Когда речь заходит о внедрении регламентов в малом бизнесе, многие владельцы и руководители по привычке придерживаются ошибочного убеждения, что для их компании, пока она маленькая, не нужны строгие правила и регламенты. Такое мнение можно услышать в самых разных компаниях, независимо от их размера: будь то небольшие фирмы с тремя, десятью или даже пятьюдесятью сотрудниками, а порой и в более крупных организациях с двумя сотнями работников и выше. Это особенно характерно для компаний, в которых царит атмосфера тесного, семейного круга: сотрудники друг друга хорошо знают, помогают друг другу и общаются на личном уровне, создавая ощущение, что никаких формальных процессов и норм не нужно.
В таких организациях часто пренебрегают важностью заранее прописанных и систематизированных процессов, полагая, что пока все работает на основе взаимного доверия и простых устных договоренностей, дополнительные правила только усложнят работу. Однако реальность такова, что именно в небольших коллективах регламенты становятся критически важным элементом для обеспечения стабильности и роста. Отсутствие четко установленной структуры и правил может привести к серьезным ошибкам, неэффективности, а в итоге и к значительным потерям, которые можно было бы избежать, если бы система работы была правильно организована с самого начала. Подробнее о важности регламентов и том, как сделать бизнес “антихрупким” рассказал в первой части.
В этой статье я:
- Разберу пример из практики
- Расскажу о нашем кейсе
- Дам небольшие рекомендации
Я — Пётр Таргонский, основатель Systemmatica. Наши клиенты увеличивают выручку, масштабируются и выходят из операционки благодаря систематизации. Мы помогаем наладить все процессы в компании с помощью регламентов и базы знаний. От клиента нужно всего 2 интервью в неделю, а все документы и настройки делает наша команда.
Пример из практики
Возьмём в качестве примера мой опыт работы в литературном агентстве. У нас был небольшой отдел дистрибуции, где сотрудники сами выстраивали все процессы, а руководство не вмешивалось в детали. Когда директор ушёл, мне нужно было срочно найти ему замену. Однако я не знал, как устроены внутренние процессы в этом отделе, и поэтому мне пришлось провести серию интервью с уходящим директором. На основе полученной информации я составил инструкции, которые помогли быстро ввести нового директора в курс дела. Все необходимые материалы и записи были переданы новому сотруднику, и адаптация прошла гораздо быстрее.
Ключевым моментом здесь было то, что у меня было время подготовиться: уходящий директор был доступен для интервью, и я успел собрать все важные данные. Если бы инструкции не были подготовлены заранее, последствия могли бы быть гораздо более разрушительными. Мой опыт показал, как важно заранее фиксировать все процессы и инструкции, даже если кажется, что в этом нет необходимости.
Практический кейс: что бывает, когда не готовишь регламенты вовремя
Однажды к нам обратилась компания с командой из 6 человек. Это был высококлассный коллектив, но владельцу бизнеса было трудно масштабировать свою работу из-за отсутствия регламентов. Новых сотрудников было сложно обучать, а делегировать обязанности было некому, так как все знания были «на уровне опыта», и никто не считал нужным их фиксировать.
В процессе работы с этой компанией мы обнаружили, что даже небольшая команда может столкнуться с проблемами, если не подготовлены чёткие инструкции. Мы начали собирать знания команды, превращая их в алгоритмы и инструкции, чтобы новый сотрудник мог быстро освоиться. Это позволило не только ускорить адаптацию новичков, но и значительно повысить общую эффективность работы команды.
Выводы и рекомендации
1. Регламенты важны даже для небольших компаний
Неопытные предприниматели часто считают, что для небольших команд или стартапов регламенты и описание процессов — это нечто избыточное. Однако это ошибочное мнение. Даже если у вас всего несколько сотрудников, чётко прописанные регламенты помогают сделать компанию более организованной и эффективной. Когда процессы зафиксированы, сотрудники чётко знают свои обязанности, а ошибки и недоразумения минимизируются. Это особенно важно, если вы планируете расширение бизнеса в будущем. Регламенты позволяют бизнесу быть более устойчивым и адаптивным, а также упрощают передачу задач и ответственность новым сотрудникам. На более высоких уровнях масштабирования наличие описанных процессов становится неотъемлемой частью успешной работы компании, поскольку они создают основу для постоянства и предсказуемости в деятельности.
2. Чем больше зависимость от конкретного сотрудника, тем важнее прописать его обязанности
Когда в компании есть сотрудники, от которых зависит множество ключевых процессов, важно не только нанять этих людей, но и чётко прописать их обязанности, чтобы минимизировать риски в случае их отсутствия или увольнения. Зависимость от одного человека делает компанию уязвимой. В случае его ухода или болезни важно, чтобы другие сотрудники могли быстро взять на себя его задачи. Определённые и зафиксированные обязанности облегчают этот переход. Рекомендуется создавать детализированные инструкции и документировать ключевые процессы, чтобы избежать зависимости от одного специалиста. Составление таких регламентов помогает организовать систему, в которой каждый сотрудник понимает свою роль и обязанности, а другие могут легко подхватить задачи в случае необходимости. Это также снижает стрессы и неопределённости для всех, включая самого сотрудника, если он уходит в отпуск или увольняется.
3. Никогда не откладывайте создание регламентов
Создание регламентов требует времени и усилий, но откладывать этот процесс — значит ставить компанию под угрозу. Лучше заранее оформить все необходимые инструкции и стандарты, чем потом тратить ресурсы на сбор знаний и восстановление нарушенных процессов. Когда возникают проблемы или неопределённости, важно не пытаться всё исправить на ходу, а иметь готовую систему, на которую можно опереться. Это помогает избежать ситуации, когда вы вынуждены срочно учить сотрудников или заполнять пробелы в процессах, что может повлиять на работу всей компании. Регламенты должны быть живыми документами, которые периодически пересматриваются и обновляются, чтобы соответствовать изменениям в бизнесе и на рынке. Лучше инвестировать время в организацию процессов заранее, чем потом решать кризисные ситуации, когда всё уже пошло не по плану.
Если статья оказалась полезной — поделитесь ей с коллегами, которым это может пригодиться. Присоединяйтесь к моему Telegram-каналу, где я делюсь полезными материалами по систематизации бизнеса и управлению.