ЭДО сегодня повсеместно используется в бизнесе. Даже малые предприятия (практически все) подключены к этой системе. Компании, которые работают на НДС, все работают через ЭДО.
В этой статье я не буду углубляться в тонкости программирования и криптобезопасности, а тем более не буду советовать вам, какую систему ЭДО выгоднее купить. Нет. В статье я, как юрист, расскажу, почему бизнес использует ЭДО и каким образом ЭДО проявляет себя в конфликтных ситуациях. Например, когда ваш контрагент говорит о том, что ничего с вами не подписывал.
УКЭП (электронная подпись)
Электронный документооборот подразумевает, что вы подписываете документ своей усиленной квалифицированной электронной подписью, направляете его к контрагенту, контрагент также подписывает его усиленной квалифицированной подписью, и документ между вами считается согласованным.
Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись? Если простым языком, то когда вы подписываете документы такой подписью, вы фактически блокируете его от правок. Если вдруг в документ будут внесены какие-то правки или исправления, то усиленная квалифицированная электронная подпись с этого момента действовать не будет.
Усиленную квалифицированную электронную подпись для юридических лиц и ИП выдает Федеральная налоговая служба. Она проверяют личность того, на кого выпускается электронная подпись, проверяют его паспортные данные. После этого лицу выдаётся флешка с данными электронной подписи, и с этой флешкой можно подписывать документы. Федеральная налоговая служба фактически являются гарантом того, что конкретно вы, конкретная личность, подписали данный документ.
Вносить какие-либо правки в этот документ уже нельзя. Контрагент либо согласен с ним, либо не согласен. Но это же другой вопрос. Главное, что он там ничего не сможет подрисовать.
Если электронная подпись оформляется на организацию, то получателем такой электронной подписи будет именно директор. В самой электронной подписи будет отражено, что она выдана на ООО «Ромашка» директора Иванова Ивана Ивановича. Когда он будет подписывать документ, он будет подписывать его от имени организации, но в документе будет зафиксировано, кто конкретно является обладателем электронной подписи.
Суть ЭДО
На рынке есть посредники, которые называются операторами электронного документооборота. Не хочу никому давать рекламу, но самые яркие примеры — это «Диадокс», «1С», «Сбис» и так далее. Вы заключаете с таким оператором договор, приобретая подписку на его сервис. Теперь вы с вашими контрагентами можете через этого оператора обмениваться документами, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, то есть с теми преимуществами, о которых я сейчас говорил.
Но здесь есть одна загвоздка. Если у вашего контрагента тот же самый оператор электронного документа оборота, то вы без проблем обменяетесь документами. Однако если у вашего контрагента другой оператор, то здесь придется обратиться к услугам роуминга у вашего оператора. Что это значит? Это значит, что вы должны будете обратиться к своему оператору, чтобы ваш оператор передал документ, подписанный вашей усиленной квалифицированной электронной подписью, тому оператору, с которым у вашего контрагента заключен договор. Здесь, конечно, всё зависит от оператора, но может потребоваться дополнительный платеж за услугу роуминга. Кроме того, роуминг увеличит срок согласования документа с вашим контрагентом, это практически однозначно. В принципе, проблема различных операторов электронного документа оборота с вашим контрагентом сегодня является решаемой.
Операторы электронного документа оборота также выступают некими гарантами подлинности ваших документов. Если подпись на бумажном носителе ещё можно как-то подделать, то усиленную квалифицированную электронную подпись, выдаваемую ФНС – вряд ли.
Какие документы можно подписывать через ЭДО?
Договоры, транспортные накладные, товарные накладные, счета, универсальные передаточные документы, счета, фактуры и так далее.
Кстати, если вы подписываете счет-фактуру или универсальный передаточный документ, являющийся счетом фактурой, то обменяться такими документами можно либо на бумаге, либо через электронный документооборот. В ряде случаев только через электронный документооборот (это связано с международными операциями). Счетами-фактурами по электронной почте обменяться нельзя. Вернее, это не противозаконно, но такие документы не будут иметь никакой юридической силы. Естественно, НДС к вычету вы сделать тоже не можете.
В ЭДО можно направлять и односторонние документы, то есть те, которые не требуют обязательного согласования или подписания контрагента. Это уведомления о расторжении договора, заявки на поставку какой-то продукции, претензии и так далее. В этом случае я рекомендую вам делать в договоре оговорку, что документ считается полученным вашим контрагентом с момента получения на согласование. То есть, независимо от согласования, независимо от подписания такого документа, этот документ будет считаться полученным. Почему я рекомендую делать такую оговорку? Потому что оператор электронного документооборота зачастую не уделяет достаточно внимания направлению односторонних документов, и в этом случае вам нужно такие пробелы компенсировать за счет договора. Договор вы, кстати, сами можете подписать через электронный документооборот, поэтому никаких проблем здесь нет.
Кстати, отмечу еще один важный нюанс. Если в ЭДО документы от имени организации подписывает не директор, а другое лицо – он будет подписывать документы при помощи своей личной электронной подписи и МЧД (машиночитаемой доверенности). Про машиночитаемую доверенность на моем YouTube-канале есть подробный ролик.
ЭДО в конфликтных ситуациях
Подписание документов через ЭДО надежнее, чем подписание на бумаге. Представим себе такую ситуацию: вы с вашим контрагентом через ЭДО подписали акт об оказанных услугах, и через какое-то время ваш контрагент заявляет, что он никакой акт с вами не подписывал, с результатами не согласен, они некачественные и, естественно, ничего платить он вам не собирается.
Если вы обратитесь в суд и ваш контрагент будет использовать ту же самую аргументацию, то вы смело можете идти к нотариусу. Нотариус проверит вашу электронную подпись на документе, сам распечатает этот документ на бумаге, поставит свою печать, и это будет фактически неоспоримый оригинал. С этим документом вы, в любом случае, выиграете суд.
Смело могу сказать, что ситуация, которую я привел, скорее умозрительная. Ни один контрагент в здравом уме не будет отрицать действительность документов, подписанных через ЭДО. Можно отрицать действительность документов, направленных по электронной почте, или документов, подписанных на бумажном носителе. Но, если кто-то что-то подписал по ЭДО, то это неоспоримый документ.
Если вы подписываете документы на бумажном носителе, споры вполне реальны. На бумаге можно поставить закорючку, которая явно отличается от подписи в паспорте. Можно поставить закорючку, по которой эксперт никогда не определит, кто конкретно подписал документ. Или подпись может поставить лицо без наличия соответствующих полномочий, без доверенности.
Если кто-то завладеет чужой электронной подписью, паролем от неё или паролем от системы электронного документа оборота, то это будет практически нереально доказать.
Но у преимуществ, как правило, есть обратная сторона. Электронный документооборот не для всех привычен и не для всех доступен. Имею в виду, конечно, малый бизнес, которому ЭДО может ударить по карману. Но, дорогие друзья, если не заботиться о юридической безопасности ваших документов, ваших договоров, то вы можете понести несоизмеримые убытки.
Ссылка на YouTube-канал
Ссылка на Telegram-канал по бизнесу
Ссылка на Telegram-канал для Продавцов WB
Александр Телешинин, кандидат юридических наук, магистр корпоративного права МГУ имени М.В. Ломоносова, частнопрактикующий юрист
Номер телефона: +7 926 497 24 25 (WhatsApp, Telegram)