Любое мероприятие, проводимое в интересах клиентов, должно проводиться идеально. При этом зачастую результат зависит от множества деталей и случайностей, предусмотреть которые - задача специалистов по связям с общественностью. Для успешного проведения пресс-мероприятий необходимо учитывать целый ряд правил, позволяющих избежать возможных осложнений и добиться наилучшего результата.
1. Сценарий мероприятия. Сценарий должен быть всегда, иначе все усилия будут хаотичны и непоследовательны. Даже если существует уверенность, когда и где будет происходить то или иное действие, даже если мероприятие представляет собой «простейший» брифинг – заранее подготовленный сценарий поможет клиенту четко представлять, что происходит в данный момент, избавив, таким образом, всех участников мероприятия от возможных накладок и волнений.
2. Репетиция мероприятия. Репетиция важна для тех мероприятий, в которых задействовано большое количество участников. А также в том случае, если нужно использовать сложное техническое обеспечение. Как правило, репетиция проводится не позднее, чем за день до мероприятия, либо (если мероприятие запланировано на поздний вечер)утром в день события - только в этом случае будет возможность быстро изменить слабые элементы.
3. Указатели. Каждый гость или участник мероприятия должен с первых минут чувствовать себя комфортно. Добиться подобного ощущения можно, если, войдя в здание, человек сразу увидит указатель
4. Приглашения, аккредитация и регистрация. Это обязательные формальности независимо от числа приглашенных гостей. Если число людей превышает 20 человек - следует заранее подготовить список в алфавитном порядке. Список зарегистрировавшихся гостей поможет оперативно скорректировать работу обслуживающего персонала и под-рядчиков.
5. VIP - персоны. На данную категорию гостей предыдущий пункт не распространяется. Первое лицо организации-клиента лично встречает VIP-персон у входа и лично проводит их в зал.
6. «Стандартный набор». В «стандартный набор» входит канцелярия, а также рации для связи, запасные бэджи и др.
7. Синхронный перевод. Если на мероприятии запланирован синхронный перевод, этот факт учитывается уже при заказе зала, ведь не каждый зал оснащен специальными кабинками для переводчиков. Если переводчик не защищен от посторонних звуков из зала, а его голос перебивает докладчика, то качество перевода может пострадать. Необходимо также заранее предоставить переводчику материалы конференции и семинара для ознакомления.
8. Постоянный контакт. Следует держать постоянный контакт с персоналом организации, предоставляющей зал для проведения мероприятия. Всегда нужно знать, где в данный момент находятся люди, ответственные за ту или иную часть оказываемых вам услуг.
9. Контроль за выпитым спиртным. Иногда наступает такой момент, когда только вмешательство может сохранить контроль над мероприятием и не позволит его гостям оказаться в неловком положении.
10. Улыбка и внимательность. Речь идет не о внимательности к тем, кого обслуживают (это само собой), а к тем, кто обслуживает вас(подрядчикам).