Одни люди с трудом справляются с 8-часовой рабочей неделей, а другие легко совмещают несколько проектов, обучение, дом, семью и путешествия. Секрет такой продуктивности в умении планировать свое время. Рассказываем, как успеть все, делимся техниками тайм-менеджмента и даем подборку советов, чтобы научиться планировать свой день.
Переосмыслите чувство времени
Утром может казаться, что у вас еще очень много времени и вы успеете сделать все. Но такое впечатление обманчиво: в сутках всего 1440 минут, из которых около 500 вы тратите на сон. Еще 200-300 минут уходит на отдых, 100-300 — на уборку, приготовление еды, семейные обязанности.
Чтобы успевать все, нужно научиться планировать день по минутам. Рассчитайте, сколько времени уходит на работу, дорогу, еду, досуг. Например, ваше расписание может выглядеть так:
- рабочий день — 450 минут;
- сон — 420 минут;
- дорога до офиса — 90 минут;
- занятия английским — 40 минут;
- еда — 120 минут;
- занятия с детьми — 100 минут.
У вас остается еще 220 минут — это время можно использовать на отдых, саморазвитие, обучение, просмотр сериала или чтение книг.
Попробуйте планировать так каждый день, и постепенно это станет полезной привычкой. Вы сможете рациональнее расходовать минуты и находить время на дополнительные занятия. Чтобы эффективнее использовать свое время, используйте инструменты тайм-менеджмента.
Для работы и учебы хорошо подходит метод Pomodoro. Суть метода в том, чтобы чередовать время работы и отдыха. Классический вариант Pomodoro выглядит так:
- Вы работаете 25 минут, полностью концентрируетесь на задаче и не отвлекаетесь на посторонние факторы.
- Затем отдыхаете ровно 5 минут — делаете зарядку, отвечаете на сообщения.
- После работаете еще 25 минут и снова отдыхаете.
- Через каждые 4 «рабочих» интервала делаете большой перерыв на 20-25 минут.
Временные промежутки в методе Pomodoro могут быть разными. Например, 30 минут работы и 10 минут отдыха. Главное — соблюдать порядок чередования и полностью погружаться в задачу в рабочие интервалы.
Долой микроменеджмент
На работе необходимо научиться делегировать задачи, особенно если вы занимаете руководящую позицию. Отдавайте сотрудникам задания, которые отнимают время, но при этом остаются не самыми приоритетными. Например, старший дизайнер может делегировать младшим подготовку простых макетов для презентаций, создание лендингов по готовой структуре, сбор референсов. Обязательно объясняйте, что нужно делать и как.
Не нужно контролировать каждый шаг работников, все перепроверять и переделывать. Дайте им возможность научиться выполнять задачи самостоятельно. Благодаря грамотному управлению командой вы не только освободите свое время, но и дадите сотрудникам возможность развиваться в профессии.
Don’t work hard, work smart
Один из принципов управления рабочим временем — don’t work hard, work smart, что переводится как: «не работайте усердно, работайте с умом».
Умение сохранить баланс между работой и жизнью — секрет того, как люди все успевают. Для этого важны организованность, соблюдение дедлайнов, а не привычка оставаться в офисе допоздна.
После больших нагрузок организму необходим отдых. Если часто задерживаться на работе, вы почувствуете моральное и физическое истощение. Поэтому переработка ведет к тому, что на следующий день после нее вы делаете меньше задач и работаете менее эффективно.
Обязательно оставьте время в своем графике на спорт, прогулки, поездки на природу. Хобби необходимы, чтобы вы могли отвлекаться от задач, отдыхать и возвращаться к работе с новыми силами.
Выбирайте менее ресурсозатратный способ решения задач
Есть задачи, которые требуют полной вовлеченности — например, проведение масштабного исследования или подготовка к важному мероприятию. Но есть такие, которые не влияют на рабочие процессы, ваш KPI и результаты компании.
Простые задачи можно выполнять с помощью нейросетей, вкладывать в них меньше сил и времени. Не нужно стремиться сделать идеально таблицу, которую вряд ли посмотрят другие сотрудники, или исправлять никому не нужную презентацию.
Стремитесь выбирать менее ресурсозатратные решения и в жизни. Не вините себя за то, что после трудного рабочего дня решили поехать домой на такси, а не в душном автобусе. Относитесь бережно к вашим внутренним ресурсам, чтобы избежать морального истощения.
Многозадачности не бывает
Исследования показывают, что мозг человека не может справляться с несколькими делами одновременно. Если вы совмещаете два дела и более, это ведет к нарушению производительности, ошибкам, стрессу, подавленному состоянию и выгоранию.
Чтобы выполнить задачу качественно, нужно полностью сосредоточиться на ней. Уберите все отвлекающие факторы — социальные сети, разговоры с коллегами. Отключите уведомления на телефоне, чтобы их звук не мешал концентрации. Так вы сможете собраться и выполнить задачу эффективнее.
Большое количество задач одновременно может скопиться у вас из-за неумения говорить «нет». Научитесь отказывать коллегам, которые просят вас срочно выполнить дополнительные проекты. Старайтесь говорить «нет» родственникам и знакомым, если они ждут вашего внимания, когда вы заняты.
- Если вам нужно выполнить несколько дел за день, расставьте их по приоритету.
- Сначала выполняйте важные и срочные, затем — важные, но не такие срочные.
- Делегируйте срочные, но не приоритетные задачи.
- Остальные — не срочные и не важные — можно передать другим людям или не выполнять вовсе, если они никак не влияют на результаты и просто отнимают время.
Овладейте техникой маленьких шагов
Техника маленьких шагов лежит в основе кайдзен — японской системы, которую используют компании ко всему миру. Ее идея заключается в том, что даже небольшие и незаметные действия со временем приведут в видимым изменениям.
Не откладывайте на понедельник диету, изучение языка или любые другие действия, о которых вы давно задумываетесь. Начните с малого уже сегодня.
Например, если вы хотите заниматься спортом, не обязательно ждать выгодных цен на абонементы в фитнес-зал. Сделайте простую зарядку, отправьтесь в велопрогулку или попробуйте вечером прокатиться на роликах. Со временем ежедневные занятия положительно скажутся на самочувствии и фигуре.
В работе внедрение кайдзен можно начать с распределения задач, создания календаря дел, расчета рабочего времени. Попробуйте каждый день выполнять небольшие действия по оптимизации процессов. Сначала вы можете не заметить изменения, но каждый маленький шаг будет постепенно повышать вашу эффективность.
Установите таск‑менеджер
Существует много приложений для тайм-менеджмента. Самые простые из них — таск-менеджеры. Это программы, которые помогают контролировать ваши задачи и рассчитывать время на их выполнение.
Таск-менеджеры бывают корпоративными и персональными. Первые используют в компаниях, где работают удаленные сотрудники. Таск-менеджеры помогают определить, чем занимается команда, дают возможность распределить проекты по приоритетам. К таким сервисам относятся Мегаплан, WEEEK, Trello, GanttPRO, Kaiten, Яндекс Трекер и другие.
Персональные таск-менеджеры подходят для организации своих дел. Вы можете вести календарь со списком задач на каждый день, устанавливать напоминания. Для личного использования подходят Trello, Google Календарь и другие сервисы.
Ешьте «слона» по кусочкам
Один из принципов тайм-менеджмента — способность делить крупные задачи на много маленьких. Техника получила название «Съесть слона», где слон — большой проект, который нельзя «съесть» за один день.
Вы не сможете быстро выучить иностранный язык, получить профессию или написать книгу. Но любую большую задачу можно разделить на маленькие кусочки.
Например, вам нужно сдать диплом. На всю работу у вас есть 6 месяцев.
- Рассчитайте свое время так, чтобы каждый день уделять диплому хотя бы 40 минут.
- Начните с выполнения небольших задач — сбора литературы, написания введения.
- Поставьте себе цель — написать 3 страницы диплома в неделю.
- Так вы спокойно, вдумчиво и эффективно сможете сделать всю работу, будете все успевать и не уставать.
Избавьтесь от стресса
Люди работают продуктивнее, если задачи вдохновляют и приносят удовольствие. И наоборот, скучные или напряженные проекты больше вызывают стресс, снижают трудоспособность, влияют на физическое и эмоциональное самочувствие.
Если вы хотите научиться успевать все, постарайтесь избавиться от дел, которые негативно влияют на вас. Например, переезд в район рядом с офисом освободит вас от изнурительных часов в пробках. Увольнение с нелюбимой работы и переход на фриланс — придадут сил, подарят возможность чаще путешествовать или жить на даче.
Избавиться от факторов стресса может быть сложно. Начните с небольших изменений и правил: ограничьте взаимодействие с конфликтными коллегами, обновите резюме, прервите общение с друзьями, которые негативно влияют на вас. Если чувствуете, что справиться со стрессом не получается, обратитесь к психологу.
Чек‑лист по планированию, который подойдет всем
Мы собрали чек-лист для тех, кто хочет установить в своей жизни режим: «Успеть все».
- Начните планировать. Заведите список задач на день, неделю, месяц. Вносите в список все дела — от поздравления дальнего родственника с днем рождения до подготовки рабочих отчетов. Так вам не придется хранить все задачи в голове, и вы точно не забудете про важное дело.
- Посвятите планированию 5-10 минут каждый день. В конце рабочего дня составляйте список задач на завтра, обновляйте план, удаляйте неактуальные дела.
- Поставьте четкие цели, которых вы хотите достичь. Например, вы мечтаете сменить профессию, получить повышение, собрать 5000 подписчиков в своем блоге. Регулярно проверяйте список стратегических целей и отмечайте все шаги, которые сделали для их достижения.
- Внедрите в свою жизнь инструменты тайм-менеджмента. Попробуйте использовать методы управления временем, начните выполнять задачи по принципу Pomodoro, о котором мы рассказывали выше.
- Распределите задачи по приоритетам. В списке дел отмечайте самые важные. Ежедневно выполняйте 1-2 задачи с первым приоритетом, 3-5 — менее важных. Не планируйте более 9 задач на день.
Пробуйте разные методики тайм-менеджмента и не забывайте поощрять себя за выполнение поставленных планов.
Делитесь своими лайфхаками!