Вы уже зарегистрировали свой бизнес в качестве ИП или ООО, получили квалифицированную электронную подпись (КЭП), подключили электронную отчётность (ЭО), открыли счет в банке и ваша деятельность понемногу начинает набирать обороты...
Вы заключаете договоры, выставляете и получаете счета, акты выполненных работ, счета-фактуры, накладные, спецификации и другие документы. Объём документооборота растёт, и это занимает всё больше времени. Пришло время воспользоваться сервисом электронного документооборота (ЭДО).
ЭДО — это система электронного обмена документами как внутри компании (внутренний документооборот), так и с внешними партнёрами и государственными учреждениями (внешний документооборот).
Внутренний электронный документооборот (ЭДО) идеально подходит крупным компаниям. В этом процессе участвуют только сотрудники и руководители предприятия. Они могут обмениваться любыми документами, такими как авансовые отчеты, накладные на перемещение товарно-материальных ценностей, должностные записки, приказы, акты ввода в эксплуатацию основных средств. После визирования различными сотрудниками большинство этих документов поступает в бухгалтерию. Примечательно, что для подписания внутренних документов не требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Для осуществления внешнего электронного документооборота рекомендуется применять КЭП — наиболее надёжную из всех видов электронных подписей.
КЭП представляет собой квалифицированную электронную подпись, которая, согласно Федеральному закону № 63, приравнивается к собственноручной подписи владельца. Она состоит из ключа, записанного на USB-носитель, и сертификата ключа на бумажном или электронном носителе.
КЭП можно получить в налоговой инспекции или в специализированном удостоверяющем центре ФНС. Владельцем КЭП должен быть руководитель организации или индивидуальный предприниматель.
Благодаря КЭП в системе электронного документооборота (ЭДО) вы можете обмениваться документами с вашими партнёрами, клиентами, заказчиками и поставщиками. Это могут быть любые типы документов: контракты, счета, спецификации, акты, товарные накладные, счета-фактуры, УПД.
Одним из главных преимуществ использования ЭДО является значительная экономия времени. Отправка и получение документов занимает всего несколько секунд, и вам не нужно ехать на встречу с контрагентом только для того, чтобы подписать бумажные документы.
Будьте осторожны: не передавайте ключ электронной подписи (КЭП) посторонним! Они могут использовать его в своих интересах!
Для подписания электронных документов от имени организации сотруднику или внештатному работнику рекомендуется оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Оформить МЧД можно на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС) или через системы электронного документооборота (ЭДО) вашего оператора.
В настоящее время электронный документооборот в основном является инициативой компаний, которые стремятся оптимизировать свои бизнес-процессы. Однако для некоторых видов деятельности использование ЭДО является обязательным требованием. В частности, это касается участников оборота маркированных товаров и национальной системы прослеживаемости (НСТ).
Законодательство предусматривает постепенное расширение сферы применения электронного документооборота. Так, Федеральная налоговая служба (ФНС) планирует ежегодно увеличивать долю электронных документов в общем объёме документооборота не менее чем на 20%. При этом объём бумажных документов, предоставляемых в налоговые органы, должен ежегодно уменьшаться не менее чем на 10%.
Рекомендую не ждать, пока электронный документооборот станет обязательным, а начать использовать его добровольно. Это позволит вам получить множество преимуществ.
Как приступить к внедрению электронного документооборота?
· Прежде всего, следует внести изменения в учётную политику, предусмотрев в ней возможность составления документов в электронном виде, которые должны подписываться электронной подписью. Но нужно дождаться конца года, так как все изменения в учетной политике организации начинают действовать с 1 января года, следующего за годом их утверждения. Поручите это задание бухгалтерии.
· На втором этапе необходимо разработать схему документооборота в компании. В этом процессе будут участвовать руководитель организации, сотрудники бухгалтерии и другие специалисты.
Нужно определить, какие документы и кто будет создавать, редактировать, согласовывать и подписывать. Также следует решить, кто из сотрудников получит доступ к электронному документообороту (ЭДО).
Необходимо определить, для каких целей нужен ЭДО: только для внешнего документооборота или также для внутреннего.
· На следующем шаге необходимо выбрать оператора электронного документооборота. Важно обратить внимание на наличие функции роуминга и возможность загрузки и отправки документов непосредственно из используемой вами бухгалтерской базы.
Роуминг — это возможность отправлять и получать документы от других операторов электронного документооборота (ЭДО). На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно выбирают того же оператора ЭДО, с которым уже заключили договор на отправку электронной отчётности.
· Теперь отправьте заявку на подключение вашему оператору, и можно приступать к работе.