В последние годы удаленная работа становится все более популярной. Она позволяет компаниям экономить на аренде офисных помещений, а сотрудникам — работать из дома. Однако организовать удаленную работу не так просто, как может показаться на первый взгляд. В этой статье мы расскажем, как сделать удаленную работу эффективной и комфортной.
1. Обеспечьте удаленный доступ к информации
Одна из главных проблем удаленной работы — разрозненность важной информации. Сотрудники могут хранить документы на личных ноутбуках, что затрудняет их совместное использование и контроль.
Решение: Используйте облачные хранилища информации, такие как OneDrive, Google Drive или «Виртуальное хранилище». Это позволит команде совместно создавать и редактировать документы, а также ограничивать доступ к ним.
Пример:
● Описание: С помощью облачных сервисов вы можете открывать доступ к файлам только определенным пользователям, что обеспечивает безопасность информации.
2. Организуйте совместное управление проектами
Еще одна проблема — контроль выполнения задач. Сотрудники могут не выполнять свою часть работы вовремя, что может привести к срыву дедлайнов и финансовым потерям для компании.
Решение: Используйте канбан-доски в сервисах, таких как Asana или MeisterTask. Это позволит каждому члену команды видеть свои задачи и дедлайны, а руководителю — анализировать движение проектов.
Пример:
● Описание: На канбан-доске вы можете видеть все задачи команды, их статусы и дедлайны, что помогает контролировать выполнение проектов.
3. Используйте качественную и недорогую связь
Проблемы с качеством связи могут привести к потере клиентов и снижению эффективности работы.
Решение: Подключите IP-телефонию от «Ростелекома». Это позволит сотрудникам принимать звонки в любой точке мира, где есть интернет, и обеспечит качественную связь.
Пример:
● Описание: IP-телефония позволяет принимать звонки через ноутбук с гарнитурой, что удобно и экономично.
4. Отслеживайте продуктивность сотрудников
Дома сотрудникам сложнее оставаться собранными и эффективными. Некоторые могут работать всего несколько часов в день.
Решение: Используйте системы учета рабочего времени, такие как Kickidler или CrocoTime. Это позволит контролировать активность сотрудников и следить за выполнением задач.
Пример:
● Описание: Системы учета рабочего времени помогают анализировать продуктивность каждого члена команды и мотивировать сотрудников.
5. Настройте оперативную коммуникацию
Иногда сотрудникам срочно требуется обратная связь от коллег, и они отправляют письма по электронной почте. Это может привести к задержкам в ответах.
Решение: Используйте корпоративные мессенджеры, такие как Whatsapp или Telegram. Это позволит быстро и удобно обмениваться информацией, отправлять документы и получать оперативные ответы.
Пример:
● Описание: Корпоративные мессенджеры обеспечивают конфиденциальность информации и расширяют возможности команды для оперативной коммуникации.
6. Создайте базу знаний для новых сотрудников
Адаптация новых сотрудников может быть сложной задачей в условиях удаленной работы. Без наставников и возможности быстро задать вопросы, новички могут долго входить в курс дела.
Решение: Создайте базу знаний, где будут собраны все необходимые документы, обучающие материалы и контакты. Это могут быть внутренние вики-страницы, документы в облачных хранилищах или специализированные платформы, такие как Confluence.
Пример:
● Описание: В базе знаний можно хранить информацию о процессах работы, часто задаваемые вопросы, обучающие вебинары и другие полезные материалы. Это поможет новым сотрудникам быстрее адаптироваться и начать эффективно работать.
7. Документируйте удачные и неудачные кейсы
Опыт, накопленный в процессе работы, может стать ценным ресурсом для всей команды. Документирование успешных и неудачных проектов поможет избежать ошибок в будущем.
Решение: Создайте систему для документирования кейсов. Это могут быть внутренние отчеты, презентации или даже видеоматериалы. Важно, чтобы информация была доступна всем сотрудникам.
Пример:
● Описание: Документирование кейсов позволяет команде учиться на ошибках и использовать успешные практики в дальнейшей работе. Это также способствует обмену опытом и улучшению процессов.
8. Объединяйте команду с помощью неформальных чатов
Отсутствие личного общения может привести к демотивации сотрудников. Неформальные чаты помогут создать атмосферу единства и поддержки.
Решение: Создайте общие чаты для обмена опытом, обсуждения увлечений и просто для общения. Это могут быть чаты в корпоративных мессенджерах или специализированные платформы для неформального общения.
Пример:
● Описание: В неформальных чатах сотрудники могут делиться своими увлечениями, обсуждать новости, поздравлять друг друга с праздниками и просто общаться в непринужденной обстановке. Это помогает создать чувство команды и поддержки.
9. Введите правила общения для повышения эффективности
Личные переписки могут отличаться от общения в корпоративных чатах. Введение правил общения поможет сформировать культуру самостоятельности и взаимного уважения.
Решение: Разработайте и внедрите правила общения для сотрудников. Это могут быть рекомендации по формулировке запросов, времени для связи и уважению времени коллег.
Пример:
● Описание: Правила общения помогают сотрудникам понимать, как правильно взаимодействовать друг с другом, что способствует более эффективному и уважительному взаимодействию.
10. Проводите регулярные стратегические созвоны
Отсутствие личного общения может затруднить понимание общей стратегии компании и планов на будущее. Регулярные стратегические созвоны помогут сотрудникам оставаться в курсе дел и чувствовать свою значимость в команде.
Решение: Проводите ежемесячные видеосозвоны с участием всей команды. Обсуждайте стратегию компании, планы на будущее и связывайте их с задачами каждого сотрудника.
Пример:
● Описание: Стратегические созвоны позволяют сотрудникам видеть общую картину и понимать, как их работа вписывается в глобальные цели компании. Это также способствует мотивации и чувству единства в команде.
Заключение
Организация удаленной работы требует тщательного подхода и использования правильных инструментов. Следуя этим простым советам, вы сможете наладить эффективный удаленный формат работы, который будет удобен как для сотрудников, так и для компании в целом.
Удаленная работа — это будущее, и важно быть готовым к ее организации уже сегодня. Удачи вам в этом!