Недавно мы обсуждали понятие «видимость проекта». Этот важный критерий для оценки прозрачности проектной деятельности имеет решающее значение для ее эффективности и результативности.
Как достигнуть отличной видимости и вести проектное управление в полной прозрачности?
1️⃣ Планируйте!
Что бы вы ни собирались делать, начинайте с плана проекта. Даже если на старте вы не хотите вдаваться в мелкие детали и начинаете с широкой перспективы, это всеобъемлющее руководство обеспечит вашу команду видимостью наперед.
2️⃣ Распределяйте четкие роли и обязанности
Определение четких ролей и обязанностей гарантирует, что каждый знает свои конкретные обязанности и то, как он вносит свой вклад в проект. Для этого существуют, например, похожие матрицы RACI и DACI. Члены команды сосредоточатся на конкретных задачах, а через матрицу смогут понять, с кем консультироваться, а кого информировать.
3️⃣ Ведите документацию и отчетность регулярно
В проектной деятельности нет лишних файлов, и относиться к их сбору, хранению и доступности стоит внимательно. Озадачьтесь поиском решения для хранения большого объема файлов – такой инструмент существенно влияет на видимость активов проекта и централизует ее.
4️⃣ Регулярно собирайте отчеты о статусе проекта
Статусы и отчеты позволяют всем быть в курсе прогресса, проблем и предстоящих этапов.
5️⃣ Автоматизируйте рабочие процессы
Автоматизация – одна из самых ценных функций в управлении проектами. Она помогает поддерживать высокую видимость на разных уровнях: упрощает ряд рутинных повторяющихся задач, поддерживает согласованность процессов управления проектами и снижает риск ошибок, в т.ч. связанных с человеческим ресурсом.
6️⃣ Используйте специальное ПО для управления проектами
Полноценная система управления проектами – базовая необходимость для обеспечения прозрачности бизнес-процессов и поддержания высокого уровня видимости. Например, ADVANTA позволяет делать все описанные выше шаги уверенно и в быстром темпе.
Инструменты для планирования в системе ADVANTA помогают
- сохранить описание цели и результатов, сроки, коммуникации и ресурсы,
- обозначить этапы работы, возможность пройти их параллельно или поочередно,
- утвердить требуемые стандарты качества.
Вся эта информация хранится в одном месте и постоянном доступе, обновляется в реальном времени. Автоматизированные отчеты и варианты шаблонов упрощают сбор текущей информации, а благодаря настройкам вы визуально суммируете статусы задач и видите все проекты / портфель проектов в прогрессе.
Учет 6 базовых шагов в проектном управлении поможет сохранять полную видимость, видеть перспективы развития и привести проектную деятельность к высокой прозрачности.