Разбираем, чем полезен формат
Особенность формата
▪️ Цель открытой презентации — информировать всех желающих о статусе проекта. Регулярное информирование помогает всем сотрудникам быть в курсе успехов и текущих проблем в проектах компании.
▪️ На открытой презентации может присутствовать любой сотрудник: исполнители и руководители из разных отделов, сотрудники из хозчасти или бухгалтерии.
❗️ Важно: формат подходит для проектов, которые не содержат секретной / конфиденциальной информации.
Какие проблемы решает формат
Когда в компании нет регулярной практики открытых презентаций:
▪️ Возникает риск, что проектная команда замкнет внутреннюю коммуникацию на себе. В общей коммуникации появится «мертвая зона»
▪️ Появляется недовольство: другие отделы и сотрудники регулярно задаются вопросом, «а чем наши коллеги занимаются?»
▪️ Проект превращается в «черную дыру»: забирает ресурсы, но никто не может понять / проконтролировать их объемы и содержание. В первую очередь, руководители компании, у которых нет данных о статусе проекта.
▪️ Есть риск резкой остановки проекта, внезапного перераспределения ресурсов на другие проекты из-за решения руководства, у которого нет данных.
🟦 Открытая презентация помогает проектной команде / проектному офису
🔹 распространить актуальную информацию о ходе проекта,
🔹 избежать непонимания и непринятия своей работы,
🔹 представить публичный отчет о проекте с комментариями от первого лица.
Приглашение и руководства, и остальных сотрудников на такие презентации — верный способ закрыть все коммуникационные и смысловые «дыры».
Презентация проекта на любом этапе — важная часть проектной деятельности, которая помогает всему коллективу лучше понимать концепцию и ценность проектного подхода.