Ранее я рассказывал, как распланировать дела на месяц: выбрать цель и отказаться от всего лишнего. Следующий шаг — организовать неделю. Для этого нужно учесть регулярные дела, не забывать о фокусе месяца и быть готовым к тому, что все пойдет не по плану.
В первую очередь подчеркну: у нас нет цели полностью спланировать день. В расписании всегда должны оставаться «окна» на случай неожиданных дел, которые могут в одночасье поломать весь график. Эти риски обязательно нужно учитывать. Наша задача — составить план на день, опираясь на который мы точно не забудем то, что обязательно должны сделать.
Привязать дела ко времени или составить список
В прошлый раз мы определили фокус месяца — это учеба. Обязательные дела, связанные с этой целью, — подбор курса, регистрация, лекции и практические занятия — уже в нашем расписании.
Все эти дела могут быть привязаны к определенному времени или просто быть в списке на день. Во втором случае их нужно сделать тогда, когда у вас будут время и силы, но не переносить это на завтра снова и снова.
В нашем примере мы зарегистрировались на предзаписанный курс, то есть, лекции можно смотреть в удобное время. Например, их можно поставить на свободные вечера с 21 до 22 часов два раза в неделю. Так за месяц получится посмотреть все 6 часовых лекций, а на выходных сделать практический проект.
При этом в будни удобнее запланировать учебу, привязав ее к расписанию, а в выходные хочется больше свободы. Если будет хорошая погода, можно поехать с семьей в парк или выбраться в гости. Нет смысла ограничивать себя и привязывать работу над учебным проектом к определенному времени. Лучше просто поставить ее в список задач и выполнить, как будет возможность. Главная сложность — верно оценить, сколько на это нужно времени.
Важнее всего не время работы, а ее качество: результат пяти часов в офисе может быть намного лучше 10-часовой смены. Об этом я писал здесь:
Оценить реальное время на выполнение задачи
Мы часто ошибаемся при оценке времени, затраченного на выполнение задачи, так как отталкиваемся от идеальных условий: вот мы сели и работаем. На деле нас что-то отвлекает, либо мы сами отвлекаемся, бежим исправлять срочную проблему, а в итоге время уходит, и задача остается несделанной.
При просмотре лекции мы примерно понимаем, сколько уйдет времени — на это намекает тайминг видео. Но что делать с выполнением практического задания?
Чтобы лучше планировать время, важно понимать, как мы с ним обращаемся. Для этого можно провести эксперимент: составить список дел и зафиксировать время выполнения каждого из них. Здесь не так важна точность, сколько общее представление, сколько всего вы можете успеть за день. При этом не нужно требовать от себя сверхпродуктивности: вам нужна реальная, а не иллюзорная оценка.
Кроме того, важно не забыть про сопутствующие дела. Например, поход в зал — это не только тренировка, но дорога до зала и обратно, переодевание и душ. А обед — это приготовление еды и уборка после. В итоге получается, что поход в зал и обед занимают больше времени, чем вы думали.
Другой способ оценить время на задачу — посмотреть на своих коллег: сколько они тратят на то же самое. Вполне возможно, вы слишком много требуете от себя, ставите себе нереалистичные сроки. Например, обещаете подготовить отчет за день, а все остальные работают над ним несколько дней. При этом вы очень устаете, засиживаясь допоздна, а коллеги не стремятся прыгнуть выше головы и проводят вечера с семьей.
Планировать отдых
Помимо обязательных дел, в расписании важно учитывать время на отдых. По данным исследований, человек должен отдыхать минимум 2,5 часа в день. Это поможет поддерживать в себе силы и высокую продуктивность и не выгореть.
Идея отдыхать по расписанию может показаться спорной, но если вы часто забываете делать это, такой подход поможет превратить отдых в рутину. В то же время не стоит относиться к этому слишком формально и ставить в расписание конкретное дело: в 20:00 читаю книжку или смотрю сериал. Достаточно просто держать в голове, что вечером нужно отдыхать, а когда и как, вы выберете по настроению.
Помните: наша задача — не заполнить расписание, а максимально разгрузить его, отказавшись от лишних дел или делегировав их другим.
О том, почему очень важно качественно отдыхать, читайте здесь:
Подписывайтесь на мой телеграм-канал. Там еще больше полезных материалов и рекомендаций для тех, кто хочет организовать свое время и эффективнее справляться с рабочими и повседневными задачами.
Планируете ли вы дела на неделю? Учитываете отдых? Знаете, сколько времени отнимают у вас конкретные задачи?