и ведут книжки только в электронном виде. Если сотрудник впервые устроился на работу раньше 2021 года и у него уже есть бумажная трудовая, он может попросить компанию продолжать ее вести.
Как в 2025 году работодателю вести трудовые книжки:
— Одновременно в бумажном и электронном виде, если у сотрудника сохранился бумажный аналог и если он не писал заявление о переходе на электронную трудовую.
— Только в электронном виде, если работник написал заявление о переходе или впервые трудоустроился в 2021 году.
В каком бы формате ни велась книжка, отчетность по персоналу в СФР компания подает только в электронном виде. В блоге рассказали про способы, как получить выписку из электронной трудовой.
Как сделать запись о переходе на электронную трудовую книжку
Переход работника на электронную трудовую книжку подразумевает подачу заявления. После его получения компания должна отчитаться в Соцфонд — для этого подается подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1.
Сформируйте подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 для Соцфонда в «1С:Бухгалтерия» или «1С:ЗУП» в облаке. В программах можно работать удаленно, вам всегда будут доступны актуальные формы документов и обновления без доплат. Для отправки отчетности в СФР также пригодится сервис «1С-Отчетность».
Следующим этапом работодатель делает запись в бумажной книжке и передает ее на руки сотруднику. Обратный переход с электронной трудовой на бумажную будет невозможен.
Сделать запись в трудовой нужно корректно, внося в каждую из граф нужные сведения.
Графа 1. В ней укажите порядковый номер записи.
Графа 2. Здесь пропишите дату, когда выдали сотруднику бумажную книжку: число, месяц, год.
Графа 3. Внесите запись о переходе на электронную трудовую. Точной формулировки в законах вы не найдете, за основу можно взять такой пример: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».
Графа 4. Укажите дату и номер документа-основания — заявления работника.
После внесения записи нужно поставить подпись: обычно это делает кадровик или руководитель. Если в компании есть печать, ее также используйте. Сам работник тоже должен поставить свою подпись об ознакомлении.
Также обязательно зарегистрируйте факт выдачи бумажной книжки в книге учета движения трудовых книжек, а конкретно в графе 13 «Расписка работника о получении трудовой книжки».
Формулировка может быть такой: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Напротив записи сотрудник должен поставить подпись — этим он подтверждает, что получил книжку на руки.
Читайте другие материалы по теме кадрового и воинского учета:
Суть статьи коротко
✅ С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Если сотрудник впервые трудоустроился раньше и у него есть бумажная трудовая, он может попросить работодателя дальше ее вести. При этом за ним сохраняется право в любой момент перейти на электронный вариант.
✅ Переход на электронную трудовую книжку важно оформить правильно: следует получить с сотрудника заявление и направить в СФР информацию о переходе на новый формат работы в составе отчета ЕФС-1. Далее сделайте запись в бумажной трудовой и выдайте книжку сотруднику.
✅ Сформировать всю нужную документацию для перехода на электронную трудовую книжку можно в облачных «1С:Бухгалтерия» или «1С:ЗУП». Для программ предусмотрен бесплатный период на 14 дней, собственная техподдержка 24/7, обновления без доплат и масса других преимуществ.
Для отправки отчетов по работникам в СФР понадобится сервис «1С-Отчетность». Предусмотрен специальный тариф «СФР бесплатно», который позволяет отправлять отчеты в Социальный фонд в течение трех месяцев. Оставляйте заявку — менеджер «Е-Офис 24» свяжется с вами, поможет перенести базы и настроить работу в облаке.