Счета и коммерческие предложения — важные этапы в цикле продаж, которые напрямую влияют на финансовые результаты компании. Правильно настроенная аналитика этих элементов позволяет выявить узкие места в продажах, оптимизировать процессы и повысить эффективность работы с клиентами. BI-Конструктор Битрикс24 предоставляет необходимые инструменты для создания информативных отчетов по счетам и коммерческим предложениям, которые помогут принимать обоснованные решения и улучшать финансовые показатели компании.
Наборы данных для анализа счетов и коммерческих предложений
В BI-Конструкторе Битрикс24 доступны три основных набора данных для анализа счетов и коммерческих предложений:
1. crm_dynamic_items_31 — счета
Набор содержит ключевую информацию о счетах:
- Основные идентификаторы и названия счетов
- Информация о создателях и ответственных
- Даты создания, обновления и изменения стадий
- Связи с компаниями и контактами
- Суммы и налоги
- Статусы и стадии обработки
2. crm_quote — коммерческие предложения
Набор включает данные о коммерческих предложениях:
- Основная информация о предложениях
- Связи с лидами, сделками, компаниями и контактами
- Даты выставления и завершения
- Суммы, валюты и налоги
- Статусы предложений
- Источники привлечения (UTM-метки)
3. crm_quote_product_row — товары в коммерческих предложениях
Набор содержит детальную информацию о товарах и услугах в КП:
- Наименования товаров
- Цены и количества
- Скидки и налоги
- Единицы измерения
- Структура товарных категорий
Практические примеры отчетов по счетам и коммерческим предложениям
Анализ эффективности счетов
Отчет "Статусы счетов и конверсия в оплату"
Этот отчет показывает распределение счетов по статусам и эффективность их конверсии в оплату:
- Количество и сумма счетов по статусам
- Процент оплаченных счетов от общего количества
- Динамика изменения конверсии во времени
- Среднее время от выставления счета до оплаты
Для визуализации используйте столбчатые диаграммы с группировкой по статусам и линейные графики для отображения динамики.
Отчет "Дебиторская задолженность"
Анализирует просроченные счета и потенциальные потери:
- Объем и возраст дебиторской задолженности
- Распределение просроченных счетов по клиентам
- Прогноз поступлений по выставленным счетам
- Отслеживание напоминаний об оплате
Эффективная визуализация — тепловые карты и графики с накоплением для отображения возраста задолженности.
Анализ коммерческих предложений
Отчет "Эффективность коммерческих предложений"
Показывает, насколько успешно предложения конвертируются в сделки:
- Конверсия предложений в сделки
- Анализ отклоненных предложений
- Время принятия решения клиентом
- Сравнение эффективности предложений по менеджерам
Визуализируйте с помощью воронки продаж и радарных диаграмм для сравнения менеджеров.
Отчет "Товарный анализ коммерческих предложений"
Анализирует структуру предлагаемых товаров и услуг:
- Наиболее популярные товары в предложениях
- Соотношение предложенных и принятых позиций
- Влияние скидок на конверсию
- Средняя стоимость предложения по категориям
Используйте древовидные карты (tree map) и круговые диаграммы для визуализации структуры.
Комплексный анализ цикла продаж
Отчет "От предложения до оплаты"
Этот отчет отслеживает полный цикл от предложения до оплаченного счета:
- Время прохождения всех этапов
- Узкие места в цикле продаж
- Влияние условий предложений на скорость оплаты
- Успешность работы менеджеров на каждом этапе
Визуализируйте с помощью диаграммы Гантта или таймлайна для отображения временных показателей.
Технические аспекты создания отчетов
Подготовка данных для анализа счетов
1. Базовый анализ статусов счетов:
SELECT
STAGE_NAME,
COUNT(*) as INVOICES_COUNT,
SUM(OPPORTUNITY) as TOTAL_AMOUNT,
AVG(OPPORTUNITY) as AVG_AMOUNT,
MIN(CREATED_TIME) as FIRST_INVOICE_DATE,
MAX(CREATED_TIME) as LAST_INVOICE_DATE
FROM
crm_dynamic_items_31
GROUP BY
STAGE_NAME
ORDER BY
INVOICES_COUNT DESC
2. Анализ времени оплаты счетов:
SELECT
ID,
TITLE,
CREATED_TIME,
MOVED_TIME,
STAGE_NAME,
OPPORTUNITY,
date_diff('day', CREATED_TIME, MOVED_TIME) as DAYS_TO_PAYMENT
FROM
crm_dynamic_items_31
WHERE
STAGE_NAME = 'Оплачен'
3. Анализ дебиторской задолженности:
SELECT
COMPANY_NAME,
COUNT(*) as OVERDUE_INVOICES,
SUM(OPPORTUNITY) as OVERDUE_AMOUNT,
MAX(date_diff('day', CLOSEDATE, current_date)) as MAX_OVERDUE_DAYS
FROM
crm_dynamic_items_31
WHERE
STAGE_NAME != 'Оплачен'
AND CLOSEDATE < current_date
GROUP BY
COMPANY_NAME
ORDER BY
OVERDUE_AMOUNT DESC
Подготовка данных для анализа коммерческих предложений
1. Анализ конверсии предложений:
SELECT
STATUS_NAME,
COUNT(*) as QUOTES_COUNT,
SUM(OPPORTUNITY) as TOTAL_AMOUNT,
SUM(CASE WHEN CLOSED = 'Y' THEN 1 ELSE 0 END) as CLOSED_QUOTES,
ROUND(SUM(CASE WHEN CLOSED = 'Y' THEN 1 ELSE 0 END) * 100.0 / COUNT(*), 2) as CLOSURE_RATE
FROM
crm_quote
GROUP BY
STATUS_NAME
2. Анализ продуктов в принятых предложениях:
SELECT
prow.PRODUCT_NAME,
COUNT(DISTINCT prow.QUOTE_ID) as QUOTES_COUNT,
SUM(prow.QUANTITY) as TOTAL_QUANTITY,
AVG(prow.PRICE) as AVG_PRICE,
SUM(prow.QUANTITY * prow.PRICE) as TOTAL_REVENUE
FROM
crm_quote_product_row prow
JOIN
crm_quote q ON prow.QUOTE_ID = q.ID
WHERE
q.STATUS_NAME = 'Принято клиентом'
GROUP BY
prow.PRODUCT_NAME
ORDER BY
TOTAL_REVENUE DESC
3. Влияние скидок на принятие предложений:
SELECT
CASE
WHEN prow.DISCOUNT_RATE = 0 THEN 'Без скидки'
WHEN prow.DISCOUNT_RATE <= 5 THEN 'До 5%'
WHEN prow.DISCOUNT_RATE <= 10 THEN '5-10%'
WHEN prow.DISCOUNT_RATE <= 20 THEN '10-20%'
ELSE 'Более 20%'
END as DISCOUNT_RANGE,
COUNT(DISTINCT q.ID) as QUOTES_COUNT,
SUM(CASE WHEN q.STATUS_NAME = 'Принято клиентом' THEN 1 ELSE 0 END) as ACCEPTED_QUOTES,
ROUND(SUM(CASE WHEN q.STATUS_NAME = 'Принято клиентом' THEN 1 ELSE 0 END) * 100.0 / COUNT(DISTINCT q.ID), 2) as ACCEPTANCE_RATE
FROM
crm_quote_product_row prow
JOIN
crm_quote q ON prow.QUOTE_ID = q.ID
GROUP BY
DISCOUNT_RANGE
ORDER BY
DISCOUNT_RANGE
Комплексный анализ воронки от предложения до оплаты
1. Связь между предложениями и счетами:
SELECT
q.ID as QUOTE_ID,
q.TITLE as QUOTE_TITLE,
q.DATE_CREATE as QUOTE_DATE,
q.STATUS_NAME as QUOTE_STATUS,
q.OPPORTUNITY as QUOTE_AMOUNT,
inv.ID as INVOICE_ID,
inv.TITLE as INVOICE_TITLE,
inv.CREATED_TIME as INVOICE_DATE,
inv.STAGE_NAME as INVOICE_STAGE,
inv.OPPORTUNITY as INVOICE_AMOUNT,
date_diff('day', q.DATE_CREATE, inv.CREATED_TIME) as DAYS_QUOTE_TO_INVOICE
FROM
crm_quote q
LEFT JOIN
crm_dynamic_items_31 inv ON q.DEAL_ID = inv.DEAL_ID
AND q.COMPANY_ID = inv.COMPANY_ID
WHERE
q.STATUS_NAME = 'Принято клиентом'
2. Анализ эффективности менеджеров:
SELECT
q.ASSIGNED_BY_NAME,
COUNT(DISTINCT q.ID) as QUOTES_COUNT,
SUM(CASE WHEN q.STATUS_NAME = 'Принято клиентом' THEN 1 ELSE 0 END) as ACCEPTED_QUOTES,
COUNT(DISTINCT inv.ID) as INVOICES_COUNT,
SUM(CASE WHEN inv.STAGE_NAME = 'Оплачен' THEN 1 ELSE 0 END) as PAID_INVOICES,
ROUND(SUM(CASE WHEN q.STATUS_NAME = 'Принято клиентом' THEN 1 ELSE 0 END) * 100.0 / COUNT(DISTINCT q.ID), 2) as QUOTE_CONVERSION,
ROUND(SUM(CASE WHEN inv.STAGE_NAME = 'Оплачен' THEN 1 ELSE 0 END) * 100.0 / NULLIF(COUNT(DISTINCT inv.ID), 0), 2) as INVOICE_CONVERSION
FROM
crm_quote q
LEFT JOIN
crm_dynamic_items_31 inv ON q.ASSIGNED_BY_ID = inv.ASSIGNED_BY_ID
GROUP BY
q.ASSIGNED_BY_NAME
ORDER BY
QUOTE_CONVERSION DESC
Лучшие практики визуализации данных
Выбор типа визуализации
Для разных аспектов анализа счетов и предложений рекомендуются следующие типы диаграмм:
- Статусы счетов и предложений - круговые диаграммы или столбчатые гистограммы
- Динамика создания и оплаты - линейные графики или графики с областями
- Дебиторская задолженность - тепловые карты или таблицы с условным форматированием
- Товарный анализ - древовидные карты или круговые диаграммы
- Эффективность менеджеров - радарные диаграммы или рейтинговые таблицы
Интерактивные элементы дашбордов
Создайте интерактивный дашборд с фильтрами по:
- Временным периодам (месяц, квартал, год)
- Ответственным менеджерам
- Компаниям и контактам
- Статусам предложений и счетов
- Суммам (диапазоны)
Ключевые индикаторы (KPI)
На главной панели дашборда разместите ключевые показатели:
- Общая сумма выставленных счетов
- Процент оплаченных счетов
- Конверсия предложений в сделки
- Средний срок оплаты счета
- Объем просроченной дебиторки
Практические сценарии использования аналитики
Сценарий 1: Оптимизация процесса выставления и оплаты счетов
Анализируя данные о счетах, вы можете:
- Выявить узкие места в процессе выставления и оплаты
- Определить оптимальные сроки оплаты для разных категорий клиентов
- Создать систему раннего предупреждения о потенциальных неоплатах
- Оптимизировать процесс работы с должниками
Такой анализ поможет сократить объем дебиторской задолженности и улучшить денежный поток компании.
Сценарий 2: Повышение эффективности коммерческих предложений
Используя данные о коммерческих предложениях и их товарном составе, вы можете:
- Определить оптимальную структуру предложения для разных типов клиентов
- Выявить наиболее привлекательные комбинации товаров/услуг
- Оптимизировать политику скидок
- Разработать шаблоны успешных предложений для разных ситуаций
Это позволит повысить конверсию предложений в сделки и увеличить средний чек.
Сценарий 3: Прогнозирование денежных потоков
На основе данных о выставленных счетах и истории оплат вы можете:
- Создать модель прогнозирования поступления денежных средств
- Оценить вероятность оплаты для каждого счета
- Планировать расходы в зависимости от ожидаемых поступлений
- Выявлять сезонные колебания в оплатах
Это поможет более эффективно управлять финансами компании и избегать кассовых разрывов.
Сценарий 4: Анализ эффективности специальных предложений
Сравнивая данные о разных типах предложений, вы можете:
- Оценить эффективность акционных предложений
- Измерить влияние скидок на скорость принятия решений
- Определить оптимальный размер скидки для разных категорий клиентов
- Выявить наиболее эффективные комбинации условий предложений
Такой анализ поможет разработать более эффективные маркетинговые стратегии.
Заключение
BI-Конструктор Битрикс24 предоставляет инструменты для анализа счетов и коммерческих предложений, которые позволяют глубоко понимать процессы продаж и финансовые потоки компании. Используя наборы данных crm_dynamic_items_31, crm_quote и crm_quote_product_row, вы можете создавать информативные отчеты, которые помогут оптимизировать работу с клиентами, повысить конверсию предложений и улучшить финансовые показатели.
Начните с базовых отчетов по статусам счетов и эффективности предложений, а затем постепенно расширяйте аналитику, добавляя товарный анализ и отслеживание полного цикла от предложения до оплаты. Регулярно анализируйте данные, чтобы своевременно выявлять проблемы и возможности для улучшения.
Помните, что эффективная аналитика счетов и предложений — это не просто сбор данных, а инструмент для принятия обоснованных решений, которые помогут увеличить продажи и повысить финансовую эффективность бизнеса.
〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️➤
Разработка BI-отчетов - консультации и помощь в разработке индивидуальных BI-отчетов в BI-Конструкторе Битрикс24
Телеграм канал про BI-Конструктор - изучаем с нуля BI-Конструктор Битрикс24