Термин «информационный мониторинг» был введен в начале 90-х годов ХХ в., под ним понималась технология непрерывного информационного наблюдения за объектом в информационном поле по избранным индикаторам и прогноза развития объекта.
Участники группируются по комбинации факторов, сохраняя однородность для обеспечения условий для дискуссии.
Он несёт одну или более из трёх организационных функций:
- выявляет состояние критических или находящихся в состоянии изменения явлений окружающей среды, в отношении которых будет выработан курс действий на будущее;
- устанавливает отношения со своим окружением, обеспечивая обратную связь, в отношении предыдущих удач и неудач определенной политики или программ;
- устанавливает соответствия правилам и контрактным обязательствам.
Прототипом современного мониторинга информационной среды является «пресс-клиппинг», или, иначе говоря, газетные вырезки.
Первоначальная технология пресс-клиппинга ясна из его названия: читается газета, выбираются нужные публикации, потом в руки берутся ножницы.
Задача усложняется, если вырезки необходимо размножать. Тогда кроме ножниц нужен еще клей, а также копировальная техника.
Таким образом, массовое производство пресс-клиппингов – продукт недавнего времени.
Современный пресс-клиппинг соответствует своему названию достаточно условно – теперь никто ничего не вырезает. Такое положение возможно благодаря развитию компьютерной техники. Информация сканируется и распознается, а затем представляется в электронном виде.
Пресс-досье — это более глубокий и детализированный сбор информации, который включает не только текущие публикации, но и исторические данные, аналитические отчеты, профили ключевых лиц и компаний. Пресс-досье помогает сформировать полное представление о предмете и использовать эти данные для стратегического планирования и принятия решений.
Мониторинг – более широкая сфера деятельности, прежде всего потому, что мониторинг - это «отслеживание» и «контролирование». Применительно к информационному обслуживанию – это исследование, позволяющее организации контролировать информационную ситуацию как в собственной области деятельности, так и касающуюся непосредственно самой компании. Контроль является необходимым условием своевременного и адекватного реагирования на изменение ситуации.
В информационном поле, окружающем отдел по связям с общественностью, можно выделить несколько крупных информационных блоков, в которых представлены различные технологии сбора и анализа информации. Такими блоками могут быть
- административный документооборот,
- финансовый анализ,
- правовая информация,
- бухгалтерская отчетность,
- планово-экономическая информация,
- учет товарно-материальных ценностей,
- внутренний аудит,
- технологические процессы и их обеспечение,
- ресурсы персонала,
- сбор и обработка информации службой безопасности,
- прикладные маркетинговые и рыночные исследования и многое другое.