Из статьи вы узнаете, как можно оптимизировать процесс согласования бюджетов с помощью бесшовной интеграции вашей основной корпоративной системы – 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ERP – с решением 1С:Документооборот.
Для начала вспомним, как обычно выглядит процесс согласования бюджета. Ответственный за подготовку бюджета направляет его проект на согласование и утверждение любым из способов:
- по электронной почте;
- через мессенджер;
- предоставив бумажные копии документа.
Затем происходит непосредственное согласование бюджета с обработкой результатов и утверждением итогового документа.
Схематично данный процесс выглядит так:
Однако при таком подходе участники могут столкнуться с рядом трудностей, среди них:
- Вероятность потери бумажных экземпляров документов и возникновения путаницы с дополнениями, отправленными по электронной почте.
- Риск потери важных данных в силу нехватки инструмента для отслеживания информации о том, у кого из участников документ находится на согласовании в данный момент и какие правки были внесены.
- Затягивание сроков согласования и утверждения бюджетов из-за отсутствия установленных сроков выполнения задачи и напоминаний о них.
- Согласование некорректных данных вследствие того, что в списке согласующих нет важного лица, принимающего решение (к примеру, его могли случайно не включить в копию при рассылке, или в период согласования он находился в отпуске).
Все это может привести к сложностям в принятии управленческих решений и финансовым рискам для организации.
Как можно избежать этих трудностей? Использовать для согласования бюджетов специальные инструменты, одним из них является программа 1С:Документооборот.
Согласование бюджета с использованием бесшовной интеграции с 1С:Документооборот на примере плана продаж в 1С:Комплексная автоматизация
Рассмотрим процесс согласования на примере бюджета "Планирование продаж и себестоимости реализации" в программе 1С:Комплексная автоматизация, интегрированной с 1С:Документооборот. Для этого мы будем использовать демо-базу с установленным решением 1С:Комплексная автоматизация, в котором настроена интеграция с 1С:Документооборотом, сопоставлены виды документов и на стороне документооборота настроена обработка бюджета.
Возьмем документ "Экземпляр бюджета" и из 1С:Комплексная автоматизация создадим документ в 1С:Документообороте. Для этого в карточке документа переходим по ссылке "Документооборот" и нажимаем кнопку "Создать".
Система создает карточку документа. То, как она выглядит, можно увидеть на изображении ниже.
Здесь же мы можем перейти во вкладку "Обработка", на которой автоматически запустится процесс формирования задач по согласованию бюджета. Сотрудник может выполнять их как на стороне программы 1С:Документооборот, так и в 1С:Комплексная автоматизация в зависимости от того, где ему удобнее работать.
Открыв карточку нашего документа в программе 1С:Документооборот мы увидим, что все сведения, необходимые для принятия решения, перенеслись в него из 1С:Комплексная автоматизация:
Передалась информация о печатных формах – печать бюджета и печать бюджета списком. Если мы переключимся на вкладку "Реквизиты", то увидим информацию по виду, модели, сценарию, сроку действия бюджета:
Как мы упомянули ранее, весь процесс согласования автоматически отражается в виде задач на вкладке "Обработка", которая имеет одинаковый вид в обеих системах.
На этой вкладке вы сможете ознакомиться с актуальным ходом обработки, листом согласования и листом согласования с историей, если было несколько корректировок и вносились комментарии участников.
Второе действие в этом процессе – "Утверждение бюджета", после нажатия кнопки "Утверждено" в этом разделе ответственный за подготовку бюджета получает информацию о том, что бюджет утвержден и он может выполнять все дальнейшие необходимые действия.
Таким образом можно реализовать процесс согласования бюджета с помощью бесшовной интеграции 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Документооборот.
Преимущества согласования бюджета в 1С:Документооборот
- Процесс согласования настроен в системе: задачи будут автоматически приходить всем ответственным лицам.
- В случае отсутствия ответственного сотрудника документ попадет к его заместителю автоматически.
- В системе хранится вся история согласований с комментариями.
- Возможность работы в едином окне: пользователям системы 1С:Комплексная автоматизация не нужно переходить в 1С:Документооборот для выполнения задач по согласованию документов. Другая часть ответственных сотрудников при этом может работать напрямую в 1С:Документооборот.
- Система 1С:Документооборот автоматически ставит задачи на согласование ответственным. Эти задачи имеют конкретные сроки исполнения, что обеспечивает своевременное завершение процесса согласования.
- В любой момент можно отследить, на каком этапе сейчас находится документ.
- Возможность работы с задачами не только на ПК, но и на мобильном устройстве или с использованием почты, если включена возможность выполнения задач с помощью нее.
Автоматизация процесса согласования бюджета посредством интеграции с 1С:Документооборот за 15 рабочих дней
Как показывает наш опыт, автоматизировать процесс согласования бюджетов можно за 15 рабочих дней. В этот период наши специалисты проведут следующие работы:
- Определят и настроят маршруты согласования и обработки бюджетов.
- Подготовят отчет об обследовании.
- Настроят бесшовную интеграцию с учетной системой (1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP Управление предприятием).
- Проведут тестирование модели вместе с рабочей группой заказчика.
- Обучат сотрудников работе с программой.
Отправьте запрос с нашего сайта – специалисты с вами свяжутся и проконсультируют.