ВВЕДЕНИЕ
Всё, что мы делаем на свете, оставляет следы. Учёт — это тоже след в этой жизни, пусть и мимолётный, исчезающий с каждым удалённым файлом навсегда, подобно кругам на воде. Но если есть такая возможность вглядеться в цифры, то почему бы не попытаться восстановить события, которые в тот момент сопровождали их появление. Эта статья — это попытка распаковки, когда по цифровым следам, подобно археологам, мы начинаем видеть жизнь. И пусть практически всё, что я тут написал про Продавщицу и Десантника, полностью выдумано, но действия в Excel, которые тут изложены, точно вам пригодятся, а мелодраматические подробности скрасят чтение унылых инструкций.
...
20 лет назад я как обычно вёл лекции в своём классе. Это был первый год жизни моего учебного центра и в то время я активно учил начинающих. Помню, как трудно было объяснять людям, только что купившим свой первый телевизор на пульте управления, что такое буфер обмена и как называется то, что нарисовано на экране.
Я как раз задумывался над курсом по продвинутой работе в Excel и активно искал материал, на основе которого его построю. И вдруг заходит сосед, у которого за стеной был магазин польского трикотажа и говорит: «Слушай, ты ту про компьютеры трендишь, а принтер ты мне починишь?» Я не привык отказывать людям, тем более речь шла о простой установке драйвера. Работу я сделал, но в процессе обнаружил в него два любопытных файлика, которые мне очень пригодились. Именно их я с разрешения хозяина использовал для построения своего курса «Excel для управления и анализа» — бестселлера своего учебного центра.
За 20 лет непрерывного изучения невольно вроде бы не слишком весёлый процесс учёта продаж оброс легендами, предположениями, гипотезами. Иногда смешными, иногда романтичными. В этой серии я предлагаю одну из таких историй, которая вполне подходит для сценария сериала на телеканале «Домашний». :-)
ЭПИЗОД 1. ЗНАКОМСТВО
3 августа до открытия магазина мимо нашего магазина проходил симпатишный десантник. Наша героиня — продавец магазина (в комментариях предложите для неё имя, ну и я для десантника) продала ему футболку. Между ними пробежала искра, которая и стала причиной дальнейших событий. Ниже будет порядок построения отчёта, который натолкнул меня на этот сюжет.
...
Ключевым понятием для анализа данных является специфическая форма таблиц, которая в каких-то источниках зовётся «плоской таблицей», но я ей дал собственное название, которое основано на первом впечатлении моих учеников — «водопад» (далее пишу без кавычек). У меня в распоряжении оказался поток данных за 1 месяц — август 2004 года.
(Можно скачать файлик, чтобы поупражняться)
Вторым важнейшим фактором является использование «сводных таблиц», которые помогают увидеть смыслы, скрытые в водопадах практически мгновенно. Буду давать краткие инструкции для того, чтобы вы могли пережить вместе с нами историю жаркой страсти.
Встаём внутрь водопада, выдели в нём одну клетку. Выполняем: вкладка «Вставка» — кнопка «Сводная таблица». Появляется диалог, в котором не лишним будет проверить, правильно ли программа определила диапазон с исходными данными. Для этого можно прокрутить линейку прокрутки до самого низа, чтобы убедиться, что «таракашечки» — мерцающий пунктир — бегают ровно по границам таблицы. Давим OK.
Появляется макет сводной таблицы, в котором нас будет интересовать правый нижний угол с 4-мя клетками. Вот схема их использования:
Нам могут потребоваться столбцы трёх видов: группирующие (Г), результирующие (Р) и фильтрующие (Ф). Результирующие отвечают за получение результата. Название такого столбца мы будем перетаскивать в клетку номер 4. Название группирующих столбцов мы будем размещать в клетках номер 1 (для роста таблицы вниз) и 2 (для роста таблицы вправо). Фильтрующие столбцы могут и отсутствовать.
Первая встреча с героями состоялась вот на таком отчёте: «Отобразить динамику выручки по датам и часам». Читая идею этого отчёта, понимаешь, что потребуется три столбца из нашего водопада: «Дата», «Час», «Сумма». Складывать будем числа из столбца «Сумма», поэтому это будет результирующий столбец. Но чтобы реализовать «Динамику», столбцы «Дата» и «Час» сыграют группирующую роль. Перетаскиваем названия столбцов согласно схеме и получаем:
Чисел получилось много и стоит применить к ним условное форматирование, чтобы попытаться осмыслить этот массив и сделать какие-нибудь выводы. Попробуем выделить все клетки с результатами, которые содержать числа меньшие 500. Так мы увидим все час работы магазина за месяц, в которые выручка была меньше 500 руб.
Встаём на любую клетку с результатом в сводной таблице и выполняем: вкладка «Главная» — меню «Условное форматирование», меню «Правила выделения ячеек» — «Меньше» — пишем 500, нажимаем OK. Правило сработало, но только для той клетки, на которой мы стояли. Надо сразу же нажать на всплывающий квадратик рядом с клеткой и в появившемся меню надо выбрать последнюю строчку.
Где же тут следы того события, которое послужило началом страстных отношений? Обратите внимание на клеточку с числом 163, 3 августа в столбце, соответствующем 9 часам. Кому утром 3 августа нужна футболка? Мне видится бравый Десантник, который весело с друзьями провёл вчерашний праздник и слегка подпортил в фонтане свою тельняшку. Ну его симпатишность доказывает то, что это единственный случай того, что магазин открылся раньше времени. Ради кого могла открыть магазин столь щепетильная к трудовой дисциплине Продавец? (По-прежнему жду её имени в комментах) Только ради симпатишного бравого десантника.
Кстати, у этого эпизода есть продолжение. Уже в начале сентября, когда был построен этот отчёт, была попытка со стороны руководителя пожурить сотрудницу за большое количество красных клеток, т.е. часов, в которые выручка была слишком мала. На что наша героиня справедливо возразила, что она и не должна была открывать магазин столь рано и что из-за её доброго сердца и получился такой несправедливый отчёт.
Ну что ж, очистив лишнюю закраску. Выделяем столбец B и выполняем: вкладка «Главная» — меню «Условное форматирование» — меню «Удалить правила» — «Удалить правила из выделенных ячеек». Такую же операцию надо выполнить со столбцом K, поскольку были целых три факта продаж уже после закрытия магазина, график работы которого с 19:00 до 18:00.
Продолжение следует...
А чтобы не пропустить следующие эпизоды, подписывайтесь на мой канал.