В настоящее время многие ООО сотрудничают с индивидуальными предпринимателями (ИП) и самозанятыми лицами, заключая договоры гражданско-правового характера (ГПХ). Законодательство не запрещает такие отношения, однако существует риск того, что договоры могут быть переквалифицированы в трудовые.
В этой статье я расскажу, какие признаки отношений с самозанятыми и ИП указывают на подмену трудовых отношений с точки зрения ФНС и Роструда, что будет, если вас в этом заподозрили, и что делать, чтобы этого не произошло.
Отношения по договору ГПХ могут быть признаны трудовыми, например, судом. Существует множество судебных решений, большинство из которых все чаще выносится в пользу налоговой.
Если отношения по договору будут признаны трудовыми, вам нужно будет оформить приём физического лица на работу по трудовому договору.
В этом случае дата начала работы по трудовому договору будет совпадать с датой фактического допуска работника к работе по договору гражданско-правового характера.
Кроме того, необходимо будет предоставить в Социальный фонд России (СФР) сведения о трудовой деятельности, включая информацию о приёме на работу по трудовому договору. Также нужно будет произвести доплату работнику, если по трудовому договору ему полагаются дополнительные выплаты.
Помимо этого, после того как гражданско-правовой договор будет признан трудовым, может потребоваться доначисление некоторых налогов и страховых взносов. В таком случае налоговые органы могут начислить:
• недоимку по страховым взносам на ОПС, ОМС и по ВНиМ. Это связано с тем, что при выплате доходов этим лицам вы взносы не начисляли.
• недоимку по НДС, если вы принимали к вычету "входной" налог по сделкам с ИП, в том случае, если ИП выставлял вам счета-фактуры.
• недоимку по НДФЛ, так как вы не удерживали и не перечисляли этот налог как налоговый агент.
За подмену трудового договора гражданско-правовым возможны в том числе штрафы и пени.
В частности:
1) если это нарушение совершено впервые, для должностных лиц - от 10 тыс. до 20 тыс. руб., для юрлиц - от 50 тыс. до 100 тыс. руб. Если повторно - для должностных лиц возможна дисквалификация на срок от одного года до трех лет, для юрлиц - штраф от 100 тыс. до 200 тыс. руб.
2) за несвоевременную выплату зарплаты и других выплат, осуществляемых по трудовому договору, если эти действия совершены впервые - для должностных лиц - от 10 тыс. до 20 тыс. руб., для юрлиц - от 30 тыс. до 50 тыс. руб. Если повторно - для должностных лиц от 20 тыс. до 30 тыс. руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет, для юрлиц - штраф от 50 тыс. до 100 тыс. руб.
3) за неуплату налогов и страховых взносов - штраф составит 20% от неуплаченной суммы, а если будет доказан умысел в ваших действиях - 40% от недоимки, а также пени.
Возможна также уголовная ответственность в случае уклонения налогоплательщика от уплаты налогов и страховых взносов более, чем на 2,25 млн. руб.
Отношения, возникшие на основании договора ГПХ, могут быть признаны трудовыми как в судебном , так и во внесудебном порядке.
Внесудебный порядок предполагает, что исполнитель обращается к работодателю с письменным заявлением о признании отношений трудовыми. Также он может подать жалобы в прокуратуру и трудовую инспекцию. На основании этих обращений прокуратура может вынести представление в адрес работодателя, а государственная инспекция труда — предписание об устранении нарушений трудового законодательства, которое работодатель обязан будет исполнить.
Также исполнитель может обратиться с иском к работодателю в суд, даже если отношения с работодателем на момент обращения прекращены.
К доказательствам наличия трудовых отношений между сторонами, в частности, могут быть отнесены следующие документы: пропуска, журналы регистрации прихода и ухода сотрудников, графики отпусков, договоры о полной материальной ответственности работника, расчетные листки о начислении зарплаты, подписываемые исполнителем накладные и т.д.
Кроме того, между Федеральной налоговой службой (ФНС) и Федеральной службой по труду и занятости существует соглашение о проведении совместных проверок работодателей. Причиной для проверки служит выявление признаков трудовых отношений.
Рассмотрим подробно эти признаки:
1. Выполнении исполнителем определенной, заранее обусловленной трудовой функции, по определенной специальности, квалификации или должности.
Что это значит? В договоре есть четкое указание на специальность, профессию, должность, которая значится в вашем штатном расписании.
Например, Если в договоре вы укажете «водитель» или «выполнение функции водителя», это не будет соответствовать договору гражданско-правового характера, а скорее трудовому.
Опишите предмет договора по правилам договора ГПХ. Например, можно сформулировать следующим образом: «Исполнитель обязуется по заданию Заказчика периодически оказывать последнему услуги, перечень которых определён Сторонами в Приложении к Договору. Заказчик обязуется оплачивать эти Услуги». Или же можно использовать формулировку «оказание услуг по перевозке».
2. Выполнение исполнителем трудовой функции за плату.
Что это значит? Оплата по договору осуществляется в соответствии со штатным расписанием, то есть по принципам, аналогичным заработной плате. Она привязана не к результатам деятельности, а к определённым числам месяца и выплачивается регулярно. Вознаграждение формируется на основе фактически отработанных дней, а не от объёма выполненных работ или оказанных услуг.
Если выплаты по договорам гражданско-правового характера происходят в день выплаты заработной платы на вашем предприятии, а также если исполнителю выплачивается одна и та же сумма в течение нескольких месяцев, это явные признаки трудовых отношений.
Например, если в договоре указать, что «ежемесячная оплата по договору составляет…» или «оплата по договору осуществляется два раза в месяц — 30 и 15 числа», то это не подходит для договора гражданско-правового характера. А если эти числа совпадают с днями выплаты зарплаты на вашем предприятии, то это тем более не годится.
Условие об оплате услуг можно сформулировать следующим образом: «Наименование и стоимость оказания Услуг указаны в Приложении к настоящему Договору»; «Оплата услуг осуществляется Заказчиком в срок не позднее __ рабочих дней с момента подписания Сторонами акта об оказании услуг или с момента составления одностороннего акта об оказании услуг в случаях, предусмотренных Договором». А срок выполнения услуг можно указать в Приложении к Договору.
3. Подчинение исполнителя действующим у заказчика правилам внутреннего трудового распорядка, графику работы (сменности).
Что это значит? В договоре определён режим работы, включая информацию об отпусках, прогулах, выходных днях и продолжительности рабочего дня.
Например, в договорах гражданско-правового характера не следует использовать термины «рабочий день», «смена», «отгул», «отпуск» и «производственная необходимость».
Срок выполнения работы или услуги можно указать в Приложении к Договору или выделить в отдельный пункт.
4. Выполнение исполнителем определенной функции под контролем и управлением заказчика.
Что это значит? Организация-заказчик контролирует и организовывает процесс как работодатель, распределяет исполнителей по объектам, маршрутам.
Например, подтверждением этому могут являться документы: пропуска, журналы прихода и ухода, графики смен, командировок с указанием ФИО исполнителя.
5. Подчиненность и зависимость труда исполнителя.
Что это значит? Исполнитель не имеет возможности действовать самостоятельно. Он работает с материалами заказчика, на оборудовании и инструментами, предоставленными заказчиком.
Например, подтверждением этому может являться отсутствие каких-либо расходов у Исполнителя на осуществляемую деятельность.
6. Устойчивый и стабильный характер отношений исполнителя и заказчика.
Что это значит? Договоры носят не разовый, а систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года. В течение календарного года размер вознаграждения не меняется.
7. Преобладание доли доходов, полученных от заказчика, над другими доходами исполнителя.
Что это значит? У исполнителя нет иных заказчиков кроме вашей организации, или поступления от заказчика существенно превышают все остальные.
8. Снятие с учета исполнителя сразу же после прекращения поступления денежных средств от заказчика.
Что это значит? Часто одним из условий заключения договоров с физическими лицами, которые привлекаются к деятельности ООО, является их регистрация в качестве индивидуальных предпринимателей (ИП). При этом, как только ИП перестают получать доход от организации, они прекращают свою деятельность и снимаются с учёта.
9. Централизованное предоставление отчетности в налоговый орган по каналам ТКС.
Что это значит? Учет вашей компании и ИП ведет одна и та же бухгалтерия.
10. Предыдущие места работы исполнителей.
Что это значит? Исполнитель ранее работал на заказчика по трудовому договору, либо текущий заказчик связан с предыдущими работодателями исполнителя. Важно помнить, что в законодательстве есть прямой запрет на работу самозанятых с текущим или бывшим работодателем в течение как минимум двух лет после увольнения.
Также в проектом приказа Минтруда предлагается ввести новые критерии для проведения проверок в отношении организаций, взаимодействующих с самозанятыми. Согласно этим критериям, поводом для проверки станет взаимодействие с более чем 35 самозанятыми, выплата им в среднем более 35 тысяч рублей в месяц, если эта сумма составляет не менее 90% их дохода, а сотрудничество длится более 3 месяцев.
В настоящее время критерии следующие: организация сотрудничает с более, чем 10 самозанятыми, сотрудничество длится более 3 месяцев и среднемесячный доход исполнителей больше 20 тыс. рублей.
При наличии этих признаком и критериев вас могут вызвать на Межведомственную комиссию (МВК) по легализации зарплаты в ИФНС. Чтобы укрепить свои позиции, не забывайте подписывать акт выполненных работ или оказанных услуг с исполнителем. В случае возникновения претензий со стороны проверяющих органов это станет дополнительным доказательством вашей добросовестности.
Также следует провести внутреннюю проверку: внимательно изучить договоры, чтобы выявить возможные признаки трудовых отношений, перепроверить статус самозанятых, которые привлекались к работе на момент осуществления оплат, и убедиться, что все необходимые документы, чеки и акты сохранены в полном объёме и могут быть предоставлены инспекторам в случае проверки.
Вы сталкивались с подобными проверками? Поделитесь своим опытом, пожалуйста.