Нет ничего более бесполезного, чем делать с большой эффективностью то, что вообще не следует делать.
Питер Друкер
Продуктивность ― это способность достигать желаемых результатов при наименьших затратах времени и усилий. Это не про то, чтобы работать больше, а про то, чтобы работать умнее. Продуктивный человек умеет организовывать свое время, расставлять приоритеты и фокусироваться на важных задачах.
Но люди ― не роботы. И бывает так, что любая работа, даже самая любимая, приводит к выгоранию, домашняя рутина изводит, а, казалось бы, простейшая задача никак не решается. Это значит, ваша продуктивность на нуле. Как же её повысить?
Подходы к повышению продуктивности ― это общие стратегии, которые помогают нам стать более продуктивными. Они отвечают на вопрос «Как я хочу работать?». Подходы могут быть самыми разными и зависят от ваших личных особенностей, характера работы, целей и образа жизни. Например, одни предпочитают работать по жесткому графику, другие ― в состоянии потока, третьи ― использовать гибкие методы планирования. Для любителей прокрастинировать очень важна мотивация, а кому-то для продуктивной работы недостает энергии и ему элементарно нужно выспаться, а еще лучше уйти в отпуск.
Методы продуктивности ― это конкретные инструменты и техники, которые мы используем для решения определенных задач.
Выбирая подход, мы определяем стратегию, а методы помогают реализовать ее на практике. Одни и те же методы можно использовать в рамках разных подходов. Важно экспериментировать с различными подходами и методами, чтобы найти то, что лучше всего подходит именно тебе, именно сейчас.
Остановимся немного подробнее на некоторых наиболее эффективных методах и подходах к повышению продуктивности.
В фокусе ― процесс достижения результата
Такой подход основан на детальном планировании работы. Он позволяет отслеживать весь рабочий процесс и своевременно вносить коррективы. Особенно полезен для менеджеров проектов и фрилансеров, так как помогает грамотно управлять проектами и соблюдать дедлайны.
Применяемые методы и техники:
Детальное планирование ― разработка подробного плана действий с указанием сроков, ответственных и необходимых ресурсов. Использование инструментов планирования: календарей, планировщиков.
Метод «Съешь слона по кусочкам» или декомпозиция задач ― деление больших и сложных задач на более мелкие. Помогает визуализировать весь объем работы и определить последовательность действий.
Матрица Эйзенхауэра ― сортировка задач по степени важности и срочности. Помогает расставить приоритеты и сосредоточиться на самых важных задачах.
Метод Канбан ― визуализация текущих задач на доске или в специальном приложении. Позволяет отслеживать прогресс и переключаться между задачами. Обычно Канбан применяется в командной работе при управлении проектами. Но эффективен и персональный канбан.
Тайм-менеджмент. Использование различных техник управления временем, таких как метод Pomodoro (чередование 25-минутных промежутков интенсивной работы, с 5-минутными перерывами для отдыха), тайм-блокинг (выделение времени под конкретную задачу) или техника двух минут (если что-то можно сделать за пару минут ― делай сразу).
Анализ эффективности ― регулярный анализ своей работы и выявление узких мест. Это позволяет внести коррективы в процесс и повысить эффективность.
В фокусе ― результат
Этот подход смещает фокус с процесса на результат и измерение эффективности работы. Он помогает оптимизировать процессы и повысить производительность. Полезен для менеджеров проектов, руководителей команд, предпринимателей.
Методы и техники:
Правильное целеполагание. Для амбициозных целей и командной работы можно использовать методику постановки измеримых целей ― OKR (Objectives and Key Results ― цели и ключевые результаты).
Определение приоритетов. Уберите все, что не ведет вас к целям, и сосредоточьтесь на важном ― на том, что реально двигает вас вперед. Используйте матрицу Эйзенхауэра или принцип Парето ― сосредоточьте усилия на 20% действий, которые приносят 80% результата.
Делегирование. Не пытайтесь все делать самостоятельно. Передавайте часть своих задач, чтобы освободить время для более важных дел. Делегирование — это не про слабость, а про умение рационально использовать свое время.
Оценка эффективности. Применяйте инструменты таймлайна, например, диаграмму Ганта или метод Канбан. Это поможет всем участникам проекта отслеживать прогресс в достижении результата максимально наглядно.
Автоматизация рутинных задач. Используйте устройства и программы для повышения эффективности (Google-календарь, Google-документы, Google-таблицы, Zoom, Todoist, Trello, Notion, Obsidian, Evernote и др.), делегируйте рутину искусственному интеллекту, создайте шаблоны для выполнения повторяющихся задач.
В фокусе ― повышение концентрации внимания
Этот подход направлен на улучшение способности фокусироваться на одной задаче. Подойдет людям, которые легко отвлекаются, испытывают трудности с многозадачностью.
Методы и техники:
Техника «Без отвлечений». Найдите простые способы управлять обстановкой для того, чтобы сосредоточиться на решении задачи. Организуйте рабочее пространство, свободное от отвлекающих факторов: отключите уведомления, звук на телефоне или используйте режим «Не беспокоить». А если, например, вам нужно придумать креативную идею, но привычная обстановка тормозит полет фантазии, ― подыщите новое «рабочее» место. Это может быть скамейка в парке, ближайшее кафе или укромное место на подоконнике верхнего этажа в офисе.
Практики медитации, например, Mindfulness ― тренировка присутствия в настоящем моменте с помощью осознания своих ощущений и фокусировки внимания только на них.
Найдите пик своей биологической активности. Кто вы: «жаворонок» или «сова»? Определите периоды, когда вы работаете наиболее эффективно, и планируйте трудоемкие задачи на это время.
Откажитесь от многозадачности. Миф о том, что человеческий мозг способен одинаково хорошо контролировать несколько задач сразу, уже давно развеян. Многочисленные исследования доказали, что многозадачность снижает эффективность работы. Концентрируйтесь на одной задаче и не перепрыгивайте с одного вида деятельности на другой. Используйте метод Pomodoro.
Метод «Съешь лягушку». Не откладывайте дела, из-за которых нервничаете. Волнуетесь перед важным звонком или боитесь уточнить что-то у начальника — не тяните. Решайте неприятные задачи сразу, ведь именно эти мысли отвлекают от работы и снижают концентрацию.
Заметки. Держите рядом с собой стикеры, приложение для заметок на телефоне или ежедневник. В них вы сможете записывать неожиданные идеи, которые могут посетить вас спонтанно. Запишите и сразу возвращайтесь к своей задаче.
Мотивационный подход
поможет найти внутренние ресурсы и достичь новых высот. Этот подход основан на том, что наши мысли и эмоции влияют на наши действия. Подходит людям, которым сложно сохранять мотивацию в долгосрочной перспективе.
Как это работает?
Правильно ставьте цели и определяйте свои «зачем» ― зачем вам это нужно? Это станет вашим мощным мотиватором.
Верьте в себя, настройтесь на успех. Помогут аффирмации ― повторение позитивных установок. Ученые доказали, что аффирмации помогают чувствовать себя сильнее и увереннее и реже испытывать стресс.
Поощряйте себя ― даже маленькие победы на пути к цели заслуживают награды. Это может быть что угодно: от маленькой покупки до встречи с друзьями.
Визуализируйте желаемый результат: создайте свою карту желаний.
Не бойтесь ошибаться. Ошибки ― это часть пути. Каждая неудача ― возможность для роста и развития.
Общайтесь с позитивными людьми, избегайте нытиков и паникеров. Пусть ваше окружение мотивирует и вдохновляет вас.
Сравнивайте себя с собой вчерашним, а не с другими. Перестаньте завидовать знакомому, открывшему свой бизнес, и возьмитесь, наконец, за достижение своей цели.
Сбалансированный подход
позволяет достигать высоких результатов, сохраняя при этом здоровье и мотивацию. Подходит всем, кто стремится к долгосрочной продуктивности и хочет найти баланс между работой и личной жизнью. Особенно полезен для людей, работающих в условиях высокой нагрузки и стресса.
Помимо различных методов продуктивной работы такой подход непременно включает в себя:
Грамотное распределение нагрузки с учетом биоритмов и важности задач.
Создание здоровой рабочей среды ― организация рабочего пространства, которое способствует концентрации и комфорту. Нет удобного рабочего места ― организуйте его и содержите в порядке. Отсутствие хаоса в жизни снимает с вашего мозга лишнюю нагрузку и высвобождает ресурсы для работы и жизни.
Время для полноценного отдыха. Используйте все виды отдыха. Он должен включать в себя короткие и длинные перерывы, вечерний досуг, выходные и отпуск.
Здоровый образ жизни ― регулярные физические нагрузки, прогулки на свежем воздухе, полноценный сон и сбалансированное питание для поддержания здоровья и повышения энергии.
Управление стрессом. Практики осознанности, медитации, техники релаксации помогают снизить уровень стресса и повысить концентрацию.
Ну, и при любом подходе к повышению продуктивности главным остается непрерывное обучение. Постоянно развивайтесь и осваивайте новые навыки. Без постоянного обучения и самообразования долго оставаться продуктивным невозможно. Рано или поздно вам станет скучно или вы достигнете потолка в своей профессии. Поэтому стремитесь все время узнавать новое: беритесь за необычные задачи и не отказывайтесь от интересных проектов. Начните с малого: сделайте закладки веб-страниц, освойте инструменты Google, выучите «горячие» клавиши.
Важно помнить: продуктивность – это навык, который можно и нужно развивать. Экспериментируйте с различными методами и находите то, что работает лучше всего именно для вас. Расставляйте приоритеты, делайте перерывы, следите за своей энергией и не бойтесь говорить «нет», когда это необходимо.
Продуктивность — это не просто эффективная работа. Это умение организовать свою жизнь так, чтобы получать удовольствие от каждого дня и при этом достигать поставленных целей.