Директор завода сдал бизнесу в аренду личный автомобиль. Хранили кассовые чеки, договор аренды и путевые листы. Но этого оказалось мало: налоговая все равно доначислила налог и оштрафовала компанию. Рассказываем, почему это произошло.
Что случилось
Завод «Димар» работал на УСН «Доходы минус расходы». Гендиректор и его супруга — бухгалтер компании — сдали заводу в аренду автомобиль. Завод включал в расходы и сохранял кассовые чеки по оплате его ремонта, проезда по платной дороге, на покупку топлива и запчастей.
Налоговая решила, что у завода недостаточно документов для подтверждения расходов, и доначислила налог 1 700 000 ₽ и штраф 42 000 ₽.
Завод не согласился и обратился в суд:
- Есть кассовые чеки — это первичный документ бухучета, он доказывает расходы.
- Есть договоры аренды автомобиля.
- По закону налогоплательщик может подтвердить расходы любыми первичными документами: налоговая не имеет права требовать, чтобы он делал это каким-то определенным способом.
Что решил суд
Суды согласились с налоговой: завод не смог подтвердить расходы.
➡️ Кассовых чеков недостаточно для подтверждения расходов. В них нет информации о покупателе. Завод должен предоставить другие документы, из которых видно, что это его расходы: например, товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, путевые листы.
➡️ Договоры аренды похожи на фиктивные:
— завод не перечислял арендную плату;
— не удерживал НДФЛ с арендных платежей, хотя арендодатели — физлица;
— нет других документов, чтобы подтвердить факт аренды: например, приказа о закреплении автомобиля за конкретным сотрудником.
➡️ Путевые листы оформлены неправильно. Нет конкретного места назначения — только общие формулировки: «Ржев», «Тверская область». По ним нельзя проверить, были ли на маршруте платные дороги и сколько топлива понадобилось.
Еще на путевых листах стоял штамп фельдшера о прохождении медосмотра. Но завод ни разу не платил за эти услуги — якобы фельдшер оказывал их безвозмездно, но врача найти не удалось.
Что запомнить бизнесу
Вот основные выводы из этого судебного спора.
✅ Кассового чека недостаточно, чтобы подтвердить расходы компании или ИП. Дополнительно нужны документы, которые связывают сделку с деятельностью бизнеса. Например:
- договор с контрагентом, который выдал чек;
- акт об оказании услуг или о выполнении работы;
- транспортная или товарная накладная;
- путевой лист.
Не существует универсального списка документов. Но если из отчетности понятно, что расходы реальны и деньги потратили в интересах компании или ИП, у налоговой вопросов не возникнет.
✅ Путевой лист надо оформлять по правилам. Из документа должно быть понятно, сколько времени машина была в пути, сколько понадобилось топлива, зачем эта поездка была нужна компании-налогоплательщику.
Для этого в путевом листе указывают, например:
- точный маршрут следования автомобиля;
- дату и время выхода на линию и возвращения с нее;
- пробег автомобиля до начала поездки и после ее окончания;
- сведения о компании или ИП, которые выписали путевой лист.
Составили для вас шаблоны путевых листов со всеми нужными реквизитами:
Мы постим авторские колонки, тренды бизнеса, а также полезные материалы для предпринимателей в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь: @bs_business