Многие руководители годами не могут вылезти из порочного круга:
Вчера – рано, сегодня – нет времени, завтра – уже поздно…
Хотя при этом живут по всем правилам, согласно «матрице Эйзенхауэра». Знаете такую? Хорошая методика, вот только если её применять современному руководителю без некоторых поправок… Вечный цейтнот и ощущение, что «где-то что-то не успели», обеспечены. Есть предложение внести в этот инструмент существенные поправки. Как вам такая идея? Для наглядности понадобится лист бумаги А4 и ручка:
- Разделим лист на 4 части линиями посередине.
- По оси Х отложим срочность: слева будет «несрочное», справа – «срочное». Думаю, здесь всё понятно. Для простоты: срочно = нужно сделать сегодня, дальше будет «поздно».
- По оси Y будет важность: сверху – «важное», снизу – «неважное». Я пока не придираюсь к очень важному вопросу: что именно для вас «важно»?
- Должна получиться примерно следующая картинка. Для тренировки распределите по паре ближайших дел на 2 дня в каждый квадрат.
5. А теперь по алгоритму Эйзенхауэра пройдемся по каждому квадрату. Что делаем с «неважным и несрочным»? Всё верно, без вариантов выбрасываем «в мусор». Забыли, с глаз долой, из сердца вон.
6. Что делаем с «неважным и срочным»? Делегируем, выносим на аутсорсинг, передаем на сторону. Здесь я с классикой совершенно согласен.
А вот теперь момент истины и мои гипотезы на тему «улучшения матрицы Эйзенхауэра». По классике себе надо брать «важное и срочное». А «несрочное и важное» планировать, обдумывать, «допиливать». Пробовали? Согласны? Ничего не тревожит? Присмотритесь повнимательнее:
Это «засада», которая быстро превращает жизнь в скачки от одного срочного дела к другому
В сегодняшней гонке скоростей при таком подходе обеспечена «хроническая нехватка времени», которую мы сами себе создали… Чем мы занимаемся в этой схеме? Постоянным решением срочных задач. От того, что они «важные», вряд ли счастья прибавляется… Хотите быть «белкой в колесе» 24 часа в сутки? Я не очень, поэтому предлагаю жить с опережением, изменив для себя «матрицу Эйзенхауэра». Рассуждения и алгоритм следующие:
- Мне лично комфортнее ощущать всегда запас времени. И минимальный запас, который это ощущение формирует, – 1 день. Срочность лично меня загоняет в тревогу, беспокойство, ощущение потери контроля, а там не за горами «выгорание».
- Я предлагаю браться и делать самому более 65% активного времени «важные и несрочные» дела. Тогда получается жить со смыслом + осознанно = занимаетесь важным для ВАС делом. При этом с большей радостью и удовольствием = вы покидаете вечную гонку за временем. Есть одно важное «но», с которым надо разобраться…
- Что делать с «важными и срочными» делами? Мне кажется, шаг №1 – остановиться и разобраться. Если такое происходит часто, возможно, есть просадки в одном из пяти: расстановка приоритетов, делегирование, нереалистичное планирование, проектный или процессный менеджмент в жизни или работе. И это можно начать улучшать в рамках блока ваших «важных и несрочных дел». А «важное и срочное дело» поручить одному из ваших сотрудников, потренировав делегирование или просто отложить, приняв, что сегодня будет «завалено». По сути, как руководителю я вам предлагаю большую часть времени заниматься улучшением «проектного» или «процессного» менеджмента, оптимально вместе с командой. Чтобы передать эту технологию всем остальным завтра. Работать на будущее, не спеша и с опережением.
Потому что ваша главная работа – помогать людям и машинам делать их работу лучше
Это определение «руководителя» от Питера Друкера. А не делать эту работу за них… Я до сих пор вспоминаю, как был на заводе Rittal в Германии в 2009 году. На производственной линии, длина которой сотни метров, я не увидел ни одного «миллиметра» суеты и спешки. В обеденный перерыв, как только часы показывают начало, – всё останавливается, а когда перерыв завершен, – запускается. И люди, и роботы. А чем занимаются в это время руководители?
Работают над изменениями к лучшему
Над тем, чтобы завтра быть ещё быстрее, лучше, эффективнее, оптимальнее. Пусть на 1 мм, но лучше. Я спросил тогда у топ-менеджера: «Какие у вас ближайшие задачи?». Его ответ меня приятно шокировал и удивил: «Мы планируем найти и купить завод, который будет делать и улучшать станки для нашего основного завода = производственной линии…». Чувствуете, с каким опережением он работает? Годы, десятки лет. Так почему нам с вами не попробовать вырваться из когтей цейтнота и начать жить с опережением хотя бы в 1 день? Не забывая про себя, радость и удовольствие от процесса.