Откройте для себя возможности модуля планирования BioTime — актуальное решение, которое позволяет легко и оптимально составлять графики работы сотрудников, адаптированные под потребности подразделения. Забудьте о сложностях и рутинных задачах — с BioTime вы сможете сосредоточиться на развитии бизнеса! Далее мы рассмотрим инструменты модуля планирования.
Как назначить сотрудника на смену?
Представьте, что у вас две смены — дневная и ночная — и четыре сотрудника. С BioTime вы сразу увидите, какие смены нуждаются в заполнении. В шапке таблицы есть информация, насколько закрыты потребности подразделения. Например, мы видим, что ночная смена не заполнена. Просто сделайте двойной клик по нужной ячейке и выберите сотрудника для смены. Или выберите ячейку в строке сотрудника и укажите, какую смену необходимо закрыть, задав период и чередование, например, "2 через 2". Все потребности подразделения будут удовлетворены в считанные минуты!
Оптимизация работы с группами должностей и шаблонами смен
- Группы должностей: Объединяйте схожие должности в группы, чтобы упростить процесс планирования и избежать излишней детализации. Это позволяет указывать потребности сразу для целой группы, экономя время и усилия.
- Шаблоны смен: Создавайте шаблоны для фиксированных интервалов работы, чтобы быстро и легко назначать смены. Укажите название, код, цвет, время начала и окончания смены, а также продолжительность обеда — и наслаждайтесь автоматизацией!
Мастер планирования: быстро и просто
Мастер планирования BioTime позволяет мгновенно назначать необходимые смены. Укажите смену на один день или задайте заранее предусмотренное чередование. Используйте шаблоны заполнения, чтобы автоматизировать процесс и сэкономить время.
При описании потребности необходимо выбрать, для какой смены мы хотим их употреблять. Шаблоны заполнения позволяют назначать сотруднику рабочие смены с необходимым чередованием. Разберем ситуацию, при которой у одного сотрудника назначена всегда дневная смена, а у другого - ночная. На практике так обычно не бывает, и смены чередуются. Может быть «день-ночь», может быть два раза день, потом выходные, потом два раза ночь.
Мастер планирования позволяет быстро назначить необходимые смены. При назначении смены есть возможность указывать ее только на один день или с определенным, заранее предусмотренным чередованием. Сначала можно назначить только одну смену, например, день. Затем нужно будет назначить еще раз только ночь. Сделать за один прием шаблоны заполнения. Для этого укажите название, например, «Два через два», и смены для назначения. Например, необходимо назначить смену «День-ночь».
Для этого выбираем «По шаблону» и указываем нужный шаблон для второго сотрудника, только со смещением на один день. И инструмент автоматизации работает на вас!
Удобные элементы управления
Разберем подробнее мастер планирования. В верхней части страницы располагаются фильтры. Здесь можно выбрать подразделение (или даже несколько – тогда данные по ним будут разбиты по блокам). Можно выбрать период (месяц, неделя или 2 недели).
Также можно выбрать группы должностей, которые будут отображаться в таблице и окнах.
Например, при добавлении смены список будет состоять только из тех групп должностей, которые выбраны в фильтрах. Можно также переключить «Показывать всех сотрудников подразделения» на «Показывать только назначенных».
- Добавить: легко добавляйте новые смены с указанием потребностей в сотрудниках на каждый день.
- Редактировать: изменяйте количество необходимых сотрудников для выбранных ячеек.
- Заполнить: закрывайте выбранные потребности конкретными сотрудниками, создавая смены.
- Опубликовать на бирже: публикуйте вакантные смены на бирже, позволяя сотрудникам самостоятельно выбирать свои рабочие дни.
Интеграция с телеграм-ботом
Сотрудники могут получать уведомления о вакансиях и подменах, а также откликаться на них прямо из мессенджера. Это делает процесс взаимодействия быстрым и удобным, а также повышает удовлетворенность сотрудников.
Дополнительные функции для максимальной гибкости
- Добавление периодов отсутствия: Учитывайте больничные, отпуска и другие виды отсутствий.
- Указание нежелательных дней: Помечайте дни, когда сотрудник не может работать, например, из-за обучения.
- Копирование плана: Быстро переносите заполненные плановые данные с одного подразделения на другое.
- Согласование подмен: Ускоряйте процесс согласования подмен, позволяя сотрудникам легко обмениваться сменами. Также есть пункт «Согласовать все подмены», рассмотрим, как он работает.
В телеграм-боте сотрудники могут обмениваться сменами. Например, первый сотрудник выбирает в меню «График - Вакансии и подмены – Запросить подмену» и отмечает смену, которую хочет поменять, например, 27 сентября. Затем он предлагает коллеге согласиться на обмен. Второй сотрудник заходит в раздел «Выбор подмены», нажимает «Подменить» и выбирает свою смену для обмена, например, 26 сентября.
Руководитель видит запланированную подмену в мастере планирования и должен её согласовать, чтобы обмен состоялся. Для этого достаточно дважды щелкнуть на ячейку и нажать «Согласовать подмену». Если таких запросов много, процесс можно ускорить с помощью кнопки «Согласовать все подмены». В результате смены сотрудников меняются местами, и они получают уведомление о подтверждении обмена.
Контроль и управление нормами рабочих часов
Рассмотрим устройство раздела с нормой часов: в таблице данных первой строкой отображается название подразделения и установленный лимит на месяц или неделю, в зависимости от выбранного интервала в фильтре. Во втором столбце указана сумма часов, запланированных и назначенных сотрудникам, а также процент выполнения плана.
Для каждой смены отображается количество часов, необходимых по потребностям, и количество уже назначенных часов. В строке сотрудников показана норма часов за месяц или неделю и количество уже назначенных часов. Если норма превышена, соответствующая ячейка подсвечивается красным цветом, а при превышении нормы за день подсвечивается конкретный день.
Норма рабочих часов может быть установлена индивидуально в карточке сотрудника или через категории. Например, для сотрудника Тарасовой Кристины Сергеевны назначена категория «Беременные», и в настройках «Нормы и ставки» указано использование нормативов и лимитов категории.
Что касается категорий, норма рабочих часов в день составляет 7 часов, а в неделю — 35 часов. Производственный календарь определяет нормы на каждый месяц, загружая их при импорте календаря на год в зависимости от продолжительности рабочей недели. Поскольку количество рабочих дней в каждом месяце различается, нормы также могут варьироваться.
Следите за соблюдением норм рабочих часов и лимитов, устанавливайте категории для сотрудников и управляйте их рабочим временем с максимальной точностью. BioTime позволяет учитывать все особенности и потребности вашего бизнеса.
Модуль планирования BioTime — это надежный партнер в управлении рабочим временем. Он позволяет четко описать потребности подразделения, установить лимиты, следить за соблюдением норм рабочих часов и предоставляет гибкость благодаря возможности указания нежелательных рабочих дней и публикации вакансий на бирже. Доверьтесь BioTime и обеспечьте максимальную продуктивность вашего бизнеса.
BioTime – надежное ПО для эффективности вашего бизнеса.
За системами учета рабочего времени вы всегда можете обратиться к нам, в BioTime. Мы консультируем и подбираем программы и оборудование под задачи клиента.
Даем максимально подробные инструкции по установке и всегда держим связь с клиентом. Помогаем быстро все настроить и подключить, а также учим пользоваться системой учета рабочего времени.