До 16 декабря вам нужно успеть утвердить график отпусков. Чтобы помочь вам сделать это быстро и без ошибок, мы решили выяснить, какие моменты вызывают больше всего затруднений. По результатам опроса на портале resobr.ru мы узнали, что чаще всего заведующих интересует, как оформлять график и как вносить в него изменения. Еще есть вопросы о сроках хранения графика. Ответить мы попросили руководителя экспертной поддержки Актион Образование Анну Ивлеву и эксперта в области трудового и административного права Инну Иванову.
Работников ДОО мы тоже опросили. Оказалось, что больше половины из них с вопросами идут к заведующему. Лишь единицы спрашивают кадровика или самостоятельно ищут информацию в интернете. Чаще всего работников интересует, можно ли пойти в отпуск не по графику. Чтобы вы знали, как отвечать на этот и другие вопросы сотрудников, мы подготовили ответы в соответствии с законодательством.
В итоге получилась подборка часто задаваемых вопросов. Ищите в ней свой вопрос или ответ для починенных.
Как оформлять и корректировать график отпусков?
Для графика отпусков применяйте унифицированную форму № Т-7 (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Если считаете, что в ней недостаточно граф, можете разработать форму самостоятельно.
Если вам нужно скорректировать утвержденный график, рекомендуем оформлять дополнения и изменения. Например, дополнения необходимы, если в течение 2024 года зачислите в штат новых работников, изменения – при переводе работника на другую должность, получении дополнительных дней отпуска.
Форму документа для дополнения графика отпусков определите самостоятельно. Например, используйте установленную в образовательной организации форму графика – замените в ней заголовок на «Дополнения к графику отпусков».
Где хранить график отпусков и как долго?
Утвержденный график отпусков поместите в дело и передайте в отдел кадров. Также поступайте с листами дополнений к графику. Кадровики в течение года работают с графиком и дополнениями к нему, когда работники уходят в отпуск и возвращаются из него.
В конце календарного года поручите закрыть дело. На обложке кадровик должен указать даты начала и окончания работы с графиком. Например, 17.12.2024–30.12.2025, срок хранения. Закрытое дело поручите передать в архив образовательной организации.
В архиве график отпусков храните три года (п. 453 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Срок исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Например, график отпусков на 2025 год заканчивает свое действие 31 декабря 2025 года. Значит, хранить его нужно с 1 января 2026 года по 31 декабря 2028 года.
Работник просит перенести отпуск: согласиться или отказать?
Перенести дату ежегодного отпуска по графику отпусков можно только по соглашению сторон (ст. 124 ТК). Инициатором переноса может быть работодатель или работник. Сотрудники-льготники вправе перенести запланированный работодателем отпуск на другое удобное время. Принудительно отправить работника в отпуск нельзя.
Инициативу идти в отпуск вне графика работник должен отразить в заявлении, а работодатель должен удовлетворить ее в приказе. Реквизиты этих документов надо внести в графу 8 графика отпусков. В графе 9 следует указать новые даты отпуска. Их берут из заявления. Если работник будет использовать отпуск в том же календарном году, на который составлен график, в графе 7 нужно зафиксировать фактическую дату начала отпуска. В последней графе следует прописать основание переноса отпуска – соглашение сторон.
Как учитывать льготные категории?
Работник-льготник вправе взять отпуск в любое удобное ему время независимо от стажа работы. Например, вы не вправе отказать работнику, чья жена находится в отпуске по беременности и родам, или усыновившему ребенка в возрасте до трех месяцев. Перечень таких работников открытый и включает более 15 льготных категорий.
Как учитывать праздничные и выходные дни?
Отпуск рассчитывают в календарных днях, поэтому выходные дни тоже учитывают. Однако, если на время отпуска выпадает праздничный нерабочий день, не включайте его в расчетный период. Отодвиньте дату окончания отпуска на количество праздничных дней, которые на него пришлись.
Праздничные дни установили в статье 112 ТК и законах субъектов России (ст. 6 ТК, постановление Президиума Верховного суда от 21.12.2011 № 20-ПВ11, п. 8 письма Минтруда от 10.07.2003 № 1139-21). Например, в Чувашской Республике 24 июня объявили нерабочим праздничным днем – Днем Республики (Закон Чувашской Республики от 04.05.2000 № 4).
Кого не нужно включать?
В график отпусков не включают работников, с которыми заключили трудовой договор на срок до шести месяцев (ст. 122 ТК).
Декретников включают в график, только когда они выходят из отпуска в год, на который составляют график. Если отпуск по уходу за ребенком продолжается, вносить работников в график не надо, даже если они работают на условиях неполного рабочего времени или на дому, поскольку находиться одновременно в двух отпусках нельзя (п. 20 постановления Пленума Верховного суда от 28.01.2014 № 1).
В график вносят всех, кто трудится по трудовому договору, даже если планируют уволить их в течение предстоящего года (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1, письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321).
Когда выплачивают отпускные?
Бухгалтерия должна оплатить отпуск минимум за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК).
Можно пойти в отпуск не по графику?
График отпусков обязателен и для детского сада, и для вас. Мы должны предоставить вам отпуск в даты, которые указаны в графике, а вы обязаны в это время его использовать. Использовать отпуск в другое время можно только по соглашению сторон. Учтите, работодатель вправе вам отказать.
Если я попрошу заменить отпуск деньгами, заведующий разрешит?
Вы можете получить компенсацию за часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК). Для этого напишите заявление. Мы вправе вам отказать. Требовать деньги вместо отпуска нельзя. Мы не сможем заменить отпуск денежной компенсацией работникам в возрасте до 18 лет и беременным женщинам.
Входят ли выходные и праздничные дни в период отпуск?
Выходные дни входят, а праздники нет. Отпуск продлевают на количество нерабочих праздничных дней, на которые он выпал.
Нерабочие праздничные дни в России поименованы в статье 112 ТК:
– 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января – новогодние каникулы;
– 7 января – Рождество Христово;
– 23 февраля – День защитника Отечества;
– 8 марта – Международный женский день;
– 1 мая – Праздник Весны и Труда;
– 9 мая – День Победы;
– 12 июня – День России;
– 4 ноября – День народного единства. Региональные власти могут устанавливать дополнительные нерабочие праздничные дни помимо общероссийских.
Если я передумаю идти в отпуск, за сколько дней надо написать отказ?
Вы вправе отказаться от отпуска в одностороннем порядке. Но только если мы еще не уведомили вас об отпуске за две недели или не оплатили его за три полных календарных дня до его начала (ст. 123, 124, 136 ТК, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).
Если я заболею, отпуск засчитают?
Отпуск автоматически продлят, если вы получите больничный лист. Также вы можете попросить перенести неиспользованную часть отпуска на другое время. Больничный лист вам оплатят в обычном порядке.