Бухгалтеры и специалисты отдела кадров входят в топ-5 самых стрессовых профессий по данным hh.ru. Ежедневная рутина и огромный объём работы реально их истощают. Чтобы помочь справиться с нагрузкой, мы автоматизировали две типовые задачи — работу с командировками и входящими документами.
Немного контекста: с этой задачей к нам обратился производитель сложного медицинского оборудования. Он занимаются также постпродажным обслуживанием, поэтому сотрудники регулярно выезжают к российским и зарубежным клиентам для настройки и ремонта техники.
Проблема 1: на оформление командировки у сотрудника уходило минимум полтора часа
Раньше процесс в компании выглядел так: сотрудник заполнял заявку, часто путаясь в расчёте суточных. Затем HR-отдел вручную готовил приказ или маршрутный лист, сверяясь с личным делом. После поездки нужно было составить авансовый отчёт, а для зарубежных командировок — ещё и пересчитать все траты в рубли по курсу на дату покупки.
На этом сложности не заканчивались. Все документы по командировкам оформляли в SharePoint, а Microsoft анонсировал отключение ряда своих сервисов у всех российских пользователей. Мы нашли способ, как решить этот вопрос.
Решение — автоматизировали оформление командировок и авансовых отчётов на базе отечественного ПО
Теперь сотрудники заходят в «Первую Форму», заполняют заявку на командировку и одним кликом отправляют её на согласование. Суточные считаются автоматически с учётом места поездки, а курс валют ежедневно обновляется с сайта ЦБ. После одобрения система сама формирует все нужные документы: приказ о командировке, маршрутный лист и даже служебную записку, если сотрудник едет на личном транспорте.
На следующий день после возвращения в системе автоматически создаётся задача по авансовому отчёту с дедлайном. Данные из заявки подтягиваются автоматически, сотруднику остаётся только внести информацию о фактических расходах и загрузить сканы документов.
Благодаря переходу на российское ПО сотрудникам не надо считать суточные на калькуляторе или вручную формировать приказы, за них это делает система.
Проблема 2: бухгалтеры часами разгребали входящие документы и согласовывали оплаты с коллегами
В компании давно перешли на электронный документооборот через сервисы Контур.Диадок и Тензор СБИС, но доступ к нему имели всего два сотрудника бухгалтерии. Они часами разгребали входящие документы и согласовывали оплаты с коллегами.
Инженеры после командировок неделями не сдавали авансовые отчёты. Для зарубежных поездок надо было дополнительно пересчитывать каждую трату в рубли по курсу валют на дату покупки. Из-за этого всё затягивалось, а бухгалтеры то и дело напоминали коллегам о документах.
Все сотрудники видят входящие документы и могут отследить их статус
Это стало возможным за счёт интеграции с Контур.Диадок и Тензор СБИС. Для согласования настроена матрица: первый уровень — ответственное лицо, второй — бухгалтер с правом подписи. Весь процесс теперь происходит в одном интерфейсе, включая отклонение или аннулирование документов.
Так происходит согласование и подписание документа в интерфейсе системы
Результаты не заставили себя ждать
Благодаря автоматизации время на оформление командировок сократилось в шесть раз, а 85% авансовых отчётов теперь поступают вовремя.
С входящими документами сразу видно поступивший документ и ответственного, поэтому вопрос оплаты счёта и подписания акта решается за пару часов.
А как организовано оформление командировок в вашей компании?