На тему тайм-менеджмента написано немало книг, и в каждой рассказывается плюс-минус об одних и тех же вещах. Выражение про «поедание лягушек» стало каким-то непреложным термином у всех тайм-менеджеров, которые пишут об этом в своих книгах. «Съесть первым делом лягушку» означает сделать самые важные и сложные дела в первую очередь. Нужно выбрать те дела, которые влияют на самые важные цели и приносят 80% результата, и сконцентрироваться на них.
Приведенные ниже правила, составленные бизнес-коучем Брайном Трейси, по факту крутятся вокруг этой идеи – сначала все важное, потом не важное. В своей книге «Выйди из зоны комфорта» Трейси рассказывает о своем непростом пути к успеху и выделяет 21 правило, которое использует лично он.
Суть этих правил можно свести к следующему: каждый день приступая к работе, первым делом съедать лягушку.
21 правило тайм-менеджмента от Брайана Трейси
1. Сервируйте стол. Решите, что именно вам нужно. Прежде всего, зафиксируйте цели на бумаге.
2. Заранее планируйте каждый день. Думайте на бумаге.
3. Всегда следуйте правилу 80/20. 20% ваших усилий принесут 80% результата.
4. Всегда думайте о результатах. Наибольшей значимостью и наивысшим приоритетом обладают те задачи, выполнение или невыполнение которых скажется на вашей жизни. В первую очередь, сосредоточьте внимание на них.
5. Творческий подход к отсрочке дел. Поскольку невозможно выполнить все работы одновременно, научитесь откладывать все малозначительные дела. Посвящайте время тому, что действительно важно.
6. АБВГД. Перед работой просмотрите список дел и выделите наиболее приоритетные, чтобы гарантированно выполнять только их.
7. Основные показатели деятельности. Определите ключевые области своей профессиональной деятельности – те, с которыми вы обязательно должны справляться, чтобы хорошо выполнить работу, и занимайтесь ими весь день.
8. Закон трех задач. Определите 3 компонента своей работы, с которыми связаны 90% вашего вклада в общий труд, и, в первую очередь концентрируйтесь на них. У вас будет оставаться больше времени на себя.
9. Тщательно подготовьтесь перед началом работы. Позаботтесь, чтобы все, что понадобится вам в дальнейшем, было у вас под рукой. Соберите все бумаги, информацию, цифры, рабочие материалы и инструменты, которые вам понадобятся в процессе выполнения задачи.
10. Продвигайтесь поэтапно. Самую масштабную и сложную работу нужно выполнять поэтапно, шаг за шагом.
11. Повышайте свою квалификацию. Чем лучше вы владеете навыками, необходимыми для выполнения ключевых задач, тем проще вам приступить к работе и быстрее с ней справиться.
12. Используйте свой уникальный талант. Определите, что вам удается лучше всего или могло бы удаваться, и вложите всю душу в то, чтобы добиться в этих областях высочайшего совершенства.
13. Определите свои слабые места. Установите, какие препятствия или ограничивающие факторы, внутренние или внешние, мешают вашему продвижению к цели, и сосредоточьте все силы на их устранение.
14. Оказывайте на себя давление, представьте, что вам нужно уехать на месяц, и работайте так, словно должны до отъезда закончить все главные дела.
15. Мобилизуйте все силы. Определите периоды своей высшей умственной и физической работоспособности в течение дня и распределите работу так, чтобы на это время попадали самые важные и сложные дела. Полноценно отдыхайте и работайте в полную силу.
16. Ищите стимулы к действию. Поддерживайте себя во всем, в любой ситуации ищите положительные стороны, концентрируйте внимание не на проблеме, а на ее решении. Подходите ко всему конструктивно и с оптимизмом.
17. Не становитесь рабом высоких технологий. Пользуясь современными средствами связи, не позволяйте себе попасть к ним в рабство, приучите себя периодически отключать все коммуникационные устройства, и какое-то время обходиться без них.
18. Ломтики задачи. Делите масштабные и сложные работы на фрагменты, а затем выполняйте каждый, как самостоятельную задачу.
19. Обеспечьте себя запасом времени. Планируйте свой день так, чтобы оставлять достаточно времени для работы над важнейшими задачами.
20. Развивайте в себе ощущение неотложности, приобретите привычку быстро выполнять ключевые задачи. Создайте себе репутацию человека, работающего с высокой скоростью и качеством.
21. Только одна задача: выделив все приоритетные задания, немедленно приступайте к их выполнению. Работайте безостановочно, пока полностью не закончите, в этом подлинный ключ к высокой работоспособности и максимальной производительности.
Данные правила не открывают нам Америку. Но я бы внесла поправку – включать механизмы из этого списка в свою жизнь постепенно. Если сразу начать жить «мегапродуктивно», все планировать по расписанию, делать сложные дела сразу и в положенное время, а до этого мы просто лежали на диванчике и побалтывали ножкой, можно быстро выгореть и решить, что все эти тайм-менеджменты, планирования, самодисциплина нам не подходят. Любые изменения приживаются надолго, если приходят постепенно.