При слове папка ассоциации либо с папкой в компьютере на рабочем столе, либо с папкой, забитой листками А4. О последней и будет дальнейшие абзацы.
Для ясности разделим несколько типов напечатанной информации:
1. Документы;
2. Напечатанные листки А4 (недошедшее в 1);
3. Фотографии, снимки;
4. Журналы, фрагменты газет;
5. Открытки, карточки, наклейки и т.п.
Маленькие книги, методички не будем причислять к типам.
Сами документы разобьём на подтипы:
1.1 Дипломы, грамоты, сертификаты;
1.2 Состояние здоровья;
1.3 Персональные сведения о себе (трудовая книжка, выписка об отсутствие судимости и тому подобное);
1.4 Документы на какой-то объект (на дом, на машину);
1.5 Финансы;
1.6 Работа;
1.7 Документы на/для других людей (родственники, друзья).
Сканы можно также считать документами и удобно, когда они уже готовые в папке лежат. Хоть гос. услуги облегчают хранение, прогресс движется в целом к цифровизации, необходимость в сканах и оригиналах сохраняется, поэтому хранение и быстрый доступ крайне необходимы.
С дипломами вопросов особо нет, даже если это 3 место в школьном конкурсе – всё можно сохранить на память, главное, чтобы не мешало доступу к необходимым дипломам.
С состоянием здоровья всё гораздо сложнее. Даже если не жалуйтесь на своё состояние, лучше под это дело выделять отдельный файл или папку. В течении жизни эта папка будет неплохо пополняться, при этом некоторые очень старые записи будут актуальны спустя десятилетия! Именно папка могла быть хороша тем, что разделила бы разными файлами врачей разной специальности (тут стоматолог, там хирург), при этом прелесть папки – если болезнь в одной области, появилась из-за сбоя в другой, то это легко отследить. Например, проблема ЖКТ и сердца.
Однако есть пару документов в медицинской области, которые можно утилизировать. Дело в том, что анализы справки для работы (от психиатра и нарколога), записи на консультацию могут спустя время устареть и стать неактуальными. В таком случае можно оставить только оригинал последних данных, а записи более ранних анализов, справок выбросить. (в любом случае, из медицинской книжки рвать ничего не надо!).
Самые важные данные из 1.3, которые при этом могут уложиться в один файл. СНИЛС, ИНН, ксерокопии паспорта – всё сюда. Замечу, выпуску из налоговой насчёт конкретно вас, а также трудовую книжку лучше сложить сюда – всё что касается трудоустройства лучше в этот отдел.
Документы на какой-либо объект (1.4) звучит эпично, в мозгу появляется образ договора с красивой печатью. Однако инструкция от стиральной машины, гарантия на год при покупке – тоже документы. Причём зачастую кажущиеся бесполезными, пока предмет не сломается или с ним не возникнут затруднения (особенно до гарантии). Для возврата товара инструкции и прочие документы в основном лежат в коробке (бывают исключения). Однако как быть после завершения гарантий? Если купленный товар редкий, инструкцию к нему можно не найти в интернете. Да и времени в ремонте это может прибавить. Однако в обратном случае документ может занимать только место и нуждается в утилизации.
Как правило документы из 1.4 после значительного истечении времени с момента покупки не сильно долгое время нужды, поэтому их можно отложить в дальний угол.
Чек документ? Пока можно вернуть потраченные деньги, да. Однако стоит обговорить, если чеки нужны для работы (закупка материалов, трата в командировке) их лучше отложить в раздел финансы (1.5).
В финансах (1.5) можно в одном файле отслеживать свои расходы за месяц, не связанные с работой. При удобстве можно дублировать документы из 1.2 (например, платные консультации врачу) или из 1.4 (покупка вещи).
Также немало важно помечать доход в другом файле той же папки. Как правило данные запоминают банки, поэтому специальные документы редко создаются. К слову, о банках – любой документ о кредитах, дебетовых картах можно сохранить здесь.
Главная роль финансов (1.5) может играть оплата жилья или счетов, в случае если продолжают требовать оплатить, хотя оплачено. Банки в истории много сохраняют чеков, поэтому печатать каждый чек, если не просят, необязательно.
Важно иметь ввиду, что эта папка самая динамичная – спустя 3-5 лет данные устаревают и становятся зачастую не нужны. Похожий срок актуальности бывает и у документов с работы, о которых далее.
Для работы файлов можно не жалеть, ведь каждые отчёты по конкретному делу желательно разделить для моментального поиска. Если бумаг очень много, при возможности на папке обозначьте даты и главный смысл. Например, бухгалтерия 2024 (если вы бухгалтер, то более конкретно). Важно отделять документы на подпись, от вопросов с финансами.
Если вам оставляют документы, например пожилые родственники, чтобы помочь, что-то оформить, либо у вас ещё несовершеннолетний ребёнок, это можно всё переместить в папку 1.7.
Хоть текста выше много, не могу не добавить возможные вопросы-ответы:
Можно ли печатные бумаги совмещать с написанными от руки?
-Можно, поскольку важных бумаг от руки мало и в других папках есть риск потерять – таким образом не плодим сущности без надобности.
В какую категорию завещание?
-Лучше в 1.3, чтоб у знакомых был доступ к важным документам
Если я кому-то должен денег, но расписку не брал, могу добавить это в раздел финансы?-Да
Если возникли вопросы или есть чем поделится с удовольствием прочту комментарии. Главное помнить, что поиск важных документов непредсказуемый и срочный, поэтому расклад по папочкам экономить силы, время, нервы, а иногда и место.
