HR
Открытые вопросы
Открытые вопросы требуют развёрнутого ответа – задействуют мыслительный ресурс, побуждают к мыслительной деятельности.
– Каких целей вы хотите достичь в этом году, и как вы будете их достигать?
Если мозг не нагружать, он начинает деградировать – об этом часто говорят неврологи. Вопросы типа «да – нет» не ведут к увеличению нейронных связей, а открытые вопросы – наоборот. А еще в них всегда есть пресуппозиция. С её помощью создаётся позитивное косвенное внушение. Например:
– Каких целей вы хотите достичь? – Подразумевается, что у вас есть цели, вы их продумали, намерены их достичь.
– Какую пользу вы видите в проведении собрании? – Польза несомненно есть, её нужно только озвучить, что именно было полезным.
Открытые вопросы меняют подсознание и формируют мысли и действия. Все процессы в жизни человека – это результат того, как он мыслит и действует. А любая организация – следствие мыслей и взаимодействия её членов.
Также открытые вопросы позволяют вам создавать пространство, в котором сотрудники сами убеждают себя в необходимости определенных действий. Когда вы убеждаете ваших сотрудников, например, писать ежедневные отчёты о проделанной работе, это вызовет сопротивление, но если они сами придут к мысли о нужности отчётов, то будут делать их осознанно и ответственно.
Правила проведения собраний:
1. Подготовка пространства.
Во время собраний все его участники должны чувствовать себя комфортно: спокойная обстановка, защищённая от внешних раздражителей, а также что получасовое собрание ни при каких обстоятельствах не может растянуться на два часа.
2. Структурирование ожиданий.
Заранее проинформируйте сотрудников о дате, времени, продолжительности и теме собрания: зачем вы собираетесь проводить собрание, почему это важно.
3. Фиксация.
Фиксируйте всё, что проговаривается на собрании: записи понадобятся для анализа и для планирования следующих встреч.
4. Равенство.
Дайте каждому участнику собрания одинаковое время для выступления. Не будет дисциплины выступлений – наступит хаос, это вопрос взаимного уважения.
5. Миссия.
Миссия должна быть сформулирована, записана и проговорена: сотрудники должны знать, в чём заключается миссия компании, какую пользу она несёт клиентам, и каков личный вклад каждого в общее дело.
6. Завершение.
Выразите благодарность всем за участие; озвучьте, в чём была важность этого собрания; спросите каждого, какую ценность для себя он извлёк.
Еженедельные собрания: итоги, задачи, препятствия, пути их преодоления и первые шаги
Собрания по итогам рабочей недели – первый вид собраний, с которого стоит начать. Первым шагом станут некоторые подготовительные меры:
1. Предутилизация – предварительное информирование сотрудников:
– Коллеги, я как руководитель хочу предложить вам такую практику: проводить еженедельные собрания в пятницу в 16.00 в переговорной №4 и обсуждать: какие были победы на этой неделе, с каким препятствиями мы столкнулись, как успешно мы их преодолели, поставить задачи на следующую неделю. Эта техника прекрасно работает, в течение 30-40 минут попробуем всё это проделать вместе. Как вы на это смотрите? А далее уйдем на выходные.
2. Проведение собрания важно чётко спланировать и соблюдать регламент: не больше 40 минут, каждому участнику по каждому вопросу вы даете определенное время.
– Наша новая традиция еженедельных встреч поможет нам упорядочить и структурировать восприятие рабочих задач и результатов, координировать совместные действия, делиться опытом друг с другом.
Пример пунктов:
1. Победы: поделитесь вашими или общими победами за прошедшую неделю, спросите каждого из присутствующих коллег об их достижениях.
2. Задачи: расскажите о своих ключевых задачах на предстоящую неделю и снова по очереди дайте сотрудникам слово.
3. Препятствия: важно подумать о препятствиях, с которыми вы можете столкнуться и проговорить их вслух.
4. Решения: поговорите о способах решения текущих или предстоящих проблем, выслушайте каждого, зафиксируйте ответы.
5. Шаги: какой первый шаг сделаете вы и ваши сотрудники для преодоления препятствий?
6. Итоги: какую вы увидели пользу в собрании? что было самым полезным на сегодняшней встрече?
Через некоторое время регулярного проведения таких собраний вы увидите, как ваш коллектив, сплотился, нацелен на достижение результатов и движение вперёд.
Ежедневные собрания
Daily standup: продолжительность утреннего собрания не должна превышать 10 -30 минут, кратко и сконцентрировано на главном. Такое собрание детализирует план работы каждого участника на день и координирует их действия. А опоздавшие выпадают из общего трудового процесса, что создаёт для них внутренний дискомфорт и возможно это побудит их приходить вовремя.
Какие же открытые вопросы следует обсудить на утреннем собрании?
1. Намерения: это фокус внимания каждого на сегодняшний день; главное дело, на которое максимально направляет свои силы и время. Параллельно могут быть другие, более мелкие дела, конкретно на сегодня.
Намерение – стратегический вопрос, который помогает сотруднику выделить главное и сосредоточиться на нём. Результат намерения не всегда поддаётся измерению и фиксации в цифрах.
2. Задачи: конкретные пункты плана на сегодняшний день, которые выполняются в векторе общего намерения. Задачи можно измерить, посчитать и отразить в статистике. Необходимо отличать намерения от задач, то есть стратегию от тактических ходов.
Правильно поставленные задачи каждого дня приводят к эффективным планам работы на неделю и месяц.
3. Поддержка:
– Нужна ли вам какая-либо поддержка для выполнения сегодняшних задач?
4. Первый шаг: каждый называет свой первый шаг и идёт его совершать на своем рабочем месте. Практика таких собраний сразу показывает, кто как работает: одни действительно хотят работать лучше - тогда собрания им помогают; другие – быстро поймут, что им не удастся отсидеться за чьей-то спиной.
Помимо этого, сотрудники начинают более чётко понимать, какой вклад каждый из них вносит в общую работу: верстальщик видит, какие непростые задачи стоят перед программистом; программист понимает, что именно делает продакт и т.д. В результате они начинают более уважительно относиться друг к другу и настраиваются на взаимную поддержку.
Любая организация – это продукт того, как мыслят и взаимодействуют ее участники.
Собрание по подведению итогов года
Вопросы:
1. Какие ключевые события можно отметить в уходящем году? Или какие ключевые события мы создали за этот год? Полезно начертить линию времени по месяцам и на ней отметить события, о которых идет речь. Как эти события повлияли на компанию?
2. Каким этот год был? Чем запомнился? Что стало самой большой победой в этом году?
4. Какие препятствия преодолели в этом году? Какие уроки извлекли?
5. Какие ключевые показатели за этот год? Сделайте эту статистику заранее по самым важным для вашей компании показателям. И сразу нужно поставить цели по этим показателям на следующий год.
6. Что необходимо сделать для достижения этих показателей? Кто возьмет на себя проработку новых идей, их тестирование, какими проектами займётся?
7. Что компания будем делать по-другому? Что каждый будет делать по-другому на своём рабочем месте? На что будем обращать особое внимание?
8. Какие цели в обучении мы ставим? Пусть каждый сотрудник видит, что коллеги повышают свой профессиональный уровень. С одной стороны, это объединяет людей, а с другой, создает дух соревнования.
Такие собрания синхронизируют сонаправленные действия всех сотрудников в едином пространстве.