Документация СМБПП — это не просто папка на полке. Это стержень всей системы, который помогает предприятию управлять процессами и соблюдать требования. Увы…На практике даже у тех, кто «вроде бы всё сделал», встречаются грубейшие ошибки. Ниже — реальный разбор 7 таких случаев из нашей практики. А уж мы повидали всякое…..
1. Использование шаблонов документов без адаптации
Пример: Купили шаблоны документов в интернете, а на аудите выяснили, что они описывают производство лимонада, в то время как мы производим мед.
Причины:
- Консалтинговые фирмы, продают «универсальные» шаблоны готовых документов, не учитывающие специфику вашего предприятия.
- Иллюзия экономии. Покупка шаблонов кажется дешёвым решением, но приводит к бессмысленной документации и повторным затратам в будущем.
Следствие:
- Документы не отражают реальные процессы, поэтому их невозможно внедрить.
- Аудиты торговых сетей проваливаются из-за несоответствия процедур реальности.
Как избежать:
- Отказаться от покупки готовых шаблонов.
- Инвестировать в реальную разработку, а не покупку шаблонов.
2. Перекладывание ответственности.
Пример: Компания согласовала аудит торговой сети через 2 месяца, ошибочно думая, что консультант, которого они наймут на эти 2 месяца, все сделает. Через 2 месяца аудит компания аудит не проходит – виноват консультант.
Причины:
- Ошибка мышления: Консультант не ваш сотрудник. Он эксперт-помощник, а не замена вашей команде. Его задача научить, помочь, подсказать, но не внедрять систему за вас.
- Самоустранение: полное доверие консультанту без какого-либо участие в его работе.
Следствие:
- Без участия внутренней команды документы остаются бумагой. Консультант не может выполнить за вас мониторинг процессов, корректировку планов при изменениях (новое сырье, оборудование, технологии).
- Вы попадаете в ловушку «дня сурка»: новый аудит- новый консультант – новые затраты - исправление ошибок. И так по кругу.
Как избежать:
- Назначьте сотрудника, который будет участвовать в разработке документов вместе с консультантом, понимает цели системы и сможет поддерживать процессы после ухода консультанта.
- Выделяйте время и оказывайте поддержку.
- Проверяйте ход работы на еженедельных встречах для корректировки документов.
- Если нет ресурсов - используйте гибридный подход: консультант + руководитель, постепенно расширяя команду.
3. Большой объем документов.
Пример: на одном производстве нам удалось встретить 64 журнала и это только в инженерной службе.
Причины:
- Рост объемов производства и усложнение процессов управления.
- Расширение ассортимента выпускаемой продукции или строительство новых производственных линий.
- Создание документов «на всякий случай» или для подстраховки, а также дублирование для аудитов;
- Отсутствие стандартизированных форм документов и бесконтрольное использование копировальной техники приводят к созданию избыточных версий.
- Старые привычки и отказ иди в ногу с технологиями.
Следствие:
- Сотрудники заняты бумажной работой, вместо управления системой и улучшения процессов.
- В коллективе царит настроение рутины.
- Сотрудники путаются в документах, не говоря уж о том, что в документах путаются аудиторах.
- Экологический вопрос: не стоит тратить столько бумаги для ведения журнала ради журнала.
Как избежать:
- Внедрить системы электронного документооборота (ЭДО). Для малых предприятий целесообразно использовать облачные решения, а не дорогостоящие лицензионные системы.
- Максимально заменить бумажные журналов и документы на цифровые аналоги (где это применимо).
- Оптимизировать количество документов – какие-то объединить, какие-то ликвидировать.
4. Сложный язык изложения и/или много «воды» - общих фраз без конкретики
Пример из одного стандарта: «При выявлении отклонения параметра ККТ от установленного предельного значения необходимо провести анализ причинно-следственной связи с привлечением межфункциональной рабочей группы, что позволит актуализировать процедуры мониторинга и внедрить корректирующие мероприятия в рамках регламентированных временных рамок».
Серьезно?
Причины:
- Стандарты часто используют англоязычные термины без адаптации под русский язык, что усложняет их применение.
- Некоторые документы создаются «для галочки», а не для реального использования. В них преобладают абстрактные формулировки.
- В российских условиях долгое время не существовало национальных стандартов внедрения корпоративных систем. Это привело к фрагментарности подходов и использованию устаревших ГОСТов, не адаптированных к современным реалиям
Следствие:
- Усложняется понимание, замедляется восприятие, пропадает желание читать дальше.
- Повышается стресс.
- Снижается эффективность работы в целом.
Как избежать:
- Учитывать особенности сотрудников: для разных групп сотрудников использовать разные подходы. Для рабочих применяем инфографику, фотоинструкции, видеоинструкции (30 секунд на 1 действие), короткие чек-листы. Для ИТР/специалистов внедряем презентации с кейсами и примерами, курсы разного формата.
- Менять подход к оформлению документов, используя правило "5 лет". Представьте, что объясняете инструкцию 5-летнему ребёнку. Если это возможно - текст готов. Если нет — упростите его.
- Не забывайте: все гениальное - просто. Чем проще инструкция, тем меньше ошибок и тем больше доверия к команде.
5. Отсутствие актуализации документов.
Пример: вы приобрели новое оборудование и не учли опасности, которые оно теперь несет для вашей продукции.
Причины:
- Отсутствие регламентов, обязывающих сотрудников фиксировать изменения в документах.
- Дефицит кадровых ресурсов. Всем знакома ситуация, когда один человек работает за 5 и физически не успевает обновлять документы во время.
Следствие:
- Повышаются риски. Сотрудники используют устаревшие документы, что приводит к несоответствию продукции требованиям.
- Увеличиваются расходы на устранение ошибок.
- Возникают проблемы на аудитах.
Как избежать:
- Внедрить процедуры управления документацией с этапами: разработка → утверждение → актуализация → внедрение → контроль
- Автоматизировать процессы. Используйте серверы или виртуальные диски для отслеживания изменений (например, внесение правок в текст с выделением изменений жирным шрифтом, которые отражены в документе общего доступа).
- Назначить ответственных за своевременное внесение изменений в документы.
6. Недостаток обучение персонала.
Пример: сотрудник участка не понимает, зачем ему измерять температуру готового продукта и относится к этой процедуре халатно.
Причины:
- Недостаток бюджета и ресурсов. 42% российских компаний не инвестируют в обучение из-за оптимизации расходов, что приводит к устареванию знаний и снижению мотивации
- Использование пассивных методов (лекции, шаблонные инструкции) вместо практических тренингов и вовлечения сотрудников в процесс. Больше о современных методах здесь.
Следствие:
- Снижение качества и безопасности продукции. Небрежное выполнение процедур повышает риск брака и расходов.
- Увеличение текучести кадров. Сотрудники, не видя перспектив, покидают компанию, что увеличивает затраты на подбор и обучение новых работников
- Снижение производительности. Ошибки и повторные работы из-за непонимания задач требуют дополнительных ресурсов
Как избежать:
- Объяснение цели процедур
- Адаптация форматов обучения
- Внедрить механизм обратной связи, с помощью которого сотрудники могут сообщать о несоответствиях между документами и реальностью.
- Вовлечение сотрудников в процесс
- Назначьте ответственных за обновление инструкций из числа сотрудников
7. Неправильное оформление документов в целом.
Начиная от непонимания разницы между ХАССП и СМБПП, смешение понятий ХАССП, СМБПП и ISO 22000, до несоблюдения требований к структуре, отсутствие подписей, дат актуализации.
К этому приводит успешное выполнение первых 6 пунктов.
Как избежать:
1. Перестать использовать шаблоны без адаптации - это приводит к несоответствию документов реальным процессам и провалу аудитов.
2. Не перекладывать ответственность на консультантов - без участия внутренней команды делает документы бесполезными.
3. Уменьшить объём документов - это усложняет управление и снижает эффективность работы.
4. Упростить язык изложения - это поможет улучшить понимание и увеличить мотивацию сотрудников.
5. Своевременно актуализировать документы – это снижает риски и затраты на исправление ошибок.
6. Инвестировать в обучение персонала - это улучшает качество продукции и снижает затраты на несоответствия.
7. Оформляйте документы правильно.
Документация — это не формальность. Это зеркало вашей системы. И если вы хотите пройти аудит без дрожи в коленях, начните с анализа своих документов. Исправив даже эти 7 ошибок, вы уже заложите фундамент для управляемого, безопасного и уважаемого бизнеса.
🛠️ Если нужна помощь, воспользуйтесь нашим Руководством по разработке СМБПП, которое как навигатор, шаг за шагом, приведет вас к успешной разработке и внедрению системы. Скачать Руководство БЕСПЛАТНО. https://haccpmore.tb.ru/market
Или запишитесь на бесплатную экспресс-сессию. Разберём, подскажем, выстроим. Потому что с умной документацией, ХАССП работает!