Когда речь заходит о внедрении регламентов в малом бизнесе, многие владельцы и руководители придерживаются ошибочного мнения: «Пока мы маленькие, нам не нужны регламенты». Такие рассуждения можно услышать в компаниях с разным количеством сотрудников: 3, 10, 50 и даже 200+. Особенно часто это встречается в организациях, где атмосфера напоминает семейную: все друг друга знают, помогают и общаются на личном уровне. В таких компаниях часто упускают из виду важность заранее прописанных процессов и систем, считая, что пока все просто. Однако в реальности именно в небольших коллективах регламенты становятся важнейшим элементом успеха, и их отсутствие может привести к большим потерям.
В первой части статьи поговорим о:
- Важности регламентов
- Так с их помощью создать устойчивый бизнес
- На примере гипотетической компании «Ромашка», в которой работает до 10 человек рассмотрим влияние регламентов. Здесь все знают не только коллег по работе, но и их семьи. Такая атмосфера часто делает организацию уютной, но, с другой стороны, вызывает определённую зависимость сотрудников друг от друга. Из-за этой созависимости небольшие изменения могут вызывать большие проблемы.
Я — Пётр Таргонский, основатель Systemmatica. Наши клиенты увеличивают выручку, масштабируются и выходят из операционки благодаря систематизации. Мы помогаем наладить все процессы в компании с помощью регламентов и базы знаний. От клиента нужно всего 2 интервью в неделю, а все документы и настройки делает наша команда
Почему регламенты важны даже в маленьких компаниях?
В небольших коллективах каждый сотрудник может быть на вес золота. Да, возможно, текучки нет, и компания не планирует искать новых людей, но жизнь может внести свои коррективы. Причины могут быть самыми разными: болезнь, декретный отпуск, переезд или просто случай, когда сотрудник решит изменить свою жизнь, уехать или попробовать себя в другом месте. А что происходит, если ключевой сотрудник покидает компанию?
- Загруженность команды. Если у каждого члена команды есть своя зона ответственности, то уход одного человека создает дополнительную нагрузку для всех остальных. Все участники коллектива начинают перераспределять обязанности, что приводит к перегрузке и стрессу.
- Новая задача — новые трудности. На временно освободившуюся должность нужно найти замену, что требует времени на поиск, собеседования и обучение новичка. Это также требует дополнительных усилий от сотрудников, которые уже находятся в стрессе и перегружены своими обязанностями.
- Долгий процесс адаптации нового сотрудника. В небольших компаниях обучение нового сотрудника — это не только знакомство с его прямыми обязанностями, но и включение его в коллектив, его подходы, корпоративную культуру. Это требует времени и дополнительных затрат на проверку знаний, обучение специфике работы.
Представим такую ситуацию. К вам пришел новый сотрудник, у команды теперь ещё одна задача – научить его и ввести в курс дела. Обычно на это уходит месяц. Команда тратит свое время, дает всю нужную информацию, контролирует деятельность нового сотрудника и исправляют за ним ошибки. Можно сказать, что это работа на перспективу.
Однако прошел месяц и новый сотрудник куда-то слился, а время на него потрачено. Работники, которые выполняли больше работы из-за обучения новичка, выгорели и расстроились из-за несбывшихся ожиданий. С таким подходом команда долго не протянет. И это самый безобидный пример. Как избежать таких ситуаций? Нужно описывать все процессы и накопленные знания в команде. Так адаптация займет меньше времени, и он не будет отвлекать команду. А еще вы сможете брать сразу несколько людей на стажировку. Ведь при наличии регламентов вам не нужно всё передавать из уст в уста, вам не принципиально сколько людей и в какой момент времени будет обучаться по накопленным материалам. Тесты для проверки знаний можно оценивать с двух сторон. С одной - после окончания обучения хорошее решение проверить знания. Тест занимает всего до 2 часов. Однако, если новичок не прижился и вы нанимаете слишком много людей, то из таких заданий со временем накопится снежный ком.
На практике, если сотрудники не готовы или не имеют доступа к чётким инструкциям, процесс адаптации затягивается, и даже если новичок приживается, он всё равно может уйти по личным причинам. И тогда весь процесс начинается заново.
Как минимизировать риски и сделать свой бизнес «антихрупким»?
Чтобы снизить возможные потери и ускорить процессы при увольнении сотрудников, крайне важно иметь чёткие регламенты, инструкции и описания рабочих процессов. Это не только поможет вам, но и создаст ценную базу для будущих сотрудников.
- Систематизация знаний. Важно, чтобы все процессы в компании, даже если она небольшая, были задокументированы. Описание задач, инструкций, контактных данных и алгоритмов позволит вам быстро адаптировать нового сотрудника, а также минимизирует зависимость от каждого члена команды.
- Упрощение процесса найма и обучения. Когда все процессы задокументированы, можно нанимать сразу несколько человек и обучать их по подготовленным материалам, не тратя время на постоянные личные объяснения.
- Подготовка к неожиданностям. Маленькая компания должна быть готова к тому, что кто-то может внезапно уйти. Если все процессы описаны, то передача обязанностей будет проходить намного быстрее, а значит, и потери будут минимальными.
Вывод
Регламенты актуальны не только для большого, но и для маленького бизнеса. Они делают работу эффективнее. С их помощью можно как раз прийти к масштабированию компании. Сам же бизнес будет уже на первых порах выстроен без ошибок, поэтому в будущем при росте легче выстраивать процесс.
Во второй части я рассмотрю пример и расскажу про наш кейс с регламентами в маленьких компаниях. Если статья оказалась полезной — поделитесь ей с коллегами, которым это может пригодиться. Присоединяйтесь к моему Telegram-каналу, где я делюсь полезными материалами по систематизации бизнеса и управлению.