На днях вышла новая версия системы 1С:Документооборот 3.0.16. В ней появилось более 20 новых возможностей, которые повышают производительность сотрудников, улучшают их взаимодействие, делают более удобной работу с архивными документами и т.д. Что изменится в повседневной работе сотрудников конкретных отделов компании? Рассказывает руководитель проектов 1С-КПД Дмитрий Кривогорницын.
1. Оптимизация работы с многостраничными документами
– Эта функция особенно полезна сотрудникам, которые работают с договорами, тендерной и проектной документацией – говорит Дмитрий Кривогорницын. – Часто им приходится иметь дело с объемными, «тяжелыми» документами на 100–150 страниц. Раньше в режиме предпросмотра пользователям приходилось подолгу крутить колесико мышки. Теперь нужный фрагмент легко найти в один-два клика.
Система автоматически разбивает большие документы на блоки по 20 страниц. Под превью страницы появился удобный переключатель блоков, с помощью которого можно мгновенно перемещаться из начала документа к его середине, концу и обратно.
Если пользователю удобнее работать с блоками другого объема, он может легко изменить количество страниц в блоке (например, на 10 или 50 вместо 20). Для этого нужно активировать в настройках пункт «Показывать частично».
2. Упрощение изменения сведений о сотруднике
Следующие две функции сильно упростят работу эйчаров и кадровиков. Речь об изменении должности / подразделения и фамилии сотрудника.
Раньше у сотрудников кадровых служб много времени уходило, чтобы внести новые данные при переводе, смене должности, увольнении сотрудника. Новый мастер-помощник позволяет быстро пройти все этапы. Например:
- создать нового сотрудника или сделать недействительным уволенного;
- изменить роли сотрудника;
- установить для него нового руководителя;
- создать для него заместителя, помощника и т.д.
Чтобы запустить мастер, нужно изменить должность или подразделение и, в открывшемся окне, нажать кнопку «Перевод сотрудника».
Вторая функция поможет в типовой ситуации: сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Раньше возникала проблема: кадровик вносил новую фамилию в одной из учетных систем, но в процессе согласования документов сотрудник продолжал отражаться под старой фамилией.
В новой версии 1С:Документооборота в карточке сотрудника появились команды «Изменить ФИО» и «История ФИО». Если внести новые данные, система начнет их автоматически подтягивать во все печатные формы и все процессы, в которых участвует сотрудник. Например, если в процессе согласования документа сотрудник сменит фамилию, она обновится и в листе визирования.
3. Отбор задач по виду приложения
– Эта возможность будет полезна для сотрудников всех служб компании, – говорит эксперт 1С-КПД. – Раньше мы использовали отборы задач по автору, исполнителю, проекту и т.д. Теперь это также можно делать по виду приложения.
Например, можно отобрать все задачи, к которым приложены только договоры, или только допсоглашения, или только заявки на оплату и т.д. Это позволяет быстро переключиться на приоритетные задачи: если сейчас компания заключает несколько важных договоров, то поработать с ними.
С другой стороны, эта функция помогает делить рабочий день между рутиной и более сложными, творческими задачами. Нужно просто оценить, с какими документами прямо сейчас вы сможете работать более продуктивно – и переключиться на них.
Так с каждой новой версией 1С:Документооборот помогает все лучше и лучше структурировать и автоматизировать работу сотрудников.
4. Автозаполнение реквизитов по ИНН
Функция, полезная отделу продаж, юридическому, договорному отделу. Раньше это работало только для контрагентов, а теперь все поля по ИНН автоматически заполняются в справочнике организации.
Но, чтобы эта функция работала, системе нужен доступ в интернет и подключение к сервису интернет-поддержки пользователей.
5. Новое в интерфейсе 1С:Документооборота
Небольшое, но приятное пользовательское нововведение. Раньше для добавления файлов в письмо приходилось их перетаскивать с зажатой клавишей мыши или использовать меню правой кнопки. Это было не очень удобно.
Теперь стали доступны традиционные операции Ctrl+С, Ctrl+V. Достаточно выделить файл в Проводнике у себя на компьютере, нажать Ctrl+С, перейти в нужное окно 1С:Документооборота, нажать Ctrl+V – и файл уже прикреплен к письму.
– Также продолжает улучшаться интеграция 1С:Документооборота с сервисами 1С, – отмечает Дмитрий Кривогорницын. – Появилось несколько новых возможностей взаимодействия с 1С:Кабинетом сотрудника, 1C:Share, 1С:Архивом, которые будут полезны любому сотруднику.
6. Ознакомление с кадровыми документами под подпись в 1С:Кабинете сотрудника
Раньше сотрудники знакомились с приказами о повышении, на отпуск и другими кадровыми документами, а также подписывали их непосредственно в сервисе 1С:Кабинет сотрудника.
Теперь вся информация по документу, включая лист визирования, и возможность поставить подпись, доступны сотруднику или кадровому специалисту прямо в окне 1С:Документооборота. Переключаться между приложениями не нужно.
7. Расширение обмена документами через 1С:Share
Новый сервис 1С:Share – простой и удобный способ, не покидая 1С, в 3 клика поделиться документом с контрагентом. При этом контрагент сможет просмотреть документ в 2 клика, даже не имея 1С.
В прежней версии 1С:Документооборота через 1С:Share можно было обмениваться только договорами и корреспонденцией. Новая версия позволяет отправить любой документ. Но важно, чтобы для этого документа были включены настройки «Вести учёт сторон» или «Вести учёт по организациям».
8. Отсрочка удаления документов, переданных в 1С:Архив
– Это одна из функций, реализованных по многочисленным просьбам пользователей, – говорит руководитель проектов 1С-КПД Дмитрий Кривогорницын.
Раньше документы, переданные в 1С:Архив на долговременное хранение, спустя 14 дней автоматически удалялись из 1C:Документооборота. Не всех это устраивало.
Например, есть компании, у которых во внутреннем регламенте прописаны более длительные сроки для окончательного удаления документов. А другие компании, наоборот, не хотят ни дня хранить в системе ненужные документы.
Сегодня выбор оставлен за пользователями: каждая компания может установить в настройках удобный для себя срок.