Чуть больше месяца назад вся наша компания совершила дружный «переезд»: мы сменили один почтовый сервер на другой. В процесс пришлось вовлечься буквально всем: от директора до рядовых сотрудников, поскольку почтой пользовался каждый. Страсти, как и всегда при внедрении чего-то нового, кипели нешуточные. И мы решили, что наш опыт «переезда» будет полезным для наших клиентов и партнеров, поможет избежать ошибок, которые совершили мы.
Итак, рассказываем историю о причинах и процессе «почтового исхода» от первого лица компании – директора Soft+ Эсмонтова Владислава Анатольевича, и главного по техническим (и не только) проблемам - нашего системного администратора, Головина Александра Николаевича.
Добрый день! Расскажите, пожалуйста, с чего началась история с переходом на новый почтовый сервис?
В. Э.: Добрый день! Началось все довольно неожиданно. Мы получили письма, в которых сообщалось, что почта вскоре станет платной. Я не помню всех деталей, но суть была в том, что нам нужно было срочно перейти на платный тариф, иначе почта будет отключена.
Как отреагировали ваши сотрудники на новость о возможном отключении почты?
В. Э.: Сотрудники были в шоке. Работать без почты невозможно, многие рабочие процессы на нее "завязаны". Стало понятно, что надо решать проблему срочно.
Что вы сделали дальше?
В. Э.: Я начал изучать новые тарифы. Оказалось, что новый платный тариф для наших 30 почтовых ящиков обойдется нам в 6000 рублей в месяц или 72 тысячи рублей в год. Это был неожиданный и значительный расход для нашего бюджета.
И как вы решили эту проблему?
В. Э.: Я вспомнил, что хостинг, на котором расположен сайт нашей компании предоставляет и возможность размещения почты. Проверив условия, я увидел, что стартовый тариф стоит всего 5280 рублей в год. Это была огромная разница — 72 тысячи против 5280. К тому же в этот тариф входил почтовый сервер с неограниченным количеством ящиков и 60 гигабайт для писем.
Вы решили перенести почту на этот хостинг?
В. Э.: Именно так. Первым делом я создал свой почтовый ящик и попробовал перенести свою почту. Настроил синхронизацию, и через день все мои письма были загружены в новый ящик.
Как прошел процесс переноса для всей компании?
В. Э.: Мы поняли, что надо готовиться к переезду, ведь времени оставалось всего две недели. Наш системный администратор создал недостающие почтовые ящики и настроил синхронизацию. Мы стали ждать, пока вся почта подгрузится.
Вы решили установить почтовый клиент для удобства сотрудников. Как это повлияло на процесс работы?
В. Э.: Да, мы решили, что установка почтового клиента будет хорошим решением. Хотя у нас был свой веб-интерфейс, который позволял работать через браузер, наличие почтового клиента добавило удобства. В отличие от нашей старой бесплатной почты, в новом тарифе отсутствовала реклама, что значительно повысило комфорт работы. Сотрудники могли сосредоточиться на своих задачах без лишних отвлечений.
Как проходил сам процесс переноса домена и почтовых ящиков?
В. Э.: В назначенный день мы перенесли наш домен хостинг. Это означало, что вся почта теперь приходила на новый почтовый домен. Мы перенастроили адреса серверов в почтовых клиентах, и вскоре почта начала работать. Были небольшие трудности с непривычным интерфейсом и адресными книгами, но это быстро разрешилось. Кроме этого, старые почтовые ящики еще продолжали какое-то время работать на «переходном этапе» при отправке писем внутри старого почтового сервера. Получалась путаница: часть писем приходила на новый ящик, часть – на старый. Но после окончательного отключения почты на старом сервере все заработало нормально.
Вы упомянули о проблеме с адресными книгами. Как вы ее решили?
В. Э.: Да, это была важная деталь, которую мы упустили на начальном этапе. Оказалось, что сотрудники активно пользовались адресными книгами для быстрого поиска контактов. Как только мы поняли важность этого аспекта, мы выгрузили адресные книги из старой почты и загрузили их в новую. Это позволило всем быстро адаптироваться к новому сервису.
Каковы результаты этого перехода?
В. Э.: В итоге мы не только сэкономили средства, но и получили более удобный и функциональный почтовый сервис. Сотрудники довольны, и теперь мы можем работать без опасений потерять доступ к почте.
Какие еще преимущества вы заметили после перехода?
В. Э.: Мы завели новые почтовые ящики с достаточной квотой. За несколько лет у нас накопилось около 50 гигабайт писем, и места у нас еще достаточно. Важно отметить, что смена почтового провайдера фактически была для нас бесплатной, поскольку мы уже платили за тариф с сайтом. Теперь почта просто "добавилась" к этому тарифу.
Что бы вы порекомендовали другим компаниям, которые рассматривают возможность перехода на новый почтовый сервис?
В. Э.: Если кто-то столкнулся с подобной ситуацией — переходом с бесплатной почты на платную или с необходимостью переноса почты по другим причинам — я бы рекомендовал рассмотреть наш опыт. Если у вас уже есть оплаченный хостинг, вы можете выбрать нужный тариф, подключить свой почтовый домен и перенести письма и адресные книги. Это позволит значительно сэкономить средства. Если же вам не хочется заниматься этим самостоятельно или вы боитесь допустить ошибки, всегда можно обратиться к нам за помощью. Мы готовы помочь в этом процессе.
За дополнительной информацией мы обратились к Александру Головину, системному администратору.
Александр, скажите: с технической точки зрения с какими проблемами к вам обращались пользователи при настройке работы почты и сколько рабочего времени понадобилось на настройку?
А.Г: На каждого пользователя понадобилось примерно 15-30 минут: на заведение пароля приложения, заведение почтового ящика и настройку синхронизации для выгрузки существующих писем со старого сервера.
Конечно, время работы зависит от самого пользователя: у кого-то был пароль, кто-то сделал сам и прислал, с кем-то приходилось заходить в почты на старом сервере и настраивать пароль. Синхронизация с новым сервером оставлялась на ночь, потому что идет долго и ждать нет смысла.
После того, как вся почта была выгружена, я приступил настройка DNS. По плану это было должно занять 0,5-1 часа, но что-то пошло не так на регистраторе, поэтому пришлось писать в поддержку хостинга и перенастраивать DNS еще раз. Со второго раза заработало.
Какие изменения в настройках почты вы заметили?
А.Г.: В новой почте нет списков рассылок. Мы решили это через настройку переадресации в почтовом ящике. И еще столкнулись с тем, что теперь у нас нет паролей приложений, что, конечно, делает пользование почтой менее безопасным. Но это то, на что нам пришлось пойти ради существенной экономии денег.
Рады будем, если наш рассказ поможем вам в решении собственных проблем. Если у вас возникнут какие-либо дополнительные вопросы, напишите нам в комментарии или позвоните по тел. +7 (8422) 38-43-48.