Основное назначение бланков строгой отчетности (БСО) заключается в подтверждении факта оплаты. Они нужны для учета и контроля финансовых операций.
Бланки строгой отчетности представляют собой альтернативу обычным чекам и также относятся к первичным учетным документам. Таким документами считаются билеты на мероприятия (кино, концерты), транспортные билеты (авиабилеты, автобусные), квитанции на оплату услуг (талоны на парковку) и пр. Исчерпывающего перечня документов, относящихся к таким бланкам, нет.
БСО с повсеместным распространением и необходимостью применять контрольно-кассовую технику претерпели множество изменений.
К 2024 году они мало чем отличаются от обычных чеков по внешнему виду, содержанию и способу изготовления.
Во-первых, БСО теперь печатают не в специальных типографиях, а при помощи онлайн-ККТ. Так, кинотеатры, концертные залы, музеи повсеместно отказываются от обычных билетов с отрывным корешком и выдают вместо них обычный чек с QR-кодом. Контролеры считывают информацию при помощи специальных программ. Некоторые заведения сохраняют прежние формы бланков, но они теперь несут в основном презентационную функцию.
Во-вторых, если раньше бланки с разным назначением отличались друг от друга, то теперь их унифицировали и они должны содержат те же реквизиты, что и чеки. Это наименование документа, порядковый номер за смену, название организации-пользователя или ФИО ИП, ИНН и система налогообложения, QR-код и пр. Поэтому бизнес может разработать бланк строгой отчетности самостоятельно.
Однако утвержденные формы БСО иногда также применяются. Например, на авиа- и железнодорожных билетах кроме обязательных реквизитов указываются номера маршрутов, ФИО пассажира, дата и время отправления и прибытия.
Самостоятельное использование бланков строгой отчетности ограничено. Сейчас выдавать их вместо кассового чека вправе только предприниматели на патенте, которые освобождены от применения ККТ, и только при предоставлении услуг физическим лицам. Речь идет о таких видах деятельности как бытовой ремонт одежды, обуви и техники, экскурсионные услуги.
Самозанятые БСО тоже не пользуются, т.к. должны оформлять чек через приложение. Другие компании и ИП могут его использовать при условии, что он станет дополнением к кассовому чеку, а не его заменой.
Современный порядок учета бланков строгой отчетности предусматривает, что специальная ККТ изготавливает и автоматически обеспечивает соблюдение порядка учета бланков. Поэтому нет необходимости вести журнал, проводить инвентаризацию, хранить корешки и пр. Устройство запоминает сведения о каждом напечатанном БСО и отправляет данные в налоговую.
Бумажные бланки строгой отчетности нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или металлических шкафах в течение пяти лет после использования или списания. Это касается также корешков от выданных бланков.
Кстати, к БСО относят еще и бланки дипломов, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений и пр. Такие документы должны быть изготовлены типографским способом по форме, утвержденной нормативно-правовым актом органа власти.
Они должны содержать номер, серию, иметь степень защиты, и к ним применяются специальные требования по хранению, выдаче и уничтожению.
По ним также нужно вести книгу учета, которая должна содержать информацию о каждом поступившем и переданном для использования бланке: его название, серию, номер, дату поступления/передачи и т.д. Конкретные условия и сроки хранения, а также процедура утилизации зависят от конкретного вида БСО.